Swinburne University of Technology

HERAUSFORDERUNGEN

Als Institution of Higher Learning (IHL) des 21. Jahrhunderts, die in den Bereichen Technologie, Innovation und Unternehmertum führend ist, hat die Swinburne University of Technology die ehrgeizige Vision, der Prototyp einer neuen und innovativen Universität der nächsten Generation zu werden. Mit ihrer jahrhundertelangen Geschichte, in der sie Studierenden eine qualitativ hochwertige, karriereorientierte Aus- und Weiterbildung bietet, sowie ihren engen Verbindungen zur Industrie und zur Gesellschaft, will sie Menschen und Technologie zusammenbringen, um eine bessere Welt zu schaffen.

Der globale Campus von Swinburne in Sarawak, Malaysia, suchte nach Möglichkeiten, seine Beschaffungs- und Zahlungsvorgänge und dementsprechend auch seine Lieferantenbeziehungen zu verbessern. Viele der Prozesse waren manuell und papierbasiert und wurden durch mehrere Kostenstellen noch komplexer. Die manuelle Genehmigung eines Kaufantrags war zeitaufwändig, ebenso wie die Tatsache, dass jede Position einer Bestellung vom Beschaffungsteam manuell in das System eingegeben werden musste. Die Übermittlung der richtigen Dokumente und Informationen an die richtigen Personen führte zu langen Verzögerungen.

Sobald die Waren oder Dienstleistungen geliefert wurden, wurden Belege und Rechnungen an die vorherigen Dokumente angehängt und an das Finanzteam zur weiteren Bearbeitung weitergeleitet. Das Fehlen einer Nachverfolgung und eines Überblicks über die ausstehenden Rechnungen in diesem Prozess führte zu überfälligen Zahlungen und Unstimmigkeiten. All diese Herausforderungen führten zu einer geringen Zufriedenheit der Lieferanten und einer schlechten Arbeitsmoral innerhalb des P2P-Teams.

LÖSUNG

Swinburne musste ein kollaborativeres Umfeld schaffen, mit dem Ziel, eine durchgängige Transparenz und ein effizient arbeitendes P2P-Team zu schaffen. Die Überarbeitung des P2P-Prozesses, die Swinburne Sarawak anstrebte, bestand in erster Linie in der Automatisierung und Optimierung der Arbeitsabläufe. Die manuelle Abwicklung des Beschaffungsprozesses sollte durch eine Lösung ersetzt werden, die das Auffinden von Unterlagen und den Dokumentenfluss erleichtert und gleichzeitig eine durchgängige Transparenz des Prozesses gewährleistet.

Swinburne Sarawak entschied sich für Esker, weil die Lösung alle Voraussetzungen erfüllte, um die P2P-Prozesse der Universität zu rationalisieren und zu optimieren. Trotz der Schwierigkeiten bei der Implementierung der Lösung während der COVID-19-Pandemie war das Esker-Team in der Lage, während der Implementierung bei Bedarf per Fernzugriff Unterstützung zu leisten. „Das großartige Team von Esker hat die Implementierung der Lösung zusätzlich aufgewertet", so Kok Mei Lan, Assistant Manager, Procurement, FBA bei Swinburne Sarawak

Die Lösung von Esker bietet auch die Möglichkeit, unabhängig von SAP® zu arbeiten. Die Schaffung einer zentralen Anlaufstelle für den gesamten Beschaffungslebenszyklus vereinfacht die Arbeitsabläufe und schafft durch anpassbare Dashboards Transparenz im Prozess. Die frühere manuelle Bearbeitung und Dateneingabe in Excel wurde durch leicht ablesbare Kennzahlen und die Möglichkeit ersetzt, schnell Reports zu erstellen, die genaue Informationen widerspiegeln und die Festlegung von Budgets und Kapazitäten ermöglichen.

„Die Lösung von Esker ist wirklich flexibel und ermöglicht es, den Status von Einkäufen überall und jederzeit über eine einzige Plattform zu überwachen. Die Benutzer können nun die Beschaffung effizient und effektiv abwickeln", so Chua Jia Ni, Biosicherheitsbeauftragter der School of Research (SoR) an der Swinburne Sarawak.

Wir müssen den P2P-Prozess nicht mehr von vorne beginnen, wenn ein Fehler auftritt, wie es bei dem manuellen Prozess der Fall war. Das ist äußerst hilfreich für uns.
Kok Mei Lan | Assistant Manager, Procurement, Finance & Business Analysis (FBA)

ERGEBNISSE

Es dauerte nicht lange, bis Swinburne Sarawak die Vorteile der Einführung der Procure-to-Pay-Lösung von Esker erkannte. Die Implementierung der benutzerfreundlichen Plattform von Esker ermöglichte sofort eine Beschleunigung des P2P-Prozesses und der Rechnungsfreigaben. Dadurch blieb den Mitarbeitern mehr Zeit für die Bearbeitung höherwertiger Aufgaben. Neben der Förderung der internen Zusammenarbeit auf dem Campus haben die Lieferanten von Swinburne Sarawak nun auch die Möglichkeit, Rechnungen einzureichen, ihren Status zu verfolgen und Änderungen an ihrem Lieferantenprofil direkt im Lieferantenportal vorzunehmen.

Die intelligenten Datenerfassungsfunktionen von Esker haben nicht nur zu einer besseren Übersicht über die einzelnen Prozessschritte geführt, sondern die Mitarbeitenden können jetzt auch Reports erstellen, die dann an verschiedene Abteilungen weitergegeben werden können. Der Validierungsprozess wird dadurch beschleunigt, dass alle Belege an einem Ort zur Verfügung stehen und alle Änderungen direkt vorgenommen werden können, ohne dass man wie in der Vergangenheit wieder von vorne beginnen muss.

Dank der Flexibilität der Esker-Lösung und der benutzerfreundlichen Reporterstellung konnten sich die Abteilungsleiter auf Sonderfälle konzentrieren, wodurch der gesamte P2P-Prozess reibungsloser verlief. Die Lösung von Esker erwies sich bei der Einführung der Remote-Arbeit als unentbehrlich, da alle Energie darauf verwendet werden musste, den reibungslosen Betrieb der Universität aufrechtzuerhalten. „Esker hat uns durch eine schwierige Zeit geholfen: Die Cloudbasierte Lösung ermöglichte es uns, nahtlos aus der Ferne zu arbeiten, indem sie sicherstellte, dass wir alle richtigen Tools und Dokumente zur Verfügung hatten, mit denen wir von außerhalb des Büros arbeiten konnten. Die Teammitglieder waren in der Lage, auf einer einzigen Plattform an den Prozessabläufen mitzuarbeiten, was die Dinge einfach, effizient und leicht machte", so Si Yan Eng, Leiter des Labors der Fakultät für Ingenieurwesen, Informatik und Naturwissenschaften (FECS) an der Swinburne Sarawak.