Die Erfassung erfolgt automatisiert aus beliebigen Quelltypen, darunter gefaxte, eingescannte oder gedruckte Dokumente in allen Formaten (TIFF, XML, PDF, IDOC usw.). Bei diesem Schritt werden die Dokumente aufgeteilt, gedreht, verbessert oder konvertiert, damit sie im nächsten Schritt ordnungsgemäß analysiert werden können.
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Bei der Inhaltsanalyse werden alle oder bestimmte Informationen der erfassten Dokumente ausgelesen. Diese Daten werden in einer XML-Struktur neu aufbereitet; dabei wird ein Bild des Dokuments angehängt.
Die Inhaltsanalyse basiert entweder auf einem strukturierten Dokument (z.B. statische Formulare) oder beinhaltet eine intelligente Suche nach bestimmten Feldern, die sich an einer beliebigen Stelle im Dokument befinden können. Letzteres wird als DDC bezeichnet und dient meist zum Auslesen von Bestellungen oder Rechnungen.
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Die Validierung erfolgt über einen webbasierten, gemeinsamen Workflow, bei dem die Benutzer den in den vorigen Schritten ausgelesenen Dokumenteninhalt überprüfen. Bei der Validierung können auch Informationen hinzugefügt werden, die nicht im Dokument enthalten sind, wie z.B. interne Konten- oder Umsatzsteuernummern.
Durch den Validierungsservice können die Benutzer die Daten oder Dokumente verbessern, genehmigen oder ablehnen, bevor diese an Empfänger außerhalb des Unternehmens oder an die internen ERP-Systeme gesendet werden.
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Durch den Formatierungsservice werden alle Daten bzw. Dokumente in interaktive und professionell gestaltete Dokumente umgewandelt. Die Ausgabedaten von Anwendungen bzw. die eingehenden Rohdaten können um Textzeilen, Schriftarten, Logos und Barcodes erweitert werden. Außerdem kann mit dem Formatierungsservice eine Datenstruktur (d.h. XML) in ein anderes proprietäres Format umgewandelt werden (d.h. IDOC).
Daneben ermöglicht dieser Service die Erstellung von Diagrammen, Grafiken und Teilberechnungen direkt im Dokument.
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Der Weiterleitungsservice bietet eine breite und flexible Palette an Mechanismen, um das Dokument an den richtigen Empfänger zu senden.
Zu den Weiterleitungsmechanismen zählen Drucken, PDF, Fax, Mail-Services, E-Mail, Web, XML, SMS und elektronische Archivierung.
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