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AUTOMATISIERUNG IN JEDEM SCHRITT DER VERARBEITUNG

Die Esker on Demand-Lösung für die Debitorenbuchhaltung automatisiert das Senden und Archivieren von Rechnungen ganz nach Ihren Kundenwünschen, unabhängig vom Medientyp - Post, Fax, elektronische Rechnung oder per Web Portal.


Freigeben & Übermitteln
Aufrufen & Formatieren
Ausliefern
Zahlverfahren
Einsehen & Nachverfolgen
Archivieren
Kunden Portal

 

Freigeben & Übermitteln

Sobald Ihre Ausgangsrechnung im ERP-System oder einer anderen Anwendung erstellt wurde, wird diese automatisch und sicher zur weiteren Verarbeitung an Esker übermittelt.

Nahtlose Interaktion mit Ihrem ERP

Durch die Integration der Esker Accounts Receivable-Lösung werden Ihre Ausgangsrechnungen direkt in Echtzeit übertragen, sobald diese erstellt wurden.

Verwalten Sie alle Ihre Dokumente

Alle anderen Dokumente, die Sie in Ihrer Debitorenbuchhaltung benötigen (Mahnungen, Inkassoschreiben usw.) können ebenfalls schnell und einfach an Esker übertragen, verarbeitet und versendet werden.

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Aufrufen & Formatieren

Die Rechnungsdaten werden automatisch extrahiert und dem Format angepasst, in dem der Kunde seine Rechnung erhalten möchte (z.B. PDF, XML, ZUGFeRD, usw.).

Einfach und schnell Rechnungen abrufen

Dank der extrahierten Daten, können die Rechnungen leicht im Archiv abgerufen werden (nach Kundenname, Kundenummer, Rechnungsnummer, usw.). Sollte eine Rechnung als XML Datei ausgeliefert werden, können die Daten ins gewünschte Format umgewandelt werden (z.B. UBL, EDIFACT usw.).

Anpassungsfähiges Rechnungsformat

Bei Bedarf haben Sie die Möglichkeit Ihre Rechnungen zu personalisieren: den Briefkopf anzupassen, Geschäftsbedingungen einzufügen, ein Firmenlogo ergänzen. Dies ist auch nur bei einzelnen Rechnungen möglich.

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Ausliefern

Die Rechnungen werden Ihren Kunden je nach Präferenz zugestellt. Mithilfe des Web-Portals können Ihre Kunden jederzeit Rechnungen einsehen und auswählen wie Sie ihre Rechnungen erhalten möchten.

Postalische Rechnungszustellung

Mit dem Druck- und Versandservice, der Teil der Esker Accounts Receivable-Lösung ist, werden Ihre Papierrechnungen gedruckt, gefalzt, kuvertiert und am selben Tag an den Postdienst übergeben. Dank der Rechnungsabwicklung in Echtzeit wird die Forderungsumschlagsdauer deutlich reduziert. Lesen Sie mehr.

Vorteile des elektronischen Rechnungsversands

Elektronsiche Rechnungen werden per e-Mail zugestellt: entweder per Anhang, mit einem Link zm Web Portal oder bei Bedarf per EDI..

E-Mail, elektronische Rechnung und Web Portal

Esker passt sich ganz Ihren und den Bedürfnissen Ihrer Kunden an: Ausgangsrechnungen können in jeglichem Format (PDF, XML, ZUGFeRD, usw.) erstellt, über alle elektronischen Medien (E-Mail, Web Portal oder EDI) versendet und in bestehende Accounts Payable Anwendungen integriert werden. Esker erleichtert den Weg in die elektronische Rechnungsstellung durch Komptabilität mit anderen Anbietern und allen gängigen Systemen.

Das Web Portal bietet viele Vorteile: Elektronische Rechnungen werden sofort zugestellt, Sie und Ihre Kunden können sicher auf aktuelle und archivierte Rechnungen zugreifen und Ihre Kunden können das bevorzugte Rechnungsformat ganz bequem im Web Portal wählen.

Einhaltung gesetzlicher Vorschriften

Esker verwendet die geeigneten Signaturen, Zeitstempel und Prüfungen, um die Vorschriften der einzelnen Länder (Ursprungsland und Empfängerland) einzuhalten. In Kooperation mit Trustweaver stellt Esker die Einhaltung gesetzlicher Vorschriften in mehr als 50 Ländern sicher.

Rechnungszustellung per Cloud Fax.

Esker Cloud Fax Services, als Teil der Esker Accounts Receivable Lösung, versendet Faxe und dazugehörige Dokumente direkt aus Ihrem ERP-System. Sobald das Fax ausgeliefert wurde, erhalten Sie einen Statusbericht in Echtzeit direkt in Ihr ERP-System.Lesen Sie mehr.

