Erfahrungsbericht
Jedox AG
Automatisierung des Rechnungseingangs bringt effiziente digitale Struktur
- SchnellereRechnungs- bearbeitung & Genehmigungszeiten
- VerbesserteZahlungskontrolle = zufriedenere Lieferanten
- Mobile Lösungfür internationale Workforce (24/7 Verfügbarkeit)
Im Jahr 2002 als Software-Start-up gegründet, erlebte Jedox dank seiner führenden Enterprise-Planning-Lösungen in den vergangenen Jahren Phasen großen Wachstums. Die Jedox Cloud und Software- Suite unterstützt Unternehmen jeglicher Größe und Branche, datengetriebene Geschäftsprozesse abteilungsübergreifend und selbstständig durchzuführen und Entscheidungen auf einer validen Datenbasis zu treffen.
Durch Akquisitionen und internationale Neugründungen weiterer Standorte trieb Jedox seine Expansion voran. Zeitgleich wurde auch das internationale Business-Partner-Netzwerk vergrößert.
Wachtstum erfordert neue Prozesse
Wachstum ist das Herz eines jeden Wirtschaftsunternehmens, doch bringt auch neue Herausforderungen mit sich – vor allem auch, da Unternehmen und ihre Prozesse in dieser Situation meistens nicht vollständig auf Skalierbarkeit vorbereitet sind. Jedox sah sich mit den Schwierigkeiten verloren gegangener Prozessdurchlässigkeit, fehlender Transparenz im Rechnungseingang und einem unübersichtlichen Lieferantenmanagement konfrontiert.
Durch das starke Unternehmenswachstum wurden neue Teams gebildet, neue Hierarchien wurden aufgesetzt und die bestehenden Rechnungsfreigabeprozesse passten nicht mehr zum neuen Geschäftsalltag.
Die zeitnahe Freigabe eingehender Lieferantenrechnungen wurde zu einer Herausforderung und darüber hinaus zu einem kritischen Punkt im Geschäftsablauf. Denn die IT-Abteilung von Jedox führt gleichzeitig den Einkauf durch, da 90 % der bestellten Dinge aus diesem Bereich kommen. So fehlte eine klare interne Freigabestruktur zwischen IT, Einkauf, Finanzbuchhaltung und Projektverantwortlichen. ,,Das manuelle Vorgehen unseres bisherigen Kreditorenprozesseses ließ uns nicht viel Zeit, uns auf die Analyse und andere allgemeine Verbesserungen zu konzentrieren“, sagte Haag. ,,Auch die Zuständigkeiten im Freigabeprozess waren sehr unübersichtlich, und es fehlte uns an Kontrolle und Transparenz, die für einen schnellen und übersichtlichen Prozess erforderlich sind.“
Verbesserte Abwicklung im Rechnungseingang mit 24/7 Verfügbarkeit
In dieser Phase des Wachstums galt es eine zeitnahe Rechnungseingangsabwicklung sicherzustellen und dafür eine skalierbare Automatisierungslösung zu finden. Mittlerweile arbeiten rund 240 Mitarbeiter bei Jedox und eine Automatisierungslösung musste räumliche Abhängigkeiten eliminieren und eine 24/7 Verfügbarkeit garantieren, um über die internationalen Zeitzonen hinweg nutzbar zu sein. Die Esker-Lösung für den Rechnungseingang überzeugte das Jedox-Team schnell aufgrund seiner klaren Lösungsstruktur. Die cloudbasierte Lösung ist einfach zu verstehen und die Kommunikation zwischen Jedox und Esker verlief offen und transparent.
Uns überzeugte die Möglichkeit der schnellen Implementierung der Esker-Lösung, die auch unser weiteres Wachstum problemlos begleiten wird.
Neue Klarheit bei Kostenstellen und transparente Freigabe-Policy
Damit eine Lösung ihre volle Wirkung entfalten konnte, ging bei Jedox die Einführung der Kreditoren-Lösung mit einer Neuorganisation und Aufräumaktion der Kostenstellen einher. Die hinterlegte Freigabe- Policy musste ebenfalls überarbeitet werden. Ein weiteres Ziel war auch die verbesserte Zahlungskontrolle. Parallel zum zentralen Automatisierungsprojekt stellte Jedox im Bereich des Lieferantenmanagements konsequent auf den elektronischen Eingangskanal um. Die Rechnungen laufen über eine zentrale E-Mailadresse für den Rechnungseingang ein, so dass kaum noch Papierrechnungen bearbeitet werden müssen. Die geringen Restmengen an Papierrechnungen sind nun übersichtlich und für die Mitarbeiter der Finanzbuchhaltung schnell in die Lösung einzuspeisen.
ESKER KANN UNS 1 ZU 1 BIETEN, WORAUF ES FÜR JEDOX BEI DER AUTOMATISIERUNG ANKOMMT: EINE TRANSPARENTE, SKALIERBARE UND RUCK-ZUCK ERWEITERBARE CLOUD-LÖSUNG.
MOBILE FREIGABE PER APP ERHÖHT EFFIZIENZ
Aktuell konnte Jedox in Pandemiezeiten die Vorteile einer mobil nutzbaren Lösung besonders einsetzen. Ein Großteil der Freigeber nutzt ausschließlich die Esker Anywhere App — und das gerne und viel. Die Performance und Oberfläche der App werden als sehr gut bewertet.
DIE ESKER ANYWHERE APP IST SUPER: 5 MINUTEN REICHEN MIR MORGENS IM ZUG FÜR DIE REGULÄRE RECHNUNGSFREIGABE.
Die einzelnen Nutzer bei Jedox konnten ihre Effizienz durch die einfachere Freigabe von Rechnungen – ob am Desktop oder von unterwegs – deutlich erhöhen. Durch den Charakter der internen Freigaberegelungen liegen viele Freigaben auch beim Vorstand, so dass in der ersten Nutzungsphase die Berechtigungen der Nutzer auf Mitarbeiterebene etwas eingeschränkter in der Lösung hinterlegt wurden. Nach den sehr positiven Nutzungserfahrungen der circa 50 Nutzer haben diese nun auch mehr Freigaberechte, so dass auf Management- und Vorstandsebene eine deutliche Entlastung erreicht wurde.
Entlastung der Fibu und zentraler Zugang zu Rechnungsdaten
Die Jedox -Mitarbeiter fühlen sich mit der Esker-Lösung sehr wohl und die Mitarbeiter der Finanzbuchhaltung wurden wesentlich entlastet. Der Buchungsaufwand ist viel geringer dank des selbstlernenden Systems. Darüber hinaus sind die früher üblichen Papierberge weg, da auch mögliche Anhänge in der Lösung hinterlegt sind. Die Rechnungen sind direkt aus dem NAVISION abrufbar. Diese Bündelung hat auch einen großen Nutzen für weiterführende Zwecke wie z. B. die Wirtschaftsprüfung und spart viel Zeit.
Und was plant Jedox nun?
Jedox möchte weitere Prozesse mit Esker optimieren und hat bereits das Lieferantenmanagement als neues Projekt auf der Liste. Durch vielfältige Zertifizierungsthemen soll auch hier die Automatisierungslösung Komplexität reduzieren und gleichzeitig die transparente Zusammenarbeit zwischen der Rechtsabteilung, dem Einkauf und der IT erleichtern. Darüber hinaus sollen auch die Bestellanforderungen weiter automatisiert werden.
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