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AUTOMATISIERUNG IN JEDER PHASE DER AUFTRAGSVERARBEITUNG

Esker löst die Herausforderungen in der Auftragsverarbeitung durch die Reduzierung manueller Tätigkeiten. Jeder Auftrag wird elektronisch verarbeitet. Durch den Einsatz modernster Automatisierungsfunktionen, sind keine vordefinierten Vorlagen erforderlich. Die Lösung ermöglicht eine Überwachung und Kontrolle der Prozesse, da alle eingehenden Dokumente bis zu ihrer Erzeugung in der ERP-Anwendung nachverfolgt werden. Die Prozessautomatisierung sorgt zudem für konsistente Prozesse.


DATENERFASSUNG
AUSLESEN DER DATEN
DATENKONTROLLE
VERARBEITUNG
ARCHIVIERUNG
ANALYSEN
& AUDIT TRAIL
Kunden-Portal

 

DATENERFASSUNG

Eingehende Aufträge werden automatisch auf Basis der Informationen im Dokument (Firmenname, Vertriebsweg, Produktkategorie, geografische Daten und andere) an das zuständige Kundenbetreuerteam zur Weiterverarbeitung übermittelt

Vereinen Sie mehrere Kanäle in einem Prozess

Die Esker Sales Order Processing-Lösung für die Auftragsverarbeitung erfasst eingehende Kundenbestellungen unabhängig von der Art des Eingangs und Formats. Esker-Lösungen können Kundenbestellungen verarbeiten, die per Post, Fax, E-Mail, EDI oder per Web-Portal eingehen. Der nachfolgende Workflow ist für alle Bestellungen gleich und sichert so eine zunehmende Kontrolle und Flexibilität.

Aufräge werden ohne Verzögerung zur Bearbeitung weitergeleitet

Bestellungen bleiben nicht länger bis zu ihrer Weiterverarbeitung im Faxgerät liegen. Sie werden umgehend erfasst und an den Kundenservice weitergeleitet.

Priorisierung von Kundenbestellungen.

Anhand des Inhalts von Kundenbestellungen sorgt die Lösung für eine Priorisierung der Bestellungen. Dringende Bestellungen werden dann bei der Auftragsbearbeitung vorrangig behandelt. Beispielsweise können Bestellungen anhand bestimmter Schlüsselwörter (z. B. Eilauftrag, Versand über Nacht, Kundenname oder bestimmte Waren/Dienstleistungen) an die Warteschlange für dringende Aufträge weitergeleitet werden.

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AUSLESEN DER DATEN

Die Esker-Lösung erkennt und verarbeitet alle für die Bestellung relevanten Daten aus dem eingehenden Dokument und erstellt den entsprechenden Kundenauftrag im ERP-System.

Reduzierte Auftragsverarbeitungszeiten

Die Erkennungstechnologie ersetzt die zeitaufwändige und fehlerträchtige manuelle Bestelldateneingabe. Zusammen mit einer Reihe von effektiven Datenanalyse-Tools ersetzt bzw. minimiert diese Technologie manuelle Prozesse. Kundenbestellungen werden dadurch schneller, genauer und sicherer verarbeitet. Durch effizientes Ressourcenmanagement werden Bestellungen zeitnah bearbeitet und es kommt zu keinem Rückstau in der Auftragsbearbeitung.

Aufträge zeitnah erhalten und schneller und exakter bearbeiten

Das Esker-Modul zur Datenerfassung arbeitet Hand in Hand mit der integrierten Bilderkennungstechnologie (OCR, ICR, Barcodeerkennung) und ist somit intelligent genug, genau die Informationen aus Lieferantenrechnungen zu extrahieren, die wirklich relevant sind. Die Lösung interpretiert Zeichensequenzen, die über OCR mithilfe von kontextbasierter Erkennung, Schlüsselwörtern, unscharfer Suche, Nummernberechnung und automatischer Datenvalidierung extrahiert wurden. Die Esker Lösung stellt sicher, dass die Artikelnummern korrekt sind, die Lieferadresse stimmt und dass alle Informationen vorliegen, um eine schnellstmögliche Auslieferung zu planen.

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DATENKONTROLLE

Die Esker-Lösung erfasst beim Eingang einer elektronischen Bestellung automatisch Daten wie z.B. Kundennummer, Produktteilenummer und Fälligkeitsdatum für die Weiterleitung und Indizierung. Der Kundenservice muss die angezeigten Daten nur bestätigen oder, falls nötig, fehlende Angaben ergänzen.

Beschleunigen Sie Ihre Auftragserfassung

Die Automatisierte Überprüfung unterstützt den Kundenservice, um die Bestellungen so schnell wie möglich zu bearbeiten. Das System überprüft die bestellte Menge der einzelnen Positionen, die Befugnis des Kunden, bestimmte Waren oder Dienstleistungen zu ordern, ob die spezifischen Konditionen und Preise stimmen ,ob das gewünschte Lieferdatum in einem realistischen Rahmen liegt und vieles mehr.

Bestellungen schon nach wenigen Klicks in den Versand übernehmen

Sobald die automatisierten Kontrollen und Prüfungen abgeschlossen sind, werden die Daten in das Auftragsmanagementsystem weitergegeben und sind bereit für Planung und Versand.

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VERARBEITUNG

Sobald Ausnahmen auftreten oder spezifische Genehmigungen erforderlich sind, werden die Aufträge unverzüglich in den entsprechenden Workflow weitergereicht, um Verzögerungen in der Verarbeitung zu vermeiden.

Bearbeiten Sie Ausnahmen ohne Verzögerung

Oftmals erfordert eine Kundenbestellung eine spezielle Bearbeitung, z. B. besondere Versandanweisungen oder Preise. Der spezifische Inhalt im Dokument löst den Workflow für die entsprechende Bearbeitung aus, ganz ohne Verzögerung.

Informieren Sie Ihre Kunden in Echtzeit

Halten Sie Ihre Kunden durch automatische Berichte und Updates in jedem Status des Bestellprozesses auf dem Laufenden. So verhindern Sie unzählige Anrufe und Nachfragen beim Kundendienst und Ihre Mitarbeiter können Sie um die Auftragsverarbeitung kümmern, anstatt um eingehende Telefonate.

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ARCHIVIERUNG

Originalbestellungen werden zentral im ERP-Systemabgelegt, während elektronische Kopien bei Bedarf allen autorisierten Abteilungen zugänglich sind.

Sichere Dokumentenaufbewahrung

Speichern Sie Ihre Bestellungen solange Sie wünschen absolut sicher in der Esker-Infrastruktur. Eine Sicherungskopie Ihres Archivs ist ständig vorhanden, und Sie können auch eine Kopie auf einem digitalen Datenträger anfordern. Der sichere Zugriff auf das Dokument erfolgt mithilfe moderner Sicherheitsrichtlinien für die Anmeldung.

Zugriff auf Originalaufträge wenn nötig

Die elektronische Archivierung von Kundenbestellungen macht Schluss mit Papierbergen, die von Schreibtisch zu Schreibtisch weitergereicht werden. Ausgedruckte Originalbestellungen können zentral abgelegt werden, während die elektronische Kopie allen autorisierten Abteilungen über die Esker-Webanwendung für die Auftragsabwicklung zugänglich ist. Bestellungen sind somit jederzeit und überall abrufbar.

Sie können benötigte Kundenbestellungen durch Eingaben in mehreren Suchfeldern ermitteln. Durch die Kombination von mehreren Feldern wie beispielsweise Kundenname, Datum der Bestellung und Währung der Bestellung können Sie die Suche einschränken.

Für den Fall, dass Sie regelmäßig mit bestimmten Kundenbestellungen arbeiten müssen, bietet Ihnen die Web-Schnittstelle eine Reihe vordefinierter Listenansichten. Sie können auch eigene Listenansichten erzeugen und anderen Personen zugänglich machen. Dazu sind nur ein paar Mausklicks notwendig.

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ANALYSEN & AUDIT TRAIL

Das Modul zur Nachverfolgung von Esker verfolgt alle Kundenbestellungen vom Empfang über die Buchung bis hin zum Versand. Für jede einzelne Bestellung kann der Status angezeigt und Berichte angefordert werden.

Am Puls Ihres Unternehmens

Esker Dashboards bieten Ihnen einfachen Zugang zu den Informationen, die Sie für Ihre täglichen Aufgaben benötigen: Beobachten Sie Ihre Kennzahlen, überwachen Sie die Performance, erkennen Sie Engpässe und Optimierungsmöglichkeiten frühzeitig. Strategische Entscheidungen werden so noch einfacher getroffen.

Nutzer können problemlos auf die Informationen zugreifen, die sie für die Auftragsverarbeitung benötigen. Die üblichen Kennzahlen und Dashboards sind bereits eingerichtet und können direkt genutzt werden.

Sie benötigen spezielle Reports oder Kennzahlen? Kein Problem! Das Esker Interface last sich flexibel gestalten, so dass jeder Nutzer oder jedes Profil die Informationen bekommt, die notwendig sind. Sie können Anzeigen und Kennzahlen zu Ihrem Dashboard hinzufügen, löschen und nach Bedarf anpassen.

 

 

Überwachen Sie Ihre täglichen Aktivitäten in Echtzeit

Kennen Sie Ihren aktuellen Stand.
Erhalten Sie einen Überblick darüber, wie viele Aufträge bereits freigegeben wurden und wie viele noch zu bearbeiten sind.
Zeitkritische Aufträge nicht verpassen.
Dringende Aufträge werden automatisch höher priorisiert
und können rechtzeitig verarbeitet werden.
Passen Sie Ihre Arbeitseinteilungen der Auslastung an.
Nie wieder Stau im Auftragseingang.
Engpässe werden frühzeitig erkannt und abgefangen.

 

Messen Sie Ihre Langzeit-Performance und treffen Sie genaue Vorhersagen
Effiziente Auftragsverarbeitung.
Wie lange dauert die Auftragsverarbeitung? Wie lang ist die Warteschlange vor der Verarbeitung und wie lange dauert die Übertragung ins ERP-System? Identifizieren Sie ineffiziente Verarbeitungsschritte durch umfangreiche Informationen.
Ressourcenmanagement.
Brauche ich eine zusätzliche Vollzeitkraft oder reicht eine Umverteilung der Einsatzzeiten? Gewinnen Sie mehr Einblick in Ihre Kapazitäten und Auslastungen und planen Sie noch effizienter ihren Ressourceneinsatz.
Performancekontrolle.
Wo steht mein Unternehmen? Wie ist der aktuelle Umsatz? Profitieren Sie von umfangreichen Berichten um Ihren Umsatz zu analysieren und Trends zu ermitteln.
Vollständige Transparenz und Sichtbarkeit für noch mehr Kontrolle.
Sie können jederzeit sehen, wie viele Aufträge noch zu bearbeiten und freizugeben sind und wie hoch der entsprechende Umsatz ist. Sie müssen nur definieren wann der Bericht erstellt werden soll, in welchem Rhythmus und wer den Bericht per E-Mail bekommen soll.

 

 

Einhaltung und Sicherstellung der Prozessabläufe

Das Esker Modul zur Nachverfolgung erfasst alle durch Benutzer an den Bestelldaten vorgenommenen Änderungen und gibt an, wer was getan hat, wann und wo. Jede Änderung wird protokolliert. Bei Fragen stehen Ihnen die nötigen Informationen der Kontaktperson zur Verfügung, die Änderungen vorgenommen hat.








 


Kunden-Portal

Mit Eskers kollaborativer e-Commerce Plattform definieren Sie die Beziehung und die Zusammenarbeit mir Ihren Kunden neu!



Holen Sie Ihre Kunden ganz einfach an Board
Einfache Synchronisation von Kontakten
Kunden anzulegen und zu pflegen ist ganz einfach. Sie können Kundenkontakte aus Ihrem ERP-System manuell hochladen oder automatische Updates Ihrer Kunden planen
Benachrichtigungsvorlagen nutzen
Die Benachrichtigungsvorlagen machen es Ihnen einfach, Ihre Kunden aufzufordern das Portal zu nutzen um Aufträge und Auftragsbezogene Informationen elektronisch auszutauschen.
Kunden-Portal im Corporate Design
Passen Sie Ihr Kunden-Portal Ihrem Corporate Design an. In wenigen Schritten nutzen Sie die Farb- und Logo-Gestaltung Ihres Unternehmens und Ihre Kunden werden sich schnell in einer gewohnten Umgebung wiederfinden.

Zügige Klärung von Unklarheiten
Sofortige Kommunikation
Sie können mit Ihren Kunden ganz bequem Informationen austauschen und direkt miteinander per Chat kommunizieren, um Unklarheiten bezüglich eines Auftrages zu klären. Dadurch können Sie Aufträge zügig verarbeiten und pünktlich oder frühzeitiger liefern. Das spart Zeit und Geld auf beiden Seiten und macht Sie zu einem zuverlässigen und wertvollen Geschäftspartner.
Revisionssichere Kommunikation
Alle Informationen werden gemeinsam mit dem Auftrag archiviert und sind bei Bedarf von beiden Parteien abrufbar.



Weniger telefonische Statusabfragen
Übersichtliche Kunden-Dashboards
Durch den Self-Service Zugang sind Ihre Kunden in der Lage den Status von Bestellungen selbständig abzufragen. Telefonische Nachfragen nach Eingang des Auftrags und dem Status der Bearbeitung gehören von nun an der Vergangenheit an. Ihre Kunden haben auch Zugang zu früheren Aufträgen, unabhängig davon wie diese Übermittelt wurden (z.B. E-Mail, Fax, Brief, EDI oder per Webportal).
Freie Kapazitäten für Ihr Kundenservicemitarbeiter
Ihre Mitarbeiter können sich nun wertschöpferischen Aufgaben widmen, anstatt Statusabfragen zu Bestellungen per Mail und am Telefon zu beantworten.



Weniger Papier
Einfache Bestellungen per Online-Katalog
Über das Online-Portal können ihre Kunden ganz einfach Waren und Dienstleistungen aus Ihrem Online-Katalog wählen, Verfügbarkeit und Preise einsehen und Aufträge einreichen.
Wiederkehrende Aufträge
Bestellen Ihre Kunden die gleichen Produkte regelmäßig wieder? Dann haben Sie die Möglichkeit eine alte Bestellung wieder neu aufzugeben und sparen dadurch viel Zeit.
Automatisierte Prozesse
Aufträge werden automatisch in einen Freigabe und Verarbeitungsprozess weitergeleitet. Die manuelle Eingabe von Daten entfällt komplett. Das spart Papier und verbessert die Verarbeitungszeit.




Your project. Your way.

Nutzen Sie die Esker-Lösungen ganz nach Ihrem Wunsch – als strategische In-house Lösung für die Dokumentenautomatisierung oder als cloud-basiertes SaaS-Modell. Sämtliche Funktionen laufen auf einer einzigen Plattform und benötigen auf diese Weise nur wenige Schnittstellen und minimalen Support.



In der Cloud

Die Esker on Demand-Plattform macht Schluss mit langen Entwicklungszyklen. Zur Nutzung des Service sind lediglich eine Internetverbindung und ein Web-Browser erforderlich. Die Kommunikation mit Ihrer Anwendung erfolgt über vorinstallierte Schnittstellen. Mit vorkonfigurierten Business-Szenarien lassen sich typische Probleme bei der Auftragsverarbeitung risikofrei und kostenreduziert im Vergleich mit einer Inhouse-Lösung beheben.


On-Premises

Esker DeliveryWare ist eine Alternative zu unserer SaaS-Lösung und vereinfacht die Integration unserer bewährten Lösungen für die Auftragsverarbeitung in wichtige ERP-Systeme. Mit dem Esker-Modul für die Auftragsverarbeitung profitieren die Kundenbetreuer von den End-to-End-Funktionen für das Annehmen, Eingeben und Nachverfolgen der Kundenaufträge. Dies umfasst die automatisierte Erfassung, Buchung, Weiterleitung an die Ausnahmenbehandlung sowie die detaillierte Berichterstellung.

Vorteile von Esker on Demand:

  • Schnelle Umsetzung, zügiges Go-Live
  • Verfügbarkeit rund um die Uhr
  • Hohe Flexibilität und Skalierbarkeit
  • Minimales Risiko
  • Einfacher Zugriff, überall & jederzeit
  • Bezahlen Sie nur, was Sie wirklich nutzen

Hauptmerkmale von Esker DeliveryWare:

  • Automatisieren der Datenübermittlung an Ihr ERP-System
  • Prozesshistorie und Nachverfolgbarkeit
  • Verfügbarkeit des Auftragsstatus und der Transaktionsdaten in Echtzeit
  • Definierte Ausnahmenbehandlung
  • Auftragsüberprüfung und Prüfung auf doppelte Aufträge
  • Berichte zu Verarbeitungszeit und Menge, Aufträge in der Warteschlange, Ausnahmen und Sperren sowie Liefertermine

 


AGILE SOFTWAREENTWICKLUNG

Die Einführung der agilen Methode zur Softwareentwicklung stellt sicher, dass unsere Kunden die bestmöglichen Ergebnisse, in möglichst kurzer Zeit geliefert bekommen.

 



 

Erfahren Sie, wie Sie von den Vorteilen einer Automatisierung profitieren können.

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