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Zahlverfahren

Ihre Kunden haben die Möglichkeit, offene Rechnungen direkt online über das sichere Web Portal zu bezahlen. Dafür stehen Kreditkarte, PayPal, Überweisung, SEPA-Lastschrift und weitere Verfahren zur Verfügung. Nach der Zahlung sind die Transaktionsdaten für Sie verfügbar und können in Ihrem ERP System oder anderen Geschäftsanwendungen aktualisiert werden.

Zuerst wählen Ihre Kunden das gewünschte Bezahlverfahren aus, geben Ihre Transaktionsinformationen ein (z.B. Kreditkartennummer, Kontonummer) und anschließend werden die Daten sicher an unseren Zahlungs-Dienstleistungspartner weitergeleitet. Die Rechnung wird im Web Portal als „Bezahlt“ markiert und ihre Geschäftsanwendungen aktualisiert. Unser Dienstleitungspartner hinterlegt den Betrag auf Ihrem Handelskonto. Internationale Währungs- und Zahlungsmethoden werden akzeptiert.

Sichere Zahlverfahren.

Esker und unsere Dienstleistungspartner bieten den höchsten Grad an Integrität, Sicherheit und Authentizität jeder Rechnung, bei der Übertragung und Transaktion. Der Payment Card Industry Data Security Standard (PCI DSS) und SEPA-Lastschrift garantieren höchste Sicherheit bei dem Umgang mit Kreditkarten und im Zahlungsverkehr.

Vorteile der direkten Online-Zahlung.

Online-Zahlverfahren bieten Ihrem Unternehmen die Möglichkeit die Forderungslaufzeiten zu senken und dadurch schneller die Zahlungsbeträge auf Ihrem Konto zu verbuchen. Ihren Kunden wird ein Werkzeug zur Verfügung gestellt, offene Rechnungen schnell und einfach zu bezahlen und Sie gewinnen zusätzliche freie Ressourcen. Zusätzliche Zahlungsmöglichkeiten verbessern den Kundenservice und damit die Kundenzufriedenheit.

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Einsehen & Nachverfolgen

Sie können in jeder Prozessstufe die Online-Informationen zum Status jeder versendeten Rechnung abrufen. Maßgeschneiderte Dashboards und Kennzahlen liefern Ihnen die wichtigen Informationen für Ihre täglichen Aufgaben.
Am Puls Ihres Unternehmens

Esker Dashboards bieten Ihnen einfachen Zugang zu den Informationen, die Sie für Ihre täglichen Aufgaben benötigen: Beobachten Sie Ihre Kennzahlen, überwachen Sie die Performance, erkennen Sie Engpässe und Optimierungsmöglichkeiten frühzeitig. Strategische Entscheidungen werden so noch einfacher getroffen.

Nutzer können problemlos auf die Informationen zugreifen, die sie für die Debitorenbuchhaltung benötigen. Die üblichen Kennzahlen und Dashboards sind bereits eingerichtet und können direkt genutzt werden.

Sie benötigen spezielle Reports oder Kennzahlen? Kein Problem! Das Esker Interface last sich flexibel gestalten, so dass jeder Nutzer oder jedes Profil die Informationen bekommt, die notwendig sind. Sie können Anzeigen und Kennzahlen zu Ihrem Dashboard hinzufügen, löschen und nach Bedarf anpassen.

 

 

Überwachen Sie Ihre täglichen Aktivitäten in Echtzeit

Immer auf dem aktuellen Stand.
Sehen Sie auf einen Blick, wie viele Rechnungen noch freigegeben werden müssen und wie viele bereits online bezahlt wurden.
Bringen Sie nicht zugestellte Rechnungen auf den Schirm.
Stellen Sie sicher, dass Ihre Rechnungen den Empfänger auch erreichen, durch Korrektur falscher E-Mail Adressen und Postanschriften.

 

 

 

 

 

Nachverfolgung in Echtzeit

Mit Hilfe des Web-Portals können Sie den Status all Ihrer versendeten Rechnungen überwachen. Jedes Dokument wird in Echtzeit nachverfolgt und Ihre Daten können gemäß der gesetzlichen Bestimmungen, bis zu 11 Jahre online archiviert werden.

Jede Rechnung wird anhand einer eindeutigen Kennung verfolgt: Jede Seite einer Papierrechnung erhält einen Barcode, bei elektronischen Rechnungen wird nach dem Lesen eine Bestätigung generiert. Dies garantiert die durchgängige Nachverfolgbarkeit und erhöht die Prozesssicherheit.

 

Erhöhen und messen Sie die Akzeptanz von E-Rechnungen

Mit umfangreichen Reporting-Funktionen können Sie den Übergang Ihrer Kunden zu elektronischen Rechnungen genau beobachten.

Die verbesserte Sichtbarkeit der Prozesse verschafft Ihnen und Ihrem Team sichtbare Ergebnisse und falls nötig, Anregungen für Verbesserungen.

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Archivieren

Rechnungen können zwischen 2 Monaten und 11 Jahren archiviert und rund um die Uhr zur Verfügung gestellt werden.

Sichere und vertrauliche Archivierung Ihrer Rechnungen

Über das Web-Portal können Sie und Ihre Kunden Ausgangsrechnungen jederzeit abrufen. Autorisierte Benutzer haben über das Web-Portal Zugriff auf archivierte Rechnungen, ohne dass endlose Suchen in Dateiablagen erforderlich sind. Bei Bedarf können Sie zusätzlich Sicherungskopien anfordern.

Einhaltung gesetzlicher Archivierungsvorschriften

Sie können sich darauf verlassen, dass Ihre Rechnungen den gesetzlichen Vorschriften entsprechend (z. B. Sarbanes-Oxley) archiviert werden. Ihre Rechnungen werden sicher in zwei getrennten Systemen archiviert. Zudem wird Informationssicherheit durch eine Duplizierung der Daten über drei getrennte Standorte hinweg sichergestellt.

Rechnungen auch Jahre später abrufen

Bei Unstimmigkeiten mit Kunden oder Steuerbehörden, können Sie auch Jahre nach der Verarbeitung und Versendung, die Originalrechnung aufrufen und als Nachweis aufführen.


Kunden-Portal

Verbessern Sie Ihre Kunden-Beziehung mit einer einfach zu bedienenden, kollaborativen Plattform



Kunden ganz einfach an Board holen
Benachrichtigungsvorlagen nutzen
Benachrichtigungsvorlagen machen es Ihnen einfach, Ihren Kunden anzubieten das Portal zu nutzen. Diese können per E-Mail oder zusätzlich an eine Papier-Rechnung beigefügt werden.
Zu elektronischen Rechnungen wechseln
Ermutigen Sie Ihre Kunden die elektronische Rechnung und die beiderseitigen Vorteile zu nutzen.
Ihr Kunden-Portal im Corporate Design
Passen Sie Ihr Kunden-Portal Ihrem Corporate Design an. Sie können Ihr Logo und Ihre eigenen Farben verwenden. Das gewohnte Erscheinungsbild erhöht die Akzeptanz Ihrer Kunden und den elektronischen Austausch von Dokumenten.

 


Zügige Klärung von Unklarheiten
Sofortige Kommunikation
Sie können mit Ihren Kunden ganz bequem Informationen austauschen und direkt miteinander per Chat kommunizieren, um Unklarheiten bezüglich einer Rechnung zu klären.
Revisionssichere Kommunikation
Alle Informationen werden gemeinsam mit dem Auftrag archiviert und sind bei Bedarf von beiden Parteien abrufbar.
Sichtbarkeit beanstandeter Rechnungen
Protokollieren Sie beanstandete Rechnungen und Klärungsfälle. Der neue Status ist für Sie und Ihre Kunden jederzeit sichtbar.

 

 





Weniger Papier
Zugriff auf Rechnungen

Über das Portal haben Ihre Kunden und Sie Zugriff auf alle Rechnungen und den dazugehörigen Dokumenten rund um die Uhr.

Elektronische Archivierung

Sämtliche verschickte Rechnungen (Ihre und die Ihrer Kunden) werden über das Portal elektronisch archiviert und sind autorisierten Mitarbeitern und Steuerprüfern jederzeit zugänglich.

Elektronische Rechnungen werden gemäß aller geltender Europäischer Compliance-Bestimmungen und Vorschriften wie dem Sarbanes-Oxley Act archiviert. Ihre Rechnungen und die Ihrer Kunden werden in sicheren, separaten Standorten archiviert und sind über eine gesicherte Infrastruktur und dem Kunden-Portal zugänglich.



Ihr Projekt In der Cloud.

Implementieren Sie die Esker Lösung in der Cloud und benutzen Sie unser SaaS-Modell. Sämtliche Funktionen laufen auf einer Plattform und sorgen so für einen geringen Aufwand für Anbindung und Support.


Die Esker on Demand-Plattform macht Schluss mit langen Entwicklungszyklen. Zur Nutzung des Service sind lediglich eine Internetverbindung und ein Web-Browser erforderlich. Die Kommunikation mit Ihrer Anwendung erfolgt über vorinstallierte Schnittstellen. Mit vorkonfigurierten Business-Szenarien lassen sich typische Probleme bei der Auftragsverarbeitung risikofrei und kostenreduziert im Vergleich mit einer Inhouse-Lösung beheben.


Vorteile von Esker on Demand:
  • Schnelle Umsetzung, zügiges Go-Live
  • Verfügbarkeit rund um die Uhr
  • Hohe Flexibilität und Skalierbarkeit
  • Minimales Risiko
  • Einfacher Zugriff, überall & jederzeit
  • Bezahlen Sie nur, was Sie wirklich nutzen


AGILE SOFTWAREENTWICKLUNG

Die Einführung der agilen Methode zur Softwareentwicklung stellt sicher, dass unsere Kunden die bestmöglichen Ergebnisse, in möglichst kurzer Zeit geliefert bekommen.

 



 

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