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AUTOMATISIERUNG IN JEDEM SCHRITT DER VERARBEITUNG

Esker bietet eine nahtlose Automatisierungslösung für Ihre Kreditorenbuchhaltung. Vom Eingang der Rechnung bis hin zur Buchung im System können Sie Ihren kompletten Rechnungsverarbeitungsprozess vereinfachen, straffen und effizienter gestalten.


Dateneingang
Intelligente Datenerfassung
Workflow für Rechnungsprüfung und -freigabe
Integration & Archivierung
Analysen
& Audit Trail
PORTAL FÜR
LIEFERANTEN

 

Dateneingang

Dezentral oder zentral eingegangene Papierrechnungen werden eingescannt und zur Verarbeitung an die Esker on Demand-Rechnungsservices gesendet.

Rechnungen stapelweise verarbeiten

Keine manuelle Trennung von Rechnungen mehr nötig - Eingescannte Rechnungsstapel werden als eine Datei empfangen, die dann wieder in einzelne Rechnungen aufgeteilt werden muss. Esker bietet dazu mehrere Lösungen: automatische Erkennung von Batch-Trennkennzeichen, Erkennung des Beginns einer neuen Rechnung und Erkennung des Endes einer Rechnung. Da ein Batch gelegentlich gesondert verarbeitet werden muss, verfügt die Esker-Lösung über eine grafische Benutzeroberfläche, über die Benutzer die verschiedenen Rechnungen mit wenigen Mausklicks entsprechend kennzeichnen können

Signierte E-Rechnungen

Esker stellt sicher, dass alle elektronische Rechnungen, die Sie von Ihren Lieferanten als signierte PDF-Datei erhalten, den entsprechenden gesetzlichen Bestimmungen entsprechen und nötige Rechnungsprüfungen durchgeführt wurden. Bei Unsicherheiten im Bezug auf die digitale Signatur werden Sie unverzüglich benachrichtigt. Die Ergebnisse der Rechnungsprüfung werden zusammen mit der Originalrechnung archiviert, gemäß der gesetzlichen Aufbewahrungsfrist.

what's in it for you

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Intelligente Datenerfassung

Die Lösung erkennt und erfasst alle relevanten Daten der Lieferantenrechnung aus dem eingehenden Dokument und stellt diese dem ERP-System zur Verfügung.

Reduzierte Rechnungsverarbeitungszeiten.

Die Erkennungstechnologie bewältigt den zeitaufwändigen und fehleranfälligen Prozess der manuellen Erfassung von Lieferantenrechnungen. Mithilfe zahlreicher effektiver Tools zur Datenanalyse ist kein oder nur geringes Eingreifen des Benutzers erforderlich, sodass Prozesse beschleunigt und die Genauigkeit und Sicherheit des Rechnungsausgleichs verbessert werden. Ohne manuelle Verzögerungen im Verarbeitungsprozess können Skonti in Anspruch genommen und wichtige Ressourcen besser genutzt werden.

Rechnungen schneller und genauer erfassen und verarbeiten.

Das Esker-Modul zur Datenerfassung arbeitet Hand in Hand mit der integrierten Bilderkennungstechnologie (OCR, ICR, Barcode-Erkennung) und ist somit intelligent genug, genau die Informationen aus Lieferantenrechnungen zu extrahieren, die wirklich relevant sind. Die Lösung interpretiert die mithilfe der OCR-Technologie extrahierten Zeichenfolgen und stützt sich auf kontextbasierte Erkennung, Schlüsselwörter, unscharfe Suche, Zahlenberechnung und automatische Datenvalidierung. Dabei werden die extrahierten Informationen mit den bestehenden Datenbanken abgeglichen.

Das Modul bietet volle Unterstützung vieler verschiedener Zeichensätze sowie die Möglichkeit, mehr als 120 Sprachen lesen und verarbeiten zu können. Unter anderem auch Chinesisch, Japanisch, Koreanisch und Russisch. Rechnungen können dabei aus einer oder mehreren Seiten bestehen.

