Automatisierung des Procure-to-Pay Prozesses

Beschaffungs- und Kostenmanagement sind wichtige Faktoren bei der Sicherung der Wettbewerbsfähigkeit. Ohne eine Prozessoptimierungsstrategie oder eine Transparenzschaffung im Procure-to-pay Prozess gehen einem Unternehmen wichtige Erfolgs-Benchmarks verloren.

Der traditionelle Procure-to-pay Prozess umfasst alle Aktivitäten im Beschaffungsprozess – von der Beschaffung von Waren bis zum Erhalt und zur Zahlung von Rechnungen. Jeder dieser Bereiche ist ressourcen- und kostenintensiv, auch weil eine große Anzahl an Papierdokumenten erzeugt und verarbeitet wird. Schon der kleinste Fehler kann die Prozesse ineffizient machen, was Zeit und Ressourcen kostet.

Die Automatisierung des Procure-to-pay Prozesses führt zu Wettbewerbsvorteilen durch erhöhte Effizienz und Kostenkontrolle. Außerdem lässt sich die Lieferantenbeziehung verbessern und wieder freies Kapital nutzen, um wichtige Unternehmensaktivitäten besser zu finanzieren.

Die Automatisierung des Procure-to-pay Prozesses verschafft viele Vorteile:
Verbesserte und effizientere Zusammenarbeit mit Lieferanten Erhöhte Genauigkeit in Transaktionsprozessen Reduzierung von Transaktionskosten Reduzierung von Finanzausgleichszeiten Optimierung von Zahlungsbedingungen Schnellere und erfolgreichere Behandlung von Reklamationen Umgangreiche Reports und Analysen möglich, um Qualitätsmanagement-Anforderungen oder Sarbanes-Oxley-Anforderungen zu erfüllen

Vorteile eines automatisierten Beschaffungsprozesses

Mithilfe von Esker Lösungen lassen sich Kosten für die Erstellung von Bestellungen um bis zu 60 % senken und die Zeit, Bestellungen zu verarbeiten, um bis zu 95 %. Die Genauigkeit im gesamten Beschaffungsprozess wird verbessert und Mitarbeiter können sich auf wirklich produktive Tätigkeiten kümmern. Somit können die richtigen Waren in exakt dem richtigen Zeitraum mit minimalen Prozesskosten beschafft werden.

Konkrete Beispiele von Esker-Kunden zu erzielten Optimierungen:

• Reduzierung von Bestellungs-Prozesszeiten von 20 Minuten auf 1 Minute
• Reduzierung von Faxkosten um 65 % durch die Nutzung von Eskers On-Demand-Services
• Reduzierung von Bestellungs-Prozesskosten um 1,- € pro Bestellung, was einer Einsparung von 250.000 € jährlich entpricht
• Einsatzmöglichkeit eines Mitarbeiters in Vollzeit in produktiveren Bereichen, der vorher mit dem Druck und dem Versand von 1000 Bestellungen pro Tag beschäftigt war
• Einsparung von mehr als 400 Arbeitsstunden pro Jahr

Vorteile eines automatisierten Accounts Payable Prozesses

AberdeenGroup Studien haben bestätigt, dass es zwischen 68 und 76 % weniger kostet, Rechnungen elektronisch zu verarbeiten. Durch die Esker-Lösungen lassen sich Kreditoren-Rechnungen automatisiert auslesen und der Freigabeprozess workflowbasiert unterstützen. Dadurch können Unternehmen ihre Finanzprozesse verbessern und die Prozesskontrolle erhöhen.

Konkrete Beispiele von Esker-Kunden zu erzielten Optimierungen:

• Reduzierung von Fehlern, die durch manuelles Erfassen und Abgleichen entstehen
• Reduzierung des Zahlungszyklus von 45 Tagen auf weniger als 10 Tage
• Reduzierung der Verarbeitungszeit von Kreditorenrechnungen um 75 %
• Verkürzung der Zeit, die mehr als 350 Rechnungen und mehr als 1.600 Rechnungspositionen eines Lieferanten zu verarbeiten, von 48 Stunden auf 4 Minuten
• Erzielung von Liquiditätsvorteilen durch Ausnutzung von Skonti innerhalb der zulässigen Fristen