Herausforderungen der Debitorenbuchhaltung
95 %* der Kundenrechnungen werden noch immer auf Papier verschickt. Der Versand von Papierrechnungen erfordert hohen manuellen Einsatz, der die Rentabilität eines Unternehmens unmittelbar beeinträchtigt. Der Umstieg auf die elektronische Rechnungsstellung ist nicht immer einfach, da die Zustimmung der Kunden benötigt wird und die landesüblichen Vorschriften einzuhalten sind.
Fünf Merkmale für eine ineffiziente Debitorenbuchhaltung
Komplexität der Debitorenbuchhaltung
Die wesentliche Herausforderung beim Versand von Papier- und auch elektronischen Rechnungen liegt in der Komplexität der erforderlichen Schritte. Nachfolgend sind typische Einschränkungen aufgelistet, mit denen sich für die Rechnungsverarbeitung zuständige Abteilungsleiter konfrontiert sehen:
Probleme mit Papierrechnungen
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Verschwenden von Zeit und Geld beim Drucken:
Über Stunden oder sogar Tage nicht verfügbare Drucker.
Papierstaus sind zu beseitigen und Tonerpatronen zu wechseln.
Die Kosten sind hoch und beinhalten Investitionen in Hardware, Wartung, Papier und Toner.
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Fehler beim Falzen und Kuvertieren:
Anpassung der Umschlaggröße an die Seitenzahl.
Platzbedarf zum Lagern von Briefumschlägen unterschiedlicher Größe.
Die manuelle Handhabung mehrerer Seiten ist sehr fehleranfällig, da Rechnungen oft verwechselt werden oder sogar verloren gehen.
Das Dokument muss korrekt gefalzt sein, damit es genau in den Umschlag passt.
Die Verwendung einer Falzmaschine verursacht weitere Investitions- und Wartungskosten.
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Komplexe Verwaltung für kostengünstiges Frankieren:
Das richtige Frankieren bezogen auf das Briefgewicht kann kompliziert und zeitaufwändig sein.
Die Miete und Wartung einer Frankiermaschine stellt einen weiteren Kostenfaktor dar.
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Einhalten der Abholzeiten des Postdienstes:
Bei geringen Dokumentmengen muss ein Mitarbeiter die Rechnungen am Ende der Woche oder des Monats zur Post bringen.
Abgabetermine lassen sich auch dann oft nur schwer einhalten, wenn ein Postdienst die Dokumente abholt.
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Probleme bei der elektronischen Rechnungsstellung
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Verwalten unterschiedlicher Versandmethoden und Überzeugungsarbeit beim Kunden für die elektronische Rechnungsstellung:
Es ist nicht ganz einfach, Kunden von der elektronischen Rechnungsstellung zu überzeugen. Kunden müssen u. U. Änderungen an System und Prozessen vornehmen, zu denen sie möglicherweise nicht bereit sind. Das kann zu Problemen bei den Kundenbeziehungen führen.
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Einhaltung der landesüblichen Vorschriften:
Die Rechtsordnungen einzelner Ländern unterscheiden sich enorm. Selbst wenn eine elektronische Signatur gemäß der EU-Richtlinie und den landesüblichen Vorschriften zur elektronischen Rechnungsstellung verwendet wird, sind verschiedene digitale Zertifikate und Prozesse zum Signieren elektronischer Rechnungen erforderlich.
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Archivierung elektronischer Rechnungen:
Beim Speichern elektronischer Rechnungen in ihrem ursprünglichen Format ist eine sichere elektronische Archivierung über Jahre hinweg zu gewährleisten. Das zieht beträchtliche Hardware- und Wartungskosten sowie die Implementierung spezieller Sicherheitsprozesse nach sich.
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Falls Sie sich mit einem dieser Probleme konfrontiert sehen, schauen Sie sich die Lösung für die Debitorenbuchhaltung von Esker an.
* Billentis
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Hohe Kosten pro Rechnung (Versand und 
Hohe Fehlerrate bei der Rechnungsverarbeitung
Unzureichende oder fehlende Berichterstellung
Langwierige Verzögerungen beim 
Unzufriedene Kunden 