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Workflow für Rechnungsprüfung und -freigabe

Das Workflow-Modul für die Kreditorenbuchhaltung von Esker enthält die Werkzeuge für das genaue Abstimmen der Rechnungsprüfungs- und Zahlungsfreigabe-Workflows für Aufträge mit und ohne Bestellungen, die mit Ihren Aktivitäten, Unternehmensrichtlinien und Prüfungsanforderungen übereinstimmen. In bestimmten Fällen können Rechnungen, wenn entsprechend definiert, automatisiert ohne ein Eingreifen des Benutzers verarbeitet werden, sofern die Dokumente den erforderlichen Kriterien entsprechen.

Beschleunigte Prüfung nicht bestellbezogener Rechnungen

Mit Hilfe einer Kontierungsvorlage kann Ihre Buchhaltung nicht bestellbezogene Rechnungen schneller verarbeiten. Bei der Verarbeitung einer Rechnung, ist es möglich, diese als Vorlage zu speichern und bei der nächsten Rechnung dieser Art wieder zu verwenden. Buchungskreise und Kostenstellen müssen nicht erneut manuell eingegeben werden.

Beschleunigen Sie den Freigabeprozess

Auf der Grundlage von zuvor definierten Kriterien wie Lieferantenname, Gesamtbetrag der Rechnung oder einer Kombination aus beiden Angaben wird die Rechnung an den entsprechenden Workflow gesendet. Die Benutzer werden per E-Mail zur Prüfung und Genehmigung aufgefordert. Über einen Link in der E-Mail können sie direkt auf das webbasierte Prüfformular zugreifen. Mithilfe des Formulars können sie die Rechnung ganz einfach genehmigen, ablehnen oder zurückstellen. Damit die Rechnungen zügig durch den Prüfprozess laufen, sendet das System auf der Grundlage der vordefinierten Richtlinien automatisch E-Mail-Erinnerungen an die Benutzer, wenn eine Rechnung zu lange unbearbeitet geblieben ist.

Dokumente hinzufügen.

Jeder Benutzer hat im Workflow jederzeit die Möglichkeit, Dokumente hinzuzufügen, die die Rechnungsprüfung oder Ablehnung unterstützen. Diese Dokumente verbleiben für eine spätere Bezugnahme oder zu Prüfzwecken beim gescannten Bild der Rechnung.

Nahtlose Überprüfung von Ausnahmen

Wenn eine Rechnung mit Bestellbezug eingeht, prüft die Lösung automatisch die zugehörigen Bestellungen und Wareneingänge. Falls eine Position nicht übereinstimmt, wird die Rechnung zur Prüfung an den zuständigen Mitarbeiter gesendet, sodass die Ausnahme ordnungsgemäß und innerhalb eines vertretbaren Zeitrahmens behandelt werden kann.
Sie können vordefinierte Workflows nutzen um Preis- oder Mengen-Abweichungen in eingehenden Rechnungen so schnell wie möglich zu lösen. Sollten Sie zusätzliche Schritte oder Ausnahmen in den Workflow einfügen wollen, können Sie ganz bequem mit Hilfe des Workflow-Designers Anpassungen vornehmen oder neue Workflows erstellen. Administratoren können die spezifischen Bedingungen und Kriterien und die dazugehörigen Workflow-Schritte und beteiligten Nutzer ganz einfach aus Dropdown-Listen auswählen.

Durchgängige Bearbeitung.

Die Lösung kann so eingerichtet werden, dass die Verarbeitung der Lieferantenrechnungen keinerlei Eingriffe des Benutzers erfordert. Wenn die Rechnung mit den mit Lieferanten ausgehandelten Bedingungen, mit der zugehörigen Bestellung und dem Wareneingang übereinstimmt, wird sie an den nächsten Zahlungslauf übergeben.

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Integration

Die Esker-Lösung bietet eine nahtlose Integration in alle führenden ERP-Systeme und ermöglicht schlanke und straffe Prozesse in der Kreditorenbuchhaltung.

Hohe Effizienz und transparente Prozesse

Vollständig integriert in SAP, Microsoft Dynamics NAV und Oracle® JD Edwards™ EnterpriseOne und E-Business Suite, ermöglicht Esker mehr Effizienz und Produktivität in jeder Phase der Verarbeitung von Lieferantenrechnungen.

