Erfahrungsbericht

enVista

Optimierung der Teamleistung durch Zentralisierung der Eingangsrechnungen und Automatisierung der Workflows

Industrie
Unternehmensdienstleistungen/Finanzdienstleistungen
Unternehmensgröße
750+ Mitarbeitende weltweit
Solution
Eingangsrechnungen
  • Unterstützung
    des Wachstums
  • Nahtlos
    in Microsoft Dynamics 365 Cloud integriert
  • Automatisierung
    der Eingangsrechnungen

Von aufgeräumten E-Mail-Postfächern bis hin zur durchgängigen Rechnungsverfolgung - enVista nutzt die Vorteile der Automatisierung der Rechnungsverarbeitung mit Esker in vollem Umfang aus.

"Wir haben in der Vergangenheit Fehler in der Buchhaltung gemacht, die nun aufgrund der Funktionalität von Esker und seiner nahtlosen Integration in unser ERP-System mehr oder weniger ausgeschlossen sind."
Ryan Gerde | Controller bei enVista

HERAUSFORDERUNGEN

Automatisierung von Rechnungseingangsprozessen zur reibungslosen Abwicklung des Wachstums

 

Als führender globaler Anbieter von Software, Beratung, Automatisierung und Verwaltungsdienstleistungen hilft enVista seinen Kunden, den physischen und digitalen Handel für die weltweit führenden Marken zu optimieren und zu transformieren - und so Kosteneinsparungen, Kundenservice und Rentabilität zu maximieren.

Überfüllte E-Mail-Posteingänge sind für viele Kreditorenbuchhaltungsabteilungen ein Graus, und das galt auch bei enVista. Die Zeit, die damit verbracht wurde, E-Mails mit Lieferanten hin und her zu schicken und die richtigen Personen mit der richtigen Antwort auf ihre Fragen ausfindig zu machen, war ineffizient.

Die Rechnungen waren nicht an einem einzigen Ort zentralisiert, was für das Team in der Kreditorenbuchhaltung eine Herausforderung darstellte. Und: Die Freigabe von Rechnungen dauerte einfach zu lange, um mit der Nachfrage Schritt zu halten. enVista wusste, dass es an der Zeit war, den Rechnungsverarbeitungsprozess zu optimieren.

Nach der Prüfung mehrerer Lösungsanbieter entschied sich enVista für die Kreditorenbuchhaltungslösung von Esker, die die nötige Effizienz und Transparenz bietet, um die Leistung und den täglichen Betrieb der Kreditorenbuchhaltung zu verbessern.

 

ZIELE

• Unterstützung des Unternehmenswachstums bei gleichzeitigem Erhalt des Personalstands.

• Nahtlose Integration in das neue ERPSystem: Microsoft Dynamics 365 Cloud.

• Nutzung der Automatisierung zur Zentralisierung von Eingangsrechnungen und Reduzierung des Zeitaufwands für die Suche nach Informationen.

• Verringerung der E-Mail-Anfragen von Lieferanten bezüglich Zahlungen und Schaffung eines effizienteren Rechnungsgenehmigungsprozesses.

LÖSUNG

Nutzung der weitreichenden Vorteile eines automatisierten Workflows für die Kreditorenbuchhaltung

 

Eine der wichtigsten Anforderungen von enVista an eine Lösung für die Kreditorenbuchhaltung war die Möglichkeit der Integration mit jedem ERP-System. Das Unternehmen nutzt derzeit Microsoft Dynamics AX 2012 und ist dabei, auf Microsoft Dynamics 365 Cloud umzusteigen. Während viele Lösungsanbieter keine Integration mit den ERP-Systemen von enVista vornehmen konnten, war Esker in der Lage, dies nahtlos zu tun.

enVista hat erkannt, dass die Verantwortlichen für die Rechnungsfreigabe eine wichtige Rolle bei der Kontrolle der Unternehmensausgaben spielen. Die Automatisierung und Standardisierung des Rechnungsfreigabe-Workflows beschleunigte nicht nur die Bearbeitungszeiten, sondern verhalf enVista auch zu noch mehr Kontrolle und Transparenz über den Cashflow des Unternehmens.

Die Art und Weise, wie die Lösung von Esker alle Rechnungen zentralisiert, hat den Alltag der Mitarbeiter in der Buchhaltung entscheidend verändert. Ryan Gerde, Controller bei enVista, sagte, dass das Team vor der Implementierung von Esker viel Zeit damit verbrachte, Emails zu verfolgen, um Genehmigungen und Anhänge auf eine tatsächliche Freigabe zu prüfen. Dies erforderte einen hohen Zeitaufwand, der mit einer Lösung wie Esker vermieden werden kann.

"Als Consultants versuchen wir, technologisch immer einen Schritt voraus zu sein, und suchen nach dem besten und effizientesten Weg, nicht nur für unsere Kunden, sondern auch intern für unsere Mitarbeiter. Und Esker war hierbei längst überfällig.
Ryan Gerde | Controller bei enVista

ERGEBNISSE

Konzentration auf wertschöpfende Aufgaben statt auf die Jagd nach Rechnungsfreigaben

 

enVista wickelt nun mehr als 90 % der Lieferantenrechnungen direkt über Esker ab, und die Vorteile für das Team in der Kreditorenbuchhaltung werden immer größer.

Als Consultant für Supply Chains weiß enVista, dass Prozessverbesserung und digitale Transformation eine kontinuierliche Reise sind, so dass die Zustimmung der Mitarbeitenden der Schlüssel zum Erfolg ist. enVista CFO Michelle Demarco legt großen Wert auf effektives Change Management. Das machte den Unterschied aus, als es darum ging, das Team in der Kreditorenbuchhaltung dazu zu bringen, Esker nicht nur zu nutzen, sondern es auch mit Begeisterung zu verwenden.

Durch die Automatisierung der mühsamen, manuellen Rechnungseingangsprozesse haben die Mitarbeitenden nun mehr Zeit für Aktivitäten, die dem Unternehmen tatsächlich einen Mehrwert bringen. Keine überfüllten E-Mail-Postfächer mehr, kein Telefonieren mit Lieferanten und Genehmigern - all das wird jetzt von Esker erledigt.

Für Kelly Majors, Managerin in der Kreditorenbuchhaltung bei enVista, hat die Automatisierung zu mehr Gelassenheit geführt. „Ich muss mir keine Sorgen mehr machen, dass ich eine E-Mail verpasse oder dass Rechnungen ohne ordnungsgemäße Prüfung genehmigt werden, um Zeit zu sparen”, so Kelly. „Jetzt können wir schnell die Fehler erkennen, für die das Unternehmen nicht bezahlen sollte, und ich kann mich darauf verlassen, dass meine Genehmiger alle Rechnungen auch wirklich überprüfen.

 

Esker sprach sogar über wichtige Dinge wie das Change Management während der Implementierung, so dass wir nie das Gefühl hatten, bei der Umstellung allein zu sein. Wir hatten immer das Gefühl, dass wir jemanden hatten, der unsere Fragen auf angenehme und schnelle Weise beantworten konnte.
Ryan Gerde | Controller bei enVista

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