Herausforderungen der Kreditorenbuchhaltung

Experten für die Kreditorenbuchhaltung kennen zumeist die Probleme der manuellen Rechnungsbearbeitung, da nahezu 80 % aller Lieferantenrechnungen noch immer in Papierform eingehen*.

Diejenigen Abteilungen für Kreditorenbuchhaltung, die auf manuelle Prozesse angewiesen sind, stellen fest, dass sich das Problem durch zusätzliches Personal nicht lösen lässt. Manuelle Prozesse sind nicht nur teuer, ineffizient und fehleranfällig, sondern setzen das Unternehmen ernsthaften Risiken aus, die sowohl die Kreditwürdigkeit als auch die Einhaltung gesetzlicher Vorschriften beeinträchtigen können.

Die Kreditorenbuchhaltung ist häufig mit Papier überlastet. Das Problem ist jedoch so nahe liegend, dass es niemand bemerkt. Das Eingeständnis ist der erste Schritt zu einer effizienteren Kreditorenbuchhaltung.

* Aberdeen Group

Fünf Merkmale einer ineffizienten Kreditorenbuchhaltung

Unzufriedene Lieferanten oder Mitarbeiter Hohe Fehlerraten bei der Rechnungsverarbeitung Entgangene Lieferantenrabatte und verspätete Mahnungen Langwierige Abgleichvorgänge und Zahlungszyklen Ungenaue und langwierige Abschlüsse

Komplexität der Kreditorenbuchhaltung

Die Herausforderungen in der Kreditorenbuchhaltung liegen in der mühsamen manuellen Erfassung, der Prüfung, Codierung und Freigabe von Rechnungen. Im Folgenden finden Sie eine kurze Übersicht über die Schwierigkeiten, die den Fachleuten für Kreditorenbuchhaltung in den einzelnen Prozessschritten begegnen.

		Unterschiedliche Formate und dezentralisierter Eingang Kuvertierung von Rechnungen, die von verschiedenen Lieferanten oder Kostenstellen in vielen unterschiedlichen Layouts und Versandformaten (Brief, Fax, E-Mail, EDI usw.) eingehen.
		Fehlerhafte Datenerfassung Fehler, die durch manuelle Datenerfassung in Buchhaltungssystemen auftreten. Weitere arbeitsintensive Prozesse bei der Eingabe der Daten, falls diese mit unterschiedlichen Kostenstellen verknüpft sind und eventuell Währungsumrechnungen erfordern.
		Langwierige Genehmigung Verzögerte Freigabe aufgrund der manuellen Weiterleitung, Verarbeitung und Genehmigung durch Personen in verschiedenen Abteilungen oder an unterschiedlichen Standorten.
		Teure Zahlungsprozesse Mangelnde Nutzung finanziell vorteilhafter Zahlungsfristen, etwa Rabatte für schnelle Zahlungen nutzen und Säumnisgebühren für Zahlungsverzögerungen vermeiden.
		Ineffiziente Berichterstellung Eine einfache Prüfung von Rechnungsbearbeitung und Zahlungen zur Abstimmung von Dokumentenfluss und Buchhaltungssystem ist nicht möglich.
		Unorganisierte Ablage Risiko von Dokumentverlust oder Einbußen, da Rechnungen an mehreren Eingabestellen empfangen werden und falsch weitergeleitet oder klassifiziert werden können. Höhere Archivierungskosten für Compliance- und Kontenprüfung.