Workflow für Rechnungsprüfung und -freigabe

Wie funktioniert die Lösung?

Das Workflow-Modul für die Kreditorenbuchhaltung von Esker enthält die Werkzeuge für das genaue Abstimmen der Rechnungsprüfungs- und Zahlungsfreigabe-Workflows für Aufträge mit und ohne Bestellungen, die mit Ihren Aktivitäten, Unternehmensrichtlinien und Prüfungsanforderungen übereinstimmen. In bestimmten Fällen können Rechnungen nach Vereinbarung vollständig automatisiert ohne ein Eingreifen des Benutzers verarbeitet werden, sofern die Dokumente den erforderlichen Kriterien entsprechen.

Vorteile des elektronischen Workflows

Mit dem Workflow-Modul von Esker lassen sich die Betriebskosten verringern, während der Prozess gleichzeitig gesichert und die finanziellen Risiken minimiert werden. Durch das Ersetzen von manuellem Papierumlauf, Telefonanrufen und ungespeicherten E-Mails durch einen elektronischen Workflow steigern Sie die Geschwindigkeit, Effizienz, Kontrolle und Transparenz der Verarbeitung Ihrer Lieferantenrechnungen.

Die Workflow-Funktionen sind vollkommen unabhängig vom ERP-System und lassen sich daher in heterogene Systeme, die von verschiedenen Tochtergesellschaften oder Abteilungen genutzt werden, einbinden.

Einzigartige Funktionen, echte Ergebnisse

Mehrstufiger Prüfprozess für Zahlungen Auf der Grundlage von zuvor definierten Kriterien wie Lieferantenname, Gesamtbetrag der Rechnung oder einer Kombination aus beiden Angaben wird die Rechnung an den entsprechenden Workflow gesendet. Sie können so viele Genehmigungsebenen einrichten, wie es Ihre internen Richtlinien fordern.

Einfach zu bedienende Prüfoberfläche Die Benutzer werden per E-Mail zur Prüfung und Genehmigung aufgefordert. Über einen Link in der E-Mail können sie direkt auf das webbasierte Prüfformular zugreifen. Das Prüfformular enthält lediglich ein Bild der Rechnung und die für den Benutzer relevanten Informationen. Mithilfe des Formulars können sie die Rechnung ganz einfach genehmigen, ablehnen oder zurückstellen.

Dokumente hinzufügen Jeder Benutzer hat im Workflow jederzeit die Möglichkeit, Dokumente hinzuzufügen, die die Rechnungsprüfung oder Ablehnung unterstützen. Diese Dokumente verbleiben für eine spätere Bezugnahme oder zu Prüfzwecken beim Bild der Rechnung.

Eskalation per E-Mail-Erinnerung Damit die Rechnungen zügig durch den Prüfprozess laufen, sendet das System auf der Grundlage der vordefinierten Richtlinien automatisch E-Mail-Erinnerungen an die Benutzer und deren Vorgesetzte, wenn eine Rechnung zu lange unbearbeitet geblieben ist.

Dreifache Überprüfung von Rechnungen mit Bestellung Wenn eine Rechnung mit Bestellung eingeht, prüft die Lösung automatisch die zugehörigen Bestellungen und Wareneingänge. Falls eine Position nicht übereinstimmt, wird die Rechnung zur Prüfung an den zuständigen Mitarbeiter gesendet, sodass die Ausnahme ordnungsgemäß und innerhalb eines vertretbaren Zeitrahmens behandelt werden kann.

Durchgängige Bearbeitung Die Lösung kann so eingerichtet werden, dass die Verarbeitung der Lieferantenrechnungen keinerlei Eingriffe des Benutzers erfordert. Wenn die Rechnung mit den mit Lieferanten ausgehandelten Bedingungen, mit der zugehörigen Bestellung und dem Wareneingang übereinstimmt, wird sie an den nächsten Zahlungslauf übergeben.

Nachverfolgung in Echtzeit und Berichterstellung Das System zeigt zusammen mit dem jeweiligen Workflow-Schritt die Bilder der Rechnungen an, sodass Sie eine bestimmte Rechnung zu jeder Zeit verfolgen können. Sie sehen, in welchem Arbeitsschritt sich das Dokument befindet, und haben stets einen Überblick über ausstehende Rechnungen.