Eurotunnel verarbeitet Lieferantenrechnungen mit doppelter Geschwindigkeit

Feldkirchen und Lyon, 6. Juni 2018 – Esker, ein weltweit führender Anbieter von Lösungen für automatisierte Dokumentenprozesse und Pionier in Sachen Cloud-Computing, hat mit der Eurotunnel Group, einem der führenden europäischen Transportunternehmen, einen neuen Kunden gewonnen. Das Unternehmen automatisiert die Verarbeitung von Lieferantenrechnungen mit einer Esker-Lösung. Dank der cloud-basierten Esker-Lösung für die Kreditorenbuchhaltung verfügen die 15 Unternehmen der Eurotunnel Group nun über eine zentrale Lösung, die in das SAP®-System integriert ist und mehrere Sprachen, Währungen und gesetzliche Vorgaben unterstützt. Dadurch verarbeitet Eurotunnel Lieferantenrechnungen jetzt doppelt so schnell und konnte die Prozesstransparenz und Nachverfolgbarkeit verbessern und die Anzahl der Mahnungen und offenen Rechnungen reduzieren.

Das achtköpfige Buchhaltungsteam von Eurotunnel, das in Frankreich und Großbritannien tätig ist, verarbeitet manuell 60.000 Rechnungen pro Jahr (z. B. für Dienstleistungen, Inventar, Gemeinkosten, Steuern usw.). Aufgrund der verschiedenen Niederlassungen, Sprachen, Währungen und der innergemeinschaftlichen Mehrwertsteuer war der Prozess der Kreditorenbuchhaltung des Unternehmens sehr komplex.

„Wir suchten in erster Linie eine Kreditorenbuchhaltungslösung für alle Tochtergesellschaften, die sich nahtlos in SAP integrieren lässt“, erklärt Audrey Willot, Buchhaltungsleiterin der Eurotunnel Group. „Die cloud-basierte Lösung von Esker bietet uns mehr Flexibilität und unterstützt mehrere Sprachen und internationale Gesetzgebungen. Weitere wichtige Kriterien in unserem Entscheidungsprozess waren die Verarbeitung von Rechnungen mit und ohne Bestellung, die Mobilität und ein effektiver und zuverlässiger Audit-Trail.“

Positive Resonanz von Lieferanten

Bei der Implementierung der Lösung erhielt Eurotunnel positive Reaktionen von seinen Lieferanten. Der automatisierte Rechnungsversand und die automatische Verarbeitung führten zu kürzeren Zahlungszeiten und einer besseren Nachverfolgung. Bisher hatten nur 15 % der Lieferanten ihre Rechnungen im PDF-Format verschickt. Mittlerweile versenden über die Hälfte der Lieferanten ihre Rechnungen elektronisch, und man geht davon aus, dass es in den kommenden Monaten 70 % werden.

„Unsere Lieferanten sind die Hauptakteure in diesem Prozess und haben die Vorteile unseres Automatisierungsprojekts schnell erkannt“, freut sich Willcot. „Neben der schnelleren Bezahlung hat Esker den Informationsaustausch in Echtzeit ermöglicht, was die Rechnungsverarbeitung und unsere Lieferantenbeziehungen erheblich verbessert hat.“

Vorteile der automatisierten Kreditorenbuchhaltung

Die Lösung von Esker wurde innerhalb weniger Monate im gesamten Konzern bereitgestellt und wird von über 600 Eurotunnel-Mitarbeitern genutzt. Sie brachte u. a. folgende Vorteile mit sich:

  • Schnellere Rechnungsbearbeitung: Aufgaben, für die eine Person bisher zwei bis drei Stunden benötigte, werden nun in nur 60 Minuten abgewickelt. 
  • Verbesserte Transparenz und Nachverfolgung: Rechnungsinformationen sind jetzt vollständig sichtbar und für Buchhalter, Antragsteller und Empfänger zugänglich. Das erleichtert die Nachverfolgung bei Abwesenheit eines Teammitglieds.
  •  Automatische Erinnerungen sorgen für eine leichtere Nachverfolgbarkeit von Rechnungen und frühere Rechnungsbegleichung.
  • Verarbeitung zahlreicher Rechnungen (z. B. Dienstleistungen, Inventar, Gemeinkosten, Rechnungen mit und ohne Bestellung usw.)
  • Einhaltung der Vorschriften im Sinne eines zuverlässigen Audit-Trails
  • Überwachung der Teamleistung dank anpassbarer Dashboards und Kennzahlen (z. B. Volumen der verarbeiteten Transaktionen, Anzahl der Rechnungen in der Prüfung, Aufschlüsselung nach Polen usw.)
  • Verbessertes internationales und unternehmensübergreifendes Management
  • Verkürzte Rechnungsfreigabezeiten durch mobile Prüf- und Freigabefunktionen dank der mobilen App Esker Anywhere™

„Unser Kreditorenprozess erfordert viele Freigaben, und dank Esker konnten wir in dieser Hinsicht wichtige Verbesserungen feststellen“, so Willcot. „Jetzt können wir das Rechnungs-Image in Echtzeit mit allen Beteiligten teilen, was den Zeit- und Bearbeitungsaufwand, der bisher für den Umlauf von Rechnungsduplikaten aufgewendet wurde, erheblich reduziert. Unser Prozess ist sowohl für unsere Teams als auch für unsere Lieferanten deutlich flüssiger und transparenter.“

Über die Eurotunnel Group

Die Eurotunnel Group mit Sitz in Paris verwaltet die Infrastruktur des Tunnels zwischen Großbritannien und Frankreich und betreibt den Fahrzeug- und Frachtservice. Eurotunnel unterhält mit dieser Route die schnellste, sicherste und umweltfreundlichste Querung der Straße von Dover. Auf dieser Rollenden Autobahn, der verkehrsreichsten der Welt, werden 25 % des Handels zwischen Großbritannien und Kontinentaleuropa abgewickelt. In 23 Jahren haben fast 400 Mio. Reisende den Tunnel benutzt. Die Eurotunnel Group besitzt über die Tochtergesellschaft Europorte auch ein Schienengüterverkehrsgeschäft, das eine breite Palette integrierter Schienenverkehrsdienstleistungen anbietet und über ihre Tochter ElecLink eine elektrische Verbindungsleitung betreibt.

Über Esker

Weltweit nutzen Unternehmen Lösungen von Esker, um ihre Dokumentenprozesse zu optimieren. Das Esker-Portfolio umfasst Cloud Computing-Lösungen zur Verarbeitung eingehender wie ausgehender Dokumente: Eingangs- und Ausgangsrechnungen, Aufträge und Bestellungen, Mahnungen, Lieferscheine, Lieferavise, Marketingkommunikation usw. Die Esker-Lösungen führen zu reduzierten papierbasierten Prozessen, wodurch Produktivitätszuwächse und Kosteneinsparungen erreicht werden. Mehr als 11.000 Unternehmen und Organisationen weltweit nutzen Esker-Lösungen, darunter BASF, Whirlpool, Lufthansa, Vodafone, Edeka, und ING DiBa.
Esker wurde 1985 in Lyon/Frankreich gegründet und ist gelistet im NYSE Alternext Paris (Code ISIN FR0000035818). Heute verfügt Esker über ein internationales Niederlassungsnetz mit ca. 500 Mitarbeitern, wobei sich der deutsche Sitz in Feldkirchen / München befindet. Im Jahr 2017 betrug der weltweite Umsatz ca. 76,1 Mio. Euro. Weitere Informationen zu Esker unter www.esker.de und www.esker.com. Esker auf Twitter: twitter.com/esker_germany; Esker-Blog: blog.esker.de

 

https://www.esker.de/sites/default/files/press_releases/2018_06_06_ap_eurotunnel_ge.pdf
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