Rechnungs- und Lieferantendaten werden automatisch synchronisiert um die vollständige Prozessautomatisierung in der Kreditorenbuchhaltung zu ermöglichen. Bestellbezogene (PO) und Nicht-bestellbezogene (Non-PO) Rechnungen werden automatisch einem bestimmten Workflow zugeordnet. Die Rechnungen werden online archiviert und mit dem ERP-System verknüpft und sind so lange abrufbar wie gesetzlich vorgeschrieben.

Die Integration von Automatisierungslösungen in Ihr ERP-System verschlankt und optimiert die kompletten Prozesse in der Kreditorenbuchhaltung.

Weitere Vorteile :

  • ERP-unabhängiger Workflow, auch für den Einsatz unterschiedlicher ERP-Systeme
  • Vorkonfigurierte Lösungen
  • Schnelles Roll-Out und Einsetzbarkeit
  • Geprüfte und zuverlässige Integration
  • Links zum Original-Dokument und Verarbeitung von Informationen innerhalb des ERP-Systems
  • Revisionsicher und vollständige Audit Trails
  • Erhöht den Wert und den Nutzen der vorhanden IT-Infrastruktur

 

 

 

Archivierung

Die zugesandten Originalrechnungen können zentral im ERP-System abgelegt werden, während die elektronische Kopie allen autorisierten Abteilungen zugänglich ist.

Sichere Rechnungsaufbewahrung.

Speichern Sie Ihre Rechnungen absolut sicher und solange Sie wünschen in der Esker-Infrastruktur. Eine Sicherungskopie Ihres Archivs ist ständig vorhanden, und Sie können auch eine Kopie auf einem digitalen Datenträger anfordern. Der Zugriff auf Ihre Unterlagen erfolgt mithilfe moderner Sicherheitsrichtlinien für die Anmeldung.

Einfacher Zugriff auf die Originalrechnungen

Sie müssen bestimmte Lieferantenrechnungen nicht mehr mühsam aus Aktenschränken heraussuchen. Zum Auffinden des richtigen Dokuments müssen Sie nur ein oder zwei Suchkriterien in die Suchmaske der Esker-Web-Schnittstelle eingeben. Auf Rechnungen können alle autorisierten Personen ohne zeitliche Beschränkung von jedem Ort aus zugreifen.

Sie können benötigte Rechnungen durch Eingaben in mehreren Suchfeldern ermitteln. Durch die Kombination verschiedener Felder wie beispielsweise Lieferantenname, Rechnungsdatum und Rechnungswährung können Sie die Suche eingrenzen.

Für den Fall, dass Sie regelmäßig mit bestimmten Rechnungen arbeiten müssen, bietet Ihnen die Web-Schnittstelle eine Reihe vordefinierter Listenansichten. Sie können auch eigene Listenansichten erstellen und anderen Personen zugänglich machen. Dazu sind nur ein paar Mausklicks notwendig.

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Analysen & Audit Trail

Das Modul zur Nachverfolgung von Esker verfolgt alle Lieferantenrechnungen vom Empfang über die Buchung bis hin zum Versand. Die Lösung gestattet die Ausführung von Berichten und gibt Auskünfte über die Effizienz Ihrer Prozesse.

Am Puls Ihres Unternehmens

Esker Dashboards bieten Ihnen einfachen Zugang zu den Informationen, die Sie für Ihre täglichen Aufgaben benötigen: Beobachten Sie Ihre Kennzahlen, überwachen Sie die Performance, erkennen Sie Engpässe und Optimierungsmöglichkeiten frühzeitig. Strategische Entscheidungen werden so noch einfacher getroffen.

Nutzer können problemlos auf die Informationen zugreifen, die sie für die Rechnungsverarbeitung benötigen. Die üblichen Kennzahlen und Dashboards sind bereits eingerichtet und können direkt genutzt werden.

Sie benötigen spezielle Reports oder Kennzahlen? Kein Problem! Das Esker Interface last sich flexibel gestalten, so dass jeder Nutzer oder jedes Profil die Informationen bekommt, die notwendig sind. Sie können Anzeigen und Kennzahlen zu Ihrem Dashboard hinzufügen, löschen und nach Bedarf anpassen.


Für jeden Nutzer
zugeschnittene Dashboards
 
  • CFO
  • Ausgabenkontrolle
  • Cash-Flow
  • Prozesskennzahlen
  • Leiter Kreditorenbuchhaltung
  • Transparente Ausgaben
  • Ausgaben nach Kategorie, Umfang und Lieferant
  • Rückstellungen
  • Zahlungs-Kennzahlen
  • Prozesseffizienz
  • Kreditorenbuchhalter
  • Anzahl ausstehender Freigaben
  • Budgetsteuerung und Vorhersagen
  • Ausgabenanalyse und Trends

Effizienter arbeiten, Probleme schneller lösen und genauere Vorhersagen treffen

Bestandteil der Lösung sind sofort nutzbare Berichte zu Lieferantenrechnungen wie: Ausstehende Freigabe von Rechnungen, Rechnungen nach Status, Anzahl der von Vollzeitmitarbeitern verarbeiteten Rechnungen. Über die Web-Schnittstelle der Lösung können Sie auch problemlos weitere Berichte erzeugen, die auf Ihre speziellen Geschäfts- oder Unternehmensanforderungen zugeschnitten sind.

Mit der Funktion zum geplanten Senden von Berichten können Sie zudem festlegen, wann, wie häufig und an wen ein bestimmter Bericht automatisch per E-Mail gesendet werden soll.

 








Verbesserte Nachvollziehbarkeit durch Änderungshistorie.

Das Esker Modul zur Nachverfolgung erfasst alle durch Benutzer an den Rechnungsdaten vorgenommenen Änderungen. Jede Änderung wird protokolliert. Bei Fragen stehen Ihnen die nötigen Informationen der Kontaktperson zur Verfügung, die Änderungen vorgenommen hat.

 

 

Nachverfolgung aller Rechnungen — verbessert die Zufriedenheit der Lieferanten.

Da das Modul zur Nachverfolgung Ihnen mitteilt, welche Aufgaben wann von wem erledigt wurden, können Sie mit diesen Informationen sofort auf telefonische Zahlungsnachfragen Ihrer Lieferanten antworten.

 


Portal für lieferanten

Definieren Sie die Beziehung und die
Zusammenarbeit mir Ihren Lieferanten neu



Holen Sie Ihre Lieferanten ganz einfach an Board
Lieferantenkontakte ganz einfach anlegen
Sie können Lieferantenkontakte aus Ihrem ERP-System manuell hochladen
oder automatische Updates Ihrer Lieferanten planen.
Vorgefertigte E-Mail-Benachrichtigungen
Die Benachrichtigungsvorlagen machen es Ihnen einfach, Ihre Lieferanten
aufzufordern das Portal zu nutzen um Rechnungen und rechnungsbezogene
Informationen elektronisch auszutauschen.
Lieferanten-Portal im Corporate Design
Passen Sie Ihr Lieferanten-Portal Ihrem Corporate Design an. In wenigen
Schritten nutzen Sie die Farb- und Logo-Gestaltung Ihres Unternehmens
und Ihre Lieferanten werden sich schnell in einer gewohnten
Umgebung wiederfinden.



Globale E-Rechnung Compliance

Esker bietet Ihren Lieferanten unterschiedliche Möglichkeiten elektronische Rechnungen einzureichen, völlig unabhängig ihrer Systeme, Prozesse und Regularien.
Der Erhalt signierter Rechnungen wird unmittelbar bestätigt. Somit wird die Compliance des Rechnungsverarbeitungsprozesses in mehr als 50 Ländern gewährleistet.

Zügige Klärung von Unklarheiten
Kommunikation in Echtzeit
Sie können mit Ihren Lieferanten ganz bequem Informationen austauschen und direkt miteinander per Chat kommunizieren. Unklarheiten werden so schnellstens geklärt und Sie können die Rechnungen pünktlich begleichen und den Skonto in Anspruch nehmen.
Revisionssichere Kommunikation
Alle Informationen werden gemeinsam mit der Rechnung archiviert und sind bei Bedarf von beiden Parteien abrufbar.


Weniger telefonische Statusabfragen
Mehr Überblick für Ihre Lieferanten
Durch den Self-Service Zugang sind Ihre Lieferanten in der Lage den Status von Rechnungen selbständig abzufragen. Telefonische Nachfragen nach Eingang der Rechnungen und dem Status der Bezahlung gehören von nun an der Vergangenheit an.
Mehr Zeit für Ihre Mitarbeiter
Ihre Mitarbeiter können sich nun wertschöpferischen Aufgaben widmen, anstatt Freigaben einzusammeln und Statusanfragen per Mail und Telefon zu beantworten.



Weniger Papier durch elektronische Rechnungen
Rechnungen per Portal einreichen
Ihre Lieferanten können Rechnungen und dazugehörige Dokumente ganz einfach direkt und elektronisch über das Portal einreichen.
Automatisierte Verarbeitungsprozesse
Die elektronisch eingereichten Rechnungen werden automatisch im Verarbeitungsprozess zur Freigabe eingefügt, ohne dass Daten eingegeben werden müssen. Für Sie bedeutet dies weniger Papierarbeit, pünktliche Zahlungen und eine Verbesserung der Kreditorenlaufzeit.



Die Self-Service Funktion
für Lieferanten kann bis zu
30% Arbeitszeit Ihrer Kreditorenbuchhaltung einsparen.





Durch elektronische und automatisierte
Rechnungsverarbeitungsprozesse können
Unternehmen 60-80%* ihrer Kosten, im Vergleich
zu traditionellen Verarbeitungsmethoden, einsparen.

*(Billentis 2015 E-Invoicing report)

Downloadbereich





Your project. Your way.

Nutzen Sie die Esker-Lösungen ganz nach Ihrem Wunsch — als strategische In-house Lösung für die Dokumentenautomatisierung oder als cloud-basiertes SaaS-Modell. Sämtliche Funktionen laufen auf einer einzigen Plattform und benötigen auf diese Weise nur wenige Schnittstellen und minimalen Support.



In der Cloud

Die Esker on Demand-Plattform macht Schluss mit langen Entwicklungszyklen. Zur Nutzung des Service sind lediglich eine Internetverbindung und ein Web-Browser erforderlich. Die Kommunikation mit Ihrer Anwendung erfolgt über vorinstallierte Schnittstellen. Mit vorkonfigurierten Business-Szenarien lassen sich typische Probleme bei der Auftragsverarbeitung risikofrei und kostenreduziert im Vergleich mit einer Inhouse-Lösung beheben.


On-Premises

Als Alternative zu unserer SaaS-Lösung sorgt Esker DeliveryWare für die Bearbeitung von Lieferantenrechnungen. Mit Esker DeliveryWare ist die Einbindung bewährter Verfahren für die Kreditorenbuchhaltung in ERP-Lösungen ganz leicht. Mit dem Esker-Modul für die Kreditorenbuchhaltung profitieren Experten von den End-to-End-Funktionen für das Annehmen, Eingeben und Nachverfolgen der Lieferantenrechnungen. Dies umfasst die automatisierte Erfassung, den Abgleich sowie die Buchung, Aufgabenverteilung für Genehmigungen und die detaillierte Berichterstellung.

Vorteile von Esker on Demand:

  • Schnelle Umsetzung, zügiges Go-Live
  • Verfügbarkeit rund um die Uhr
  • Hohe Flexibilität und Skalierbarkeit
  • Minimales Risiko
  • Einfacher Zugriff, überall & jederzeit
  • Bezahlen Sie nur, was Sie wirklich nutzen

Hauptmerkmale von Esker DeliveryWare:

  • Hauptmerkmale von Esker DeliveryWare:
  • Automatisieren der Datenübermittlung an Ihr ERP-System
  • Prozesshistorie und Nachverfolgbarkeit der Kreditorenbuchhaltung
  • Nachverfolgung von Lieferantenrechnungen in Echtzeit
  • Mehrstufige Rechnungsfreigaben und Behandlung von Ausnahmen
  • Rechnungsprüfung und Prüfung auf doppelte Rechnungen
  • Berichte zu Verarbeitungsdauer und -umfang, Rechnungen in der Warteschlange, Ausnahmen und mehr

 


AGILE SOFTWAREENTWICKLUNG

Die Einführung der agilen Methode zur Softwareentwicklung stellt sicher, dass unsere Kunden die bestmöglichen Ergebnisse, in möglichst kurzer Zeit geliefert bekommen.

 



 

Entdecken Sie die Vorteile, von denen Esker Kunden bereits profitieren..

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