Erfahrungsbericht

People's Care

Digitale Transformation der Kreditorenbuchhaltung in einen schnellen, sichtbaren & kollaborativen Prozess

Industrie
Gesundheit
Solution
Eingangsrechnungen
  • Schnellere
    Rechnungs- verarbeitung
  • Verbesserte
    Sichtbarkeit entscheidender Informationen
  • Zentralisierter
    Freigabeprozess für Regionalmanager

People’s Care wurde 1998 gegründet und hat seinen Hauptsitz in Chino Hills, Kalifornien. People’s Care ist einer der größten Anbieter von Wohn- und Pflegeangeboten für Senioren und Menschen mit geistigen und entwicklungsbedingten Behinderungen in Kalifornien. Das Unternehmen bietet Dienstleistungen für über 1.000 Kunden an und beschäftigt rund 1.300 Mitarbeiter.

DANK ESKER HABEN WIR NUN STATT EINES KOMPLIZIERTEN EINEN EINFACHEN FREIGABEPROZESS IN ZWEI STUFEN.
CHRYSTIAN GURROLA | MANAGER KREDITORENBUCHHALTUNG

People’s Care ist eine private Organisation, die Menschen mit Entwicklungsstörungen und Senioren unterstützt. In einer so wichtigen und sehr anspruchsvollen Branche ist die Aufrechterhaltung der Effizienz und Effektivität interner Geschäftsprozesse wie der Kreditorenbuchhaltung von entscheidender Bedeutung für den Erfolg. Die im Januar 2020 implementierte Automatisierungslösung für die Kreditorenbuchhaltung von Esker bietet People’s Care eine starke und digitale Grundlage, um im gesamten Prozess der Kreditorenbuchhaltung die Geschwindigkeit, Transparenz und Produktivität zu erhöhen. Dadurch werden so die Lieferantenbeziehungen verbessert und die Automatisierung trägt so zum Gesamterfolg des Unternehmens bei.

ERHÖHTE GESCHWINDIGKEIT & SICHTBARKEIT

Im bisherigen Prozess bei People’s Care mussten die Mitarbeiter der Kreditorenbuchhaltung die Rechnungsdaten manuell in das Sage Intacct®-Buchhaltungssystem eingeben. Anschließend wurden die Daten dann zur Verarbeitung auf Bill.com weitergeleitet. Neben der manuellen Arbeit und den Engpässen machte die mangelnde Sichtbarkeit und Zentralisierung die Rechnungsstellung für die Kreditorenbuchhaltung zu einem schwierigen Prozess.

Heute werden eingehende Rechnungen (die alle per E-Mail oder Post empfangen werden) elektronisch über die KIbasierte Automatisierungslösung von Esker verarbeitet.

Eine Mitarbeiterin geht zusammen mit einem älteren Ehepaar Dokumente durch.

ESKER HAT ALLE RELEVANTEN INFORMATIONEN FÜR UNS AN EINEM ORT BEREITGESTELLT. DAMIT IST UNSER PROZESS IN DER KREDITORENBUCHHALTUNG SCHNELLER UND NACHVOLLZIEHBARER GEWORDEN.
CHRYSTIAN GURROLA | MANAGER KREDITORENBUCHHALTUNG

”Esker hat nicht nur unseren Prozess optimiert und den Rechnungsfluss verbessert, sondern uns auch einen besseren Überblick über die Prozesszusammenhänge zu anderen Abteilungen gegeben”, sagte Bryan Maravilla, Vizepräsident für Informationstechnologie bei People’s Care. “Ich habe mit Regionalmanagern gesprochen und sie finden die Lösung großartig. Sie wissen jetzt genau, wie viel bezahlt wird, im Vergleich zu früher, wo sie keinen Überblick hatten.“

Chrystian Gurrola, Manager in der Kreditorenbuchhaltung, äußerte sich genauso begeistert über die neue Lösung im Unternehmen und sagte: „Es ist unglaublich hilfreich, die Rechnungshistorie zentralisiert abzurufen – seien es Notizen auf den Rechnungen oder Kopien. Wir müssen nun nicht mehr an unterschiedlichsten Orten suchen, um das zu finden, was wir benötigen.“

VEREINFACHUNG DES FREIGABEPROZESSES

Die zusätzliche Sichtbarkeit ist für die Freigebenden (in diesem Fall für die Regionalmanager) innerhalb von People’s Care besonders vorteilhaft. Bisher gab es für Regionalmanager keinen direkten Zugang zur Freigabe von Rechnungen über Bill.com. Dadurch dauerte es durchschnittlich drei bis fünf Tage länger, bis die Rechnung letztendlich bezahlt war.

”Als Freigeber von Rechnungen hat Esker mir wirklich geholfen, den Rechnungsfluss zu sehen”, sagte Victor Lapaz, Corporate Controller bei People’s Care. „In der Kreditorenbuchhaltung ist die Anzahl der Rechnungen hoch und es ist eine Frage des Überblicks, zu wissen, welche Aufwände zu welchem Fall gehören. Nun ist alles an einem Ort und wir haben diese Übersicht. Falls eine Rechnung eine höhere Summe aufweist, wird sie mir automatisch zur Freigabe vorgelegt. Anschließend wird die Zahlung geplant und überwiesen.“

WIR ARBEITEN VERTEILT VON NORDKALIFORNIEN BIS LAS VEGAS. ESKER HAT UNS BEIM ORTSUNABHÄNGIGEN ARBEITEN GROSSARTIG UNTERSTÜTZT.
VICTOR LAPAZ | CORPORATE CONTROLLER

MOBILES ARBEITEN NUTZEN

Bestimmte Mitglieder der Kreditorenbuchhaltung von People’s Care nutzen auch die mobile App Esker Anywhere™. Durch die App können Prozess- und Zahlungsverzögerungen vermieden werden, wenn Freigebende nicht im Büro sind. Dazu werden ausstehende Lieferantenrechnungen und/oder Bestellanforderungen, die auf eine Freigabe warten, mobil bereitgestellt.

“Die mobile App macht alles noch einfacher”, sagte Maravilla. “Aufgrund der Vertrautheit mit dem regelmäßigen Vorkommen bestimmter Rechnungen kann ich diese schnell und einfach freigeben und zur Bearbeitung weiterleiten.“

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