Herausforderungen beim Postversand

Trotz der Verbesserungen bei der Verwaltung und Automatisierung von Geschäftsprozessen werden 90 % der Dokumente in Unternehmen noch immer ausgedruckt. Papier bildet den Eckpfeiler der Prozessverwaltung für Rechnungsstellung, Zahlungserinnerungen, Lohnabrechnung, Marketingkommunikation usw. Hinsichtlich Produktivität, Zuverlässigkeit und Rentabilität ist Papier jedoch der große Verlierer.

Fünf Merkmale für eine ineffiziente Briefproduktion

Hohe Kosten pro Brief (Produktion und Frankieren) Hohe Fehlerrate bei der Briefverarbeitung Unzureichende oder fehlende Nachverfolgung Langwierige Verzögerungen beim Forderungseinzug Unzufriedene Kunden

Komplexität bei der Briefproduktion

	Verschwenden von Zeit und Geld beim Drucken Über Stunden oder sogar Tage nicht verfügbare Drucker Beseitigen von Papierstaus und Wechseln der Tonerpatronen Hohe Kosten durch Investitionen in Hardware, Wartung, Papier und Toner
	Fehler beim Falzen und Kuvertieren Anpassen der Umschlaggröße an die Anzahl der Seiten Platzbedarf zum Lagern von Briefumschlägen unterschiedlicher Größe Die manuelle Handhabung mehrerer Seiten ist sehr fehleranfällig, da Rechnungen oft verwechselt werden oder sogar verloren gehen. Das Dokument muss korrekt gefalzt sein, damit es genau in den Umschlag passt. Der Einsatz einer Falzmaschine verursacht weitere Investitions- und Wartungskosten.
	Komplexe Verwaltung für kostengünstiges Frankieren Das richtige Frankieren bezogen auf das Briefgewicht kann kompliziert und zeitaufwändig sein. Miete und Wartung einer Frankiermaschine stellen einen weiteren Kostenfaktor dar.
	Einhalten der Abholzeiten des Postdienstes Bei geringen Dokumentmengen muss ein Mitarbeiter die Rechnungen am Ende der Woche oder des Monats zur Post bringen. Abgabetermine lassen sich auch dann oft nur schwer einhalten, wenn ein Postdienst die Dokumente abholt.

Alptraum interne Postversandstelle

Interne Postversandstellen bedeuten Fixkosten und bringen dem Unternehmen keinen Mehrwert, sondern belasten mit umfangreichen manuellen Prozessen wie Drucken und Falzen und verursachen Kosten für Verbrauchsmaterial und Gerätewartung. Zahlreiche Arbeitsstunden werden an Kopierern, Druckern und Faxgeräten zugebracht, um den Briefversand an Kunden, Lieferanten und Geschäftspartner zu bewerkstelligen. Diese Aufgaben erbringen keinen Mehrwert und behindern Produktivität und Geschäftsaktivitäten.
Versteckte Kosten Auf jeder Ebene dieses Prozesses sind versteckte Kosten zu finden: Papier und Briefumschläge Beschaffung und Wartung von Geräten Druckerzubehör Zeitaufwand für die Sendungsvorbereitung Zeitaufwand für erneute Verarbeitung

Flexibilität von externen Versanddienstleistern

Das Verlagern der Briefproduktion an einen externen Versanddienstleister behebt die Probleme, die mit dem Postversand von Geschäftsdokumenten in Zusammenhang stehen, nicht unbedingt. Es können sich sogar neue Fragen ergeben. Bei Beauftragung eines externen Versanddienstleisters müssen aus Kostengründen meist große Briefmengen produziert werden. Dadurch sinken Reaktionsfähigkeit und Transparenz.

Falls Sie Probleme beim Postversand haben, schauen Sie sich den Esker Druck- und Versandservice an.