Zusammenarbeit und Workflow

Effizientere Interaktion zwischen Mitarbeitern, Dokumenten und Unternehmensanwendungen durch automatisierte Workflows

Esker liefert definierte, sofort nutzbare Workflow-Szenarien auf Basis bewährter Verfahren zur effizienten Verwaltung von Geschäftsdokumenten. Mit der Lösungen können Unternehmen nicht nur ihre Geschäftsprozesse verschlanken. Sie sorgt darüber hinaus für Konsistenz und Transparenz im gesamten Prozess, sodass Unternehmen Finanzvorschriften besser einhalten können.

Die wichtigsten Workflow-Funktionen

Das Esker-Workflow-Modul ist eng in die Lösung integriert und bietet umfassende Funktionen für die Verwaltung von Geschäftsdaten und die Dokumentenautomatisierung. Die Workflow-Engine ist in der Lage, andere Systeme automatisch zu aktualisieren, Anwendungen zur Dokumenterstellung zu veranlassen, Benutzer über anstehenden Handlungsbedarf zu benachrichtigen und sogar Entscheidungen auf Basis von Kriterien zu treffen, die in einer Workflow-Regel festgelegt wurden.

Ein automatisierter Workflow bedeutet jedoch nicht zwingend, dass keine manuellen Prozesse mehr erforderlich sind.  Ziel ist es, manuelle Vorgänge durch eine durchgängige Bearbeitung auf ein Minimum zu reduzieren. Sie sollten nur zur Handhabung von Ausnahmesituationen erfolgen. 

Das Workflow-Modul von Esker gestattet Unternehmen die vollständige Verwaltung der folgenden Prozesse:

	Genehmigung des Dokumentenversands: fügt Prüfschritte bei der Dokumentverarbeitung für einen bestimmten Partner, eine bestimmte Bedingung oder eine bestimmte Information im Dokument hinzu, z. B. wenn die Gesamtbestellmenge über einem festgelegten Limit liegt.			Ausnahmenbehandlung: verwaltet mögliche Probleme, z. B. einen Betrag einer Lieferantenrechnung, der nicht mit dem Betrag auf der entsprechenden Bestellung übereinstimmt.
	Automatische Dokumentweiterleitung: leitet Dokumente zur Prüfung oder Genehmigung an den geeigneten Anwender weiter. Das geschieht auch, wenn zusätzliche Informationen vom Benutzer zur weiteren Bearbeitung des Dokuments erforderlich sind.			Automatische Benachrichtigungen und Erinnerungen: sorgen dafür, dass Workflow-Schritte und die Ausführung bestimmter Aufgaben nicht über einen längeren Zeitraum unbearbeitet bleiben.
	Abwesenheits-Manager: leitet Aufgaben gegebenenfalls automatisch an Stellvertreter weiter.			Verwaltung von Profilen und Benutzerrechten: sorgt zuverlässig für Sicherheit.
	Historie für Prüfungs-Workflows: zeichnet jeden Prozessschritt auf und speichert ihn für die künftige Verwendung.

Funktionsweise

Benutzeroberfläche

Mit dem vielseitigen Esker Document Manager können Benutzer Dokumente nach Bedarf prüfen und genehmigen. Sobald ein manuelles Eingreifen im Workflow-Prozess erforderlich ist, werden die Workflow-Bestandteile in elektronischen Web-Formularen angezeigt. Benutzer können über eine Internetverbindung von jedem Standort aus darauf zugreifen.

Anwendung

Jedes Workflow-Szenario ist in Form von Business-Regeln im System gespeichert. Diese Regeln bestimmen, wie jedes Dokument verwaltet, verarbeitet und geliefert wird. Eingehende Rechnungen werden z. B. vom System erfasst, und Esker DeliveryWare bestimmt dann mittels einer Inhaltsanalyse den korrekten Workflow. Dazu können benutzerbezogene Schritte wie Prüfung und Genehmigung zählen, über die bzw. an die der entsprechende Anwender informiert bzw. erinnert wird.

Infrastruktur

Die Esker-Business Rules Engine bildet das Kernstück der Esker-Lösungen für automatisierte Dokumentenprozesse. Die bewährten und patentierten Technologien dieser Engine ermöglichen die Automatisierung nahezu aller papierbasierten Geschäftsprozesse in beliebigen Unternehmen. Die Lösung ist eng in die Geschäftsanwendungen des Unternehmens integriert und ermöglicht die Übermittlung von Dokumentinformationen in die und aus der aktuellen Anwendung.

Angepasste Prozesse

Esker-Lösungen verfügen über vordefinierte Workflows zur Verarbeitung wichtiger Geschäftsbereiche, darunter Kreditorenbuchhaltung, e-Purchasing, Debitorenbuchhaltung und Auftragsverarbeitung.  Auf Wunsch passen unsere Experten Workflows an die Anforderungen zur Dokumentverarbeitung in Ihrem Unternehmen an.

Vorteile automatisierter Workflows

Die Esker-Funktionen zur Workflow-Automatisierung bieten zahlreiche Vorteile für Unternehmen, z. B. geringere Betriebskosten, Produktivitätssteigerungen und optimierte Services. Tools zur Workflow-Automatisierung bringen folgende Vorteile:

	Höhere Produktivität und bessere Wettbewerbsfähigkeit dank durchgängiger Workflow-Verarbeitung.			Kürzere Antwortzeiten und verbesserter Kundenservice durch raschere Verarbeitung und Verfügbarkeit von Informationen.
	Verbesserter Cashflow und schnellere Bearbeitung von Kundenrechnungen.			Weniger rechtliche und finanzielle Risiken durch Prozessprüfung und langfristige Datenspeicherung.
	Konsistenz und Zuverlässigkeit der Prozesse stellen sicher, dass geeignete Verfahren umgesetzt werden.			Transparente Workflows mit kontinuierlicher Nachverfolgung von Dokumenten, Erkennung von Engpässen und schnellere Entscheidungsfindung.
	Vollständige Nachverfolgbarkeit aller Benutzeränderungen für die künftige Verwendung.			Schnelle Reaktion auf veränderte Marktbedingungen und Kundenanforderungen sorgt für einen Wettbewerbsvorteil.

Automatisieren Sie Ihre Dokumentverarbeitung mit dem Esker-Workflow-Modul

Rufen Sie uns an, wenn Sie weitere Informationen über das Workflow-Management von Dokumenten mit Esker benötigen.