Sunway Customer Story - Elektronischer Rechnungseingang

HERAUSFORDERUNGEN

Mit einer Präsenz an mehr als 50 Standorten weltweit ist die Sunway Group eines der führenden Unternehmen Südostasiens in den Bereichen Immobilien, Bauwesen, Einzelhandel, Gastgewerbe, Freizeit, Gesundheitswesen, Bildung, Finanzund Investitionsdienstleistungen, Fertigung und Baumaterialien. Bei einem derart breit gefächerten Geschäftsfeld ist das Transaktionsvolumen mit schätzungsweise 300.000 Rechnungen pro Jahr enorm. Das Sunway Group Finance Shared Services Centre mit Sitz in Malaysia unterstützt 300 interne Geschäftseinheiten bei ihren Procure-to-Pay- und Finanzabschlussprozessen.

Die Verwaltung dieses Rechnungsvolumens ist schon schwierig genug, aber ein großer Teil der Arbeit wurde weitgehend manuell erledigt, was zu Dateneingabefehlern, fehlenden Dokumenten, langsamen Bearbeitungszeiten und gestressten Mitarbeitenden führte. Noch ärgerlicher war, dass viel Zeit für die Beantwortung von Fragen der Lieferanten zum Rechnungsstatus und für die Nachverfolgung von Zahlungen aufgewendet werden musste.

Sunway beschloss, seine Kreditorenbuchhaltung zu automatisieren, um Papierrechnungen zu eliminieren und die Genehmigungsabläufe zu vereinfachen, um eine schnellere Lieferung und größere Effizienz zu erreichen. Vor allem aber wollte Sunway ein besseres Arbeitsumfeld für seine Mitarbeitenden schaffen und die Lieferanten durch rechtzeitige Zahlungen fair behandeln.

LÖSUNG

Mit dem Ziel, einen vollständig automatisierten Kreditorenbuchhaltungsprozess und die daraus resultierende betriebliche Effizienz zu erreichen, begann Sunway im Jahr 2016 mit der Implementierung der Software für die Kreditorenbuchhaltung von Esker in zwei Sunway-Tochtergesellschaften. Aufbauend auf dem Erfolg der Lösung und den ersten Ergebnissen wurde die Lösung von Esker auf den Rest des Unternehmens ausgeweitet und wird nun von mehr als 80 % der Geschäftseinheiten genutzt, wobei sie problemlos in die ERP-Systeme Oracle JD Edwards und IFCA integriert werden kann.

Heute verarbeitet und archiviert Esker alle Rechnungen digital, wodurch 40 % der Bürofläche, die zuvor für die physische Archivierung von Papierdokumenten benötigt wurde, eingespart werden konnte.

Sunway organisierte einen Workshop, um seine Lieferanten in das Lieferantenportal einzubinden, wo sie nun Rechnungen einreichen, deren Status überprüfen, und bei Bedarf direkt mit den Mitarbeitenden der Rechnungsprüfung von Sunway kommunizieren können.

"Unsere Lieferanten waren dem gesamten Einführungsprozess in das Portal gegenüber sehr aufgeschlossen, und jeder erkannte sofort die Vorteile: Sie werden pünktlich bezahlt, und wir erhalten weniger Anrufe mit Fragen zum Rechnungsstatus."
Alex Hoo | Projektleiter, Digitalisierung der Kreditorenbuchhaltung

ERGEBNISSE

Die anpassbaren Dashboards von Esker bieten Echtzeitdaten und -transparenz, während die mobile Anwendung Esker Anywhere™ die Abläufe mit Genehmigungen von unterwegs aus beschleunigt. Dies ermöglicht Sunway eine bessere Planung und Verwaltung des Arbeitsaufkommens.

Manuelle und sich wiederholende Aufgaben wurden außerdem durch die intelligente Datenerfassung und das 3-Way-Matching von Esker ersetzt. Die Mitarbeitenden der Kreditorenbuchhaltung von Sunway können mehr Zeit auf den Aufbau von Beziehungen zu den Lieferanten verwenden und sich auf höherwertige Aufgaben konzentrieren.

Die Zusammenarbeit und Kommunikation zwischen Mitarbeitenden und Lieferanten hat sich dank der in Esker integrierten Kommunikationswerkzeuge und des Lieferantenportals erheblich verbessert. Durch digitale Workflow-Genehmigungen können auch Beteiligte außerhalb der Finanzabteilung auf alle relevanten Informationen zugreifen.

Ein zusätzlicher, wenn auch nicht greifbarer Vorteil für Sunway zeigte sich während der COVID-19-Pandemie, als Sunway dank der Cloud-Lösung von Esker die Mitarbeitenden problemlos von zu Hause aus arbeiten lassen konnte.