Erfahrungsbericht

Intelligente Workflows beseitigen Engpässe bei der Rechnungsbearbeitung

Die Verkürzung der Rechnungsbearbeitungszeit mit der Software-Lösung für die Kreditorenbuchhaltung von Esker verbessert sowohl die Erfahrungen der Lieferanten als auch der Mitarbeitenden

Industrie
Gesundheit
Unternehmensgröße
450 Mitarbeitende
Solution
Eingangsrechnungen
  • Schnelle
    Rechnungs- bearbeitung
  • Eliminieren
    von papierbasierten Prozessen
  • Digitale
    und umwelt- freundliche Prozesse

"Die Bearbeitung von Rechnungen mit Esker ist so einfach, dass Sie sie sogar von Ihrer Couch aus erledigen können! Wenn der Kreditorenbuchhalter im Urlaub ist, kann jeder einspringen und ohne Verzögerung Rechnungen verschicken, verbuchen und Zahlungen vornehmen. Auch die Teamarbeit hat sich dadurch erheblich verbessert."
My-Duyen Nguyen, Finance Services Manager | Ego Pharmaceuticals

HERAUSFORDERUNGEN

Manuelle Prozesse verlangsamen die Rechnungsfreigabe

 

Das 1953 gegründete Unternehmen Ego Pharmaceuticals ist das größte auf Dermatologie spezialisierte Pharmaunternehmen Australiens und stellt in Melbourne rund 120 verschiedene Produktlinien her. Ego hat hochwertige, saubere und umweltfreundliche australische Produkte auf mehr als 20 Märkten weltweit eingeführt und wurde 2021 als eines der 500 größten australischen Unternehmen in Privatbesitz ausgezeichnet.

Ego verließ sich bei der Bearbeitung von Eingangsrechnungen auf einen papierbasierten Ansatz, der ineffizient war und dem es an Transparenz mangelte. Die Ausführung von Zahlungen benötigte deshalb viel Zeit und Mühe. Aufgrund des manuellen Prozesses war es für Ego auch schwierig, den Stand des Freigabestatus für jede Rechnung nachzuvollziehen, insbesondere wenn mehrere Verantwortliche die Rechnung prüfen mussten. Unter diesen Umständen hatten die Manager und Mitarbeitenden keinen Überblick darüber, was zur Zahlung eingereicht wurde und was zu Zahlungsverzögerungen und häufigen Aktualisierungsanfragen der Lieferanten führte.

Laut My-Duyen Nguyen, Finance Services Manager bei Ego Pharmaceuticals, kam es häufig vor, dass eine Rechnung wochenlang in der Ablage eines Freigebers lag - oder manchmal sogar ganz verschwand - bis die Rechnung zur Zahlung fällig war. Außerdem gingen bei Ego die meisten Rechnungen am Monatsende ein, was den Druck auf das Kreditorenbuchhaltungsteam bei der Bearbeitung am Monatsende noch erhöhte

Das Risiko, dass Rechnungen verloren gehen, das Budget gesprengt wird und sich Zahlungen verzögern, veranlasste Ego dazu, eine Lösung für die Rechnungsbearbeitung zu suchen, die nicht nur den Kreditorenbuchhaltungsprozess rationalisiert, automatisiert und digitalisiert, um ihn transparenter zu machen, sondern auch problemlos in SAP integriert werden kann.

 

ZIELE

• Beschleunigung der Rechnungsbearbeitung

• Ersetzen von papierbasierten Aufgaben durch digitale, umweltfreundliche Prozesse

• Reduzierung von E-Mail-Chaos und Verzögerungen

• Transparenz über den Prozess der Rechnungsfreigabe

LÖSUNG

Mit Esker zu mehr Effizienz

 

Im Dezember 2020 wurde die Software-Lösung für den elektronischen Rechnungseingang von Esker an weltweiten Standorten des Unternehmens in Betrieb genommen. Sie ersetzt den alten papierbasierten Rechnungsprozess und lässt sich nahtlos in SAP integrieren.

Mit anpassbaren Dashboards, die dabei helfen, Rechnungen in jeder Phase zu verfolgen und wichtige KPIs zu überwachen, hat Ego nun volle Prozesstransparenz gewonnen. Laut My-Duyen können Manager jetzt genau sehen, wie viele Rechnungen sich in der Warteschlange befinden, und sie können sie problemlos freigeben, sogar aus der Ferne. Sie können sehen, wo sich diese Rechnungen im Prozess befinden, ob sie noch auf weitere Genehmigungen warten oder sich bereits in der Zahlungswarteschlange befinden. Die Reporting-Funktionen von Esker stellen den Kostenstellenverantwortlichen detaillierte Berichte zur Verfügung, die in regelmäßigen Abständen automatisch versandt werden.

Die intuitive und benutzerfreundliche Oberfläche, die mobile App Esker Anywhere™ und die Workflows, die auf der Grundlage der in die Lösung integrierten KITechnologie Vorschläge machen, haben die Zeit für die Rechnungsbearbeitung drastisch reduziert. Darüber hinaus ermöglicht die in die Lösung integrierte interne Konversationsfunktion, dass zeitkritische Fragen umgehend beantwortet werden.

Die Lösung von Esker für die Kreditorenbuchhaltung ermöglichte Ego die Abkehr von der Bearbeitung von Papierrechnungen durch die Automatisierung und Rationalisierung der Kreditorenbuchhaltung, wodurch wertvolle Effizienzgewinne erzielt und die Lieferantenbeziehungen verbessert werden konnten. Da sich alle Rechnungen an einem zentralen digitalen Ort befinden, können Mitarbeitende und Manager den aktuellen Status überprüfen, was zu einer besseren Transparenz, Verantwortlichkeit und Kontrolle der Ausgaben führt. My-Duyen beschreibt die Zusammenarbeit mit dem Esker-Team als transparent und kooperativ. Sie schätzt es, dass sich das Team die nötige Zeit genommen hat, um Verbesserungen und Workflow-Anpassungen gründlich zu diskutieren.

"Unsere Geschäftsleitung genehmigte Rechnungen mit der mobilen App von Esker, als sie positiv auf COVID-19 getestet wurde und in einem Hotel in Quarantäne war. Mit Esker war es so viel einfacher!”
My-Duyen Nguyen, Finance Services Manager | Ego Pharmaceuticals

ERGEBNISSE

Zufriedenere Mitarbeitende, zufriedenere Lieferanten

 

Die Implementierung der Lösung für die Kreditorenbuchhaltung hat zu schnellen Rechnungsfreigaben, schnelleren Zahlungen und einer besseren Kontrolle des gesamten Prozesses geführt. Durch die 100-prozentige Transparenz des Status jeder Rechnung hat Ego eine bessere Kontrolle über Ausgaben und Cashflow. Mit der Cloud-Lösung von Esker kann jeder im Team die Rechnungen jederzeit einsehen, ohne sie in Aktenschränken suchen zu müssen. Dies hat die Arbeiten am Monatsende bei Ego um mindestens 20 % beschleunigt, da die Mitarbeitenden die Rechnungen leicht einsehen können, um bei Bedarf die Daten zu überprüfen.

Das Kreditorenbuchhaltungsteam ist nicht mehr gestresst oder frustriert über den Prozess. Da sich alle Rechnungen an einem zentralen Ort befinden, kann das Team bei Lieferantenanfragen effizienter helfen, indem es einfach die Rechnungsnummer für die Suche nach bestimmten Rechnungen verwendet. Sie müssen nicht mehr Dutzende von E-Mails durchsuchen, um herauszufinden, welche Anfragen beantwortet oder bearbeitet wurden. Infolgedessen kann das Team besser mit den Lieferanten kommunizieren und zusammenarbeiten und sie umgehend über den Rechnungsstatus auf dem Laufenden halten.

Darüber hinaus hat sich die Zahl der häufigen Anfragen an das Rechnungsprüfungsteam verringert, da sowohl die Prüfer als auch die jeweiligen genehmigenden Manager nun sehen können, wann eine bestimmte Rechnung eingegangen ist und wie lange sie sich in jeder Phase des Zyklus befunden hat. Neben der Beseitigung von Engpässen bei der Rechnungsfreigabe und der Stärkung der Beziehungen zu den Lieferanten hat Esker auch zur Sicherung von Prüfpfaden beigetragen und damit das Risiko der Nichteinhaltung von Vorschriften minimiert.

My-Duyen erklärte, dass einer der größten Vorteile die drastische Verringerung des Papierabfalls ist, da Ego allein im Jahr 2021 70.000 Blatt Papier einsparen konnte. Die Entscheidung für die Automatisierungslösung stand auch im Einklang mit der Nachhaltigkeitsstrategie des Unternehmens, die darauf abzielt, Prozesse, die negative Auswirkungen auf die Umwelt haben können, zu minimieren und kontinuierlich zu verbessern. Der Erfolg, den Ego mit der Kreditorenbuchhaltungslösung von Esker erzielt hat, ist ein hervorragendes Beispiel für positives Wachstum: Alle gewinnen!

 

"Wir schätzen, dass wir allein durch die Umstellung auf Esker in nur einem Jahr etwa 70.000 Blatt Papier eingespart haben."
My-Duyen Nguyen, Finance Services Manager | Ego Pharmaceuticals

 

HIGHLIGHTS

• Verbesserte Effizienz durch zentralisierte Rechnungen

• Verbesserte Sichtbarkeit der Freigabeprozesse

• Deutliche Reduzierung der internen Anfragen an das Team

• Eliminierung des Risikos von verlorenen Rechnungen

• Einsparung von 70.000 gedruckten Seiten pro Jahr

• Beschleunigung der Verarbeitungszeit am Monatsende um 20 %

 

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