Von null auf 65 % elektronische Rechnungen

Esker, ein weltweit führender Anbieter von auf künstlicher Intelligenz basierenden Lösungen für automatisierte Dokumentenprozesse und Pionier in Sachen Cloud-Computing, arbeitet jetzt mit Hays zusammen. Der weltweit führende Personalvermittler für qualifizierte, professionelle und gut ausgebildete Arbeitnehmer, automatisiert seine Prozesse in der Debitorenbuchhaltung in Frankreich ab sofort mit der cloud-basierten Esker-Lösung für die Debitorenbuchhaltung. Durch die Lösung kann Hays den kompletten Versand aller Kundenrechnungen automatisieren. 65 % sind nun elektronische und 35 % Papierrechnungen. 

Zuvor hatte das Unternehmen rund 35.000 Kundenrechnungen pro Jahr von Hand verarbeitet. Das führte oft zu Fehlsendungen, Verzögerungen (von bis zu einer Woche) beim Versand und fehlender Nachverfolgbarkeit und Transparenz. Die Automatisierung der Prozesse in der Debitorenbuchhaltung war unabdingbar für das Unternehmenswachstum und das globale Automatisierungsprojekt. So konnte die Produktivität der 650 Mitarbeiter in 21 Niederlassungen deutlich gesteigert werden.

Die Implementierung der Esker-Lösung nahm lediglich zwei Monate in Anspruch. Sie ließ sich nahtlos in das Microsoft Dynamics™ Navision-ERP-System von Hays integrieren. So konnte das Unternehmen folgende Vorteile erzielen: 

• Umstellung von 65 % aller Rechnungen auf E-Rechnungsstellung nach einer Aufklärungskampagne für Kunden
• Outsourcing des Versands von Kundenrechnungen, Zahlungserinnerungen und Einschreiben über die Esker-Mail-Services für Kunden, die noch nicht auf elektronische Rechnungen umgestellt haben

„Wir können unsere Rechnungen nun quasi sofort verschicken und haben durch die Abschaffung der manuellen Bearbeitung zwei volle Tage an Zeit gespart“, freut sich Marie Rousseau, Invoice Product Owner Sales Admin bei Hays. „Wir sind deutlich produktiver und können uns wieder auf Aufgaben mit einem höherem Mehrwert konzentrieren. Die Mitarbeiter sind begeistert. Die Esker-Lösung hat es ihnen sehr angetan.“

Vorteile der automatisierten Debitorenbuchhaltung

Dank Esker konnte Hays viele Vorteile erzielen, darunter:

• Schnellerer Versand: Rechnungen und Zahlungserinnerungen werden sowohl in Papierform als auch elektronisch sofort versendet. Bisher dauerte dies eine Woche.
• Abschaffung zeitaufwändiger manueller Aufgaben
• Verbessere Nachverfolgbarkeit und Transparenz für verschickte Rechnungen
• Ressourcenfreisetzung in der Buchhaltung, sodass mehr Zeit für Aufgaben mit einem höheren Mehrwert bleibt
• Bessere Handhabung des höheren Rechnungsaufkommens
• Höhere Kundenzufriedenheit auch dank des Web-Portals, in dem Kunden jederzeit auf ihre Rechnungen zugreifen können

Über Hays

Hays ist ein weltweit führender Personalvermittler mit fast 11.000 Mitarbeitern in 257 Niederlassungen in 33 Ländern und 20 Abteilungen. Jedes Jahr rekrutiert Hays rund 77.000 Bewerber und 244.000 Zeitarbeitskräfte für Tausende von Unternehmen aus dem privaten und öffentlichen Sektor für Festanstellungen, Vertragsrollen und Zeitarbeitsplätze. Hays France & Luxembourg beschäftigt mehr als 650 Mitarbeiter in 21 Niederlassungen und ist auf 25 Branchen und Unternehmensbereiche spezialisiert.

Über Esker

Weltweit nutzen Unternehmen Lösungen von Esker, um ihre Dokumentenprozesse zu optimieren. Das Esker-Portfolio umfasst Cloud Computing-Lösungen zur Verarbeitung eingehender wie ausgehender Dokumente: Eingangs- und Ausgangsrechnungen, Aufträge und Bestellungen, Mahnungen, Lieferscheine, Lieferavise, Marketingkommunikation usw. Die Esker-Lösungen führen zu reduzierten papierbasierten Prozessen, wodurch Produktivitätszuwächse und Kosteneinsparungen erreicht werden. Mehr als 11.000 Unternehmen und Organisationen weltweit nutzen Esker-Lösungen, darunter BASF, Whirlpool, Lufthansa, Vodafone, Edeka, und ING DiBa.

Esker wurde 1985 in Lyon/Frankreich gegründet und ist gelistet im NYSE Alternext Paris (Code ISIN FR0000035818). Heute verfügt Esker über ein internationales Niederlassungsnetz mit ca. 540 Mitarbeitern, wobei sich der deutsche Sitz in Feldkirchen / München befindet. Im Jahr 2017 betrug der weltweite Umsatz ca. 76,1 Mio. Euro.