Elektronische Rechnungsstellung in Spanien

Wie Sie sich bestmöglich auf das kommende B2B-Mandat vorbereiten

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Verpflichtende elektronische Rechnungsstellung
für alle B2B-Transaktionen

Das spanische Gesetz 18/2022, besser bekannt als das "Crea y Crece"-Gesetz, wurde am
28. September 2022 verabschiedet. Es soll das Wachstum von Unternehmen und den Weg in die Selbstständigkeit im Land fördern, indem es einige regulatorische und prozeduale Verbesserungen einführt. Ein zentraler Punkt der Reformen ist die Verpflichtung für alle Unternehmensinhabenden und Selbstständige, elektronische Rechnungen auszustellen, zu versenden und empfangen zu können. Das soll die Vereinfachung der Rechnungsstellung ermöglichen und die Zeit und den Aufwand reduzieren, die für die manuelle Verarbeitung nötig sind. 

Das Gesetz Crea y Crece verfolgt vier Hauptziele:

  • Kampf gegen unternehmsseitige Gesetzesverstöße & Prävention von Zahlungsverzögerungen
  • Fördern von Unternehmensgründungen
  • Fördern neuer Finanzierungsinstrumente für Unternehmen
  • Vereinfachen der juristischen Verfahren

Zeitplan der Implementierung

Diese Verpflichtung zur elektronischen Rechnungsstellung für B2B-Transaktionen wird schrittweise und je nach Unternehmensgröße, innerhalb eines Jahres nach Veröffentlichung des endgültigen Gesetzes und der aktualisierten Verordnung (voraussichtlich 2023 oder Anfang 2024) in Kraft treten. Ab Januar 2025 müssen alle Geschäftsinhaber und Unternehmen mit einem Jahresumsatz von mehr als acht Millionen Euro in der Lage sein, elektronische Rechnungen auszustellen, zu versenden und zu empfangen.

Technische Anforderungen für die verpflichtende elektronische Rechnungsstellung

Bis zur Veröffentlichung der aktualisierten Verordnung sieht der Entwurf der technischen Vorgaben folgende Anforderungen vor:

  • Verpflichtung zum Versand und Empfang elektronischer Rechnungen an andere und von anderen Unternehmen
  • Bereitstellung von Informationen über den Status und die Zahlung von Rechnungen
  • Aufrechterhaltung des Zugangs zu elektronischen Rechnungen für die Empfänger für vier Jahre. Wenn die Empfänger nicht mehr Kunden der ausstellenden Unternehmen sind, muss der Zugang für weitere drei Jahre nach Beendigung des Vertrags gewährt werden.

Diese Änderungen im Jahr 2025 bedeuten, dass spanische Unternehmen ihren inländischen B2B-Kunden keine PDF-Rechnungen mehr schicken können, sondern über öffentliche oder zertifizierte private E-Rechnungssysteme kommunizieren müssen. Im ersten Jahr des Mandats muss den elektronischen Rechnungen eine lesbare Version der Rechnung im PDF-Format beigefügt werden, damit sie auch von Unternehmen und Freiberuflern gelesen werden können, die noch keine elektronischen Rechnungen ausstellen.

Die technischen Spezifikationen des Gesetzes werden anhand der folgenden Konzepte entwickelt:

  • Zahlungsbezogene Rechnungsanforderungen & -informationen

    E-Rechnungen müssen in einem freigegebenen strukturierten Format (EDIFACT, UBL, CII, etc.) ausgestellt werden. Ihre Richtigkeit und Echtheit wird durch eine erweiterte elektronische Signatur garantiert. Die Empfänger der Rechnungen müssen ihren Geschäftspartnern und dem öffentlichen
    E-Rechnungsportal Informationen bereitstellen, um Zahlungsverzögerungen zu verhindern.

  • Frei zugängliche Verbindung & Interoperabilität

    E-Rechnungsanbieter müssen sicherstellen, dass eine frei zugängliche Verbindung und Interoperabilität zwischen allen Parteien gegeben ist. Empfänger dürfen den Rechnungsaussteller nicht zwingen, eine bestimmte Lösung zu verwenden. Das Verfahren zur Akkreditierung der Verbindung und Interoperabilität wird durch Vorschriften festgelegt.

 

 

Bereiten Sie Ihr Unternehmen
auf die E-Rechnung in B2B vor

Das Crea y Crece-Gesetz bedeutet für Unternehmen einen redikalen Wandel. Da die finalen Details der Landesgesetze kurz vor Veröffentlichung stehen, ist es ratsam, jetzt mit der Umstellung zu beginnen, um nicht ins Hintertreffen zu geraten. Hier listen wir einige hilfreiche Tipps auf, mit denen Sie bereits jetzt beginnen können, um sicherzustellen, dass Ihr Unternehmen für 2024 und darüber hinaus gerüstet ist!

  • Untersuchen Sie die Auswirkungen auf Ihre IT-Systeme

    Verwenden Sie die verpflichtend aufgeführten Rechnungsdaten sicher in allen Transaktionen (national und international, B2B, B2G und B2C, einschließlich Umsatzsteuererklärungen). Achten Sie darauf, wenn Sie Ihre Plattform für das Versenden und Empfangen von Rechnungen auswählen.

  • Pflegen Sie gute Beziehungen

    Überprüfen Sie die Beziehungen zu den Steuerbehörden, Ihren Kunden (die für die Zahlung von Ihnen erwarten, dass Sie sich an die Vorschriften halten) und Ihren Lieferanten (die wissen, dass Sie die Rechnung erhalten haben und pünktliche Zahlungen erwarten).

  • Vermeiden Sie Engpässe

    Informieren Sie sich und stellen Sie sicher, dass Sie auf dem neuesten Stand bezüglich der aktuellen Reformupdates und vorhandenen Lösungen sind! Warten Sie nicht, bis das Gesetz erlassen ist oder bis Technologieanbieter von Anfragen überflutet werden. Prüfen Sie die Umsetzung der Lösung und die Schulung der Benutzerinnen und koordinieren Sie Ihr Projekt sorgfältig intern.

  • Zentralisieren Sie Informationen auf einer Plattform

    Der einfachste Weg, sich auf das Jahr 2025 vorzubereiten, führt über eine einzige Umgebung. Vorschriften, Technologie und Anforderungen entwickeln sich weiter. Verwalten Sie alle Ihre E-Rechnungstransaktionen, aktuelle und zukünftige, B2B, B2G oder B2C, national oder international, von einer einzigen Plattform aus.

  • Vermeiden Sie Strafen

    Die Nichteinhaltung der Vorgaben zur E-Rechnung kann zu einer Strafe von bis zu 10.000 € führen. Öffentliche Dienstleistungsunternehmen und andere mit hohem Rechnungsvolumen werden bestraft, wenn sie den in Artikel 2.1 des spanischen Gesetzes 56/2007 über Maßnahmen zur Förderung der Informationsgesellschaft beschriebenen Verpflichtungen nicht nachkommen.

Warum Esker?

  • Ein Marktführer auf dem spanischen Rechnungsmarkt und international vertreten durch 15 Tochtergesellschaften
  • Weltweit führend in Automatisierungslösungen für Source-to-Pay und Order-to-Cash, die Unternehmen bei der Digitalisierung ihrer Rechnungsverarbeitungsprozesse, sowohl für eingehende als auch ausgehende Rechnungen, unterstützen.
  • 39-jähriges Bestehen und über 20 Jahre Erfahrung im Bereich Cloud-Lösungen
  • Globale Compliance in über 60 Ländern
  • Eine einzige Plattform für alle Prozesse, die nationalen und internationalen Vorschriften entspricht, einschließlich aktueller und zukünftiger gesetzlicher Aktualisierungen
  • Plattform-Zertifizierung ISO 27001 (eine Voraussetzung für den Status 'zertifizertes E-Rechnungssystem' in Spanien)
  • Aktives Mitglied im Konsortium der Technologieunternehmen (CONETIC) sowie in anderen Arbeitsgruppen zu spanischen Vorschriften
  • Aