MISUMI Europa GmbH - Customer Story

HERAUSFORDERUNGEN

Die MISUMI Europa GmbH ist ein globaler Hersteller und Vertreiber industrieller Lieferteile mit einem weltweiten Ingenieurs- und Supply-Chain-Service. Zu diesen Produkten gehören die Eigenmarke der MISUMI Europa GmbH sowie mehr als 900 Fremdmarken. Insgesamt sind das 20 Millionen Komponenten mit den dazugehörigen CAD-Daten, die von dem Unternehmen als zentrale Anlaufstelle angeboten werden.

Die Herausforderungen des Unternehmens teilen sich in zwei Bereiche auf: Zunächst hatte die MISUMI Europa GmbH bereits eine Software-Lösung für die Kreditorenbuchhaltung im Einsatz. Jedoch haben einerseits die Schnittstellen zu MISUMIs ERP nicht funktioniert und relevante Daten konnten nicht übertragen werden, zum anderen wies die Software eine umständliche und komplizierte Nutzeroberfläche auf, was zu einer geringen Akzeptanz der User führte. Als zusätzliche Herausforderung hat die Anzahl der Intercompany-Rechnungen drastisch zugenommen, was das Buchhaltungsteam nicht erwartet hatte. Hierbei ist die Rede von bis zu 1.400 Intercompany-Rechnungen, die bis zu 2.500 Line Items pro Rechnung aufweisen – ein Unterfangen, das viel Zeit und manuellen Arbeitsaufwand mit sich brachte

Isabel Steidle, Accounting Director bei der MISUMI Europa GmbH stand schlussendlich vor der Frage, ob sie ihr Team um weitere Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter ergänzen sollte, um den erhöhten Workload aufzufangen, oder ob sie den Schritt in Richtung Digitalisierung gehen und Rechnungseingangsprozesse automatisieren sollte.

LÖSUNG

Durch den Einsatz der Automatisierungslösung von Esker hat die MISUMI Europa GmbH die manuelle Verarbeitung der Eingangsrechnungen, inklusive der aufwändig zu bearbeitenden Intercompany-Rechnungen, digitalisiert und so seine Prozesse im Rechnungseingang bzw. in der Kreditorenbuchhaltung optimiert.

Innerhalb des genutzten SAP® ist die Anzahl der Line Items pro Rechnung jedoch auf 999 Stück begrenzt, was den Anforderungen der Intercompany-Rechnungen, welche bis zu 2.500 Line Items mit individueller Bestellnummer innehaben, nicht gerecht wurde. Dies war eine Herausforderung bei der Implementierung der Software-Lösung, die jedoch durch eine Individualisierung der Software gemeistert wurde. Zudem wurde während der Implementierung viel Zeit für das Testen der Software investiert.

Das Team bei der MISUMI Europa GmbH, bestehend aus 4 Mitarbeitenden, die sich mit der Bearbeitung von Rechnungen mit Bestellbezug (PO-Rechnungen) beschäftigen und 2 Stammbuchhaltern, die sich um die Bearbeitung der Rechnungen ohne Bestellbezug (Non-PO-Rechnungen) kümmern, kommunizierte sehr offen mit dem internationalen Projektteam von Esker und es wurden stets Lösungen zu individuellen Aufgabenstellungen gefunden. „Während der Implementierungsphase hat unser Team hervorragend mit dem Team von Esker harmoniert“, erklärt Isabel Steidle, Accounting Director bei der MISUMI Europa GmbH.

„Gerade in den wichtigsten Phasen der Implementierung hat unser Team hervorragend mit dem Team von Esker harmoniert.“
Isabel Steidle | Accounting Director bei der MISUMI Europa GmbH

ERGEBNISSE

Nachdem die Software-Lösung von Esker vollständig implementiert und einsatzbereit ist, kann das Unternehmen heute bereits bis zu 3.000 Rechnungen im Monat verarbeiten. Als Teil davon ist die automatisierte Verarbeitung der langen und komplexen Intercompany-Rechnungen ein großer Erfolg, der nicht nur die ressourcenschonende Rechnungsverarbeitung realisiert, sondern bei den Mitarbeitenden auch zu deutlich weniger manuellen und monotonen Arbeiten führt. Daraus resultierend hat das Team nun deutlich mehr Zeit für analytische Arbeiten und Prozessverbesserungen, was vom Team ebenfalls als wertschöpfender und zufriedenstellender empfunden wird.

Isabel Steidle berichtet, dass auch außerhalb ihrer Abteilung positives Feedback zur Esker-Lösung gegeben wird, etwa von den Verantwortlichen für Rechnungsfreigaben. Sie erläutern, dass der gesamte Prozess nun sichtbar einfacher und schneller vonstattengeht, sie die Rechnung sowie die geplante Verbuchung auf einen Blick sehen und im Allgemeinen eine enorme Zeitersparnis entstanden ist.

Aufgrund dieser Ergebnisse möchte Isable Steidle die Lösung für den automatisierten Rechnungseingang nun auch unternehmensintern bekannt machen, um eine Implementierung an weiteren Standorten der MISUMI Europa GmbH zu ermöglichen und hierbei von Synergieeffekten zu profitieren.

„Letztendlich sind unternehmerische Prozesse immer individuell und ich bin froh, dass wir das Projekt mit Esker und seinem internationalen Projektteam umsetzen konnten.“
Isabel Steidle | Accounting Director bei der MISUMI Europa GmbH