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Die Probleme
Fünf Merkmale der ineffizienten Auftragsbearbeitung
Die Geschwindigkeit und Genauigkeit der Auftragsverarbeitung hängt stark von der Art und Weise ab, wie Kundenaufträge entgegengenommen und verarbeitet werden. Die meisten Unternehmen haben Schwierigkeiten, die gesamten Transaktionen mit ihren Partnern zu automatisieren. Daher haben sie keine andere Wahl, als die Kundenaufträge manuell zu bearbeiten.
Die manuelle Auftragsverarbeitung ist arbeitsintensiv, zeitaufwändig und fehleranfällig. Zusätzlich bindet sie in jedem Prozessschritt wertvolle Ressourcen. Beim Einsatz konventioneller Methoden kann das Vorbereiten, Erfassen und Speichern eines Auftrags Stunden dauern. Viele manuelle Arbeitsschritte sind erforderlich und können zu verlegten Aufträgen, Abwicklungs- und Zahlungsverzögerungen, Fehlern und Fehlzustellungen führen, die unzufriedene Kunden und Auftragsverluste nach sich ziehen.
 Hohe Fehlerraten, Fehlzustellungen
 Hohe Kosten pro Auftrag
 Eingeschränkte Prozesstransparenz
 Langwierige Auftragsverarbeitung
 Unzufriedene Kunden
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Probleme der manuellen Bearbeitung
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Eingeschränkte Prozesstransparenz
Bei den einzelnen manuellen Vorgängen fehlt den Unternehmen die nötige Transparenz, um die täglichen Aktivitäten zu überschauen und Aufträge effektiv abzuwickeln. Das führt zu Schwierigkeiten bei Budgetierung, Planung und Prognosen. Dringende Aufträge werden weder erkannt noch priorisiert. Die Unternehmen sind nicht in der Lage, die wichtigsten Kundenwünsche zu erfassen und auf diese zu reagieren, Aufträge schnell auszuliefern oder sich proaktiv zu verhalten. Das Risiko, Wettbewerbsvorteile zu verlieren, ist hoch. |
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Mangelnde Produktivität
Die manuelle Auftragsbearbeitung ist mühsam und beansprucht zahlreiche Mitarbeiter, die sich in dieser Zeit wichtigeren Aufgaben widmen könnten. Das Erfassen, Verteilen, Drucken, Ausfüllen, Weiterleiten, Überprüfen und Nachverfolgen von Aufträgen auf Papier nimmt Zeit in Anspruch und zieht in der Regel einen Rückstand von mehreren Tagen nach sich. Die vielen Einzelschritte verlangsamen die Bearbeitungsgeschwindigkeit und wirken sich nachteilig auf die Produktivität aus.
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Teure Abwicklungsfehler
Vorwiegend wegen der zahlreichen Arbeitsgänge birgt die manuelle Bearbeitung ein hohes Fehlerrisiko: fehlerhafte Daten, nicht erfasste Positionen, fehlende Dokumente usw. Die Neuerstellung eines einzigen Auftrags kann aufgrund von Fehlern oder Dokumentverlust bis zu 225 EUR kosten. Verzögerungen bei der Abwicklung und Auftragsfehler haben häufig zusätzliche Versandkosten, verschwendetes Material, Gutschriften, Nachbestellkosten und sogar Forderungsabschreibungen zur Folge. |
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Hohe Kosten pro Auftrag
Die manuelle Erfassung von Bestellungen erfordert eine physische Dokumentenbearbeitung. Die Dokumente müssen ausgedruckt werden, damit sie in die Anwendung eingegeben werden können. Die Wartung für die Infrastruktur für Drucker und Faxgeräte ist teuer. Außerdem sind die Kosten für Streitigkeiten um Fehler, verspätete Fakturierung und der zusätzliche Verwaltungsaufwand beträchtlich. |
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Komplexe IT-Infrastruktur
In vielen Unternehmen besteht die IT-Umgebung, die die Auftragsabwicklung unterstützt, aus mehreren komplexen Punkt-zu-Punkt-Prozessen, die große Papiermengen produzieren. Ein Unternehmen muss in der Lage sein, sowohl Kunden, die moderne Technologien wie EDI und E-Commerce verwenden, zu bedienen als auch solche, die diese Methoden nicht einsetzen. Unternehmen müssen daher die optimale Lösung finden, damit die Kunden zufrieden sind. |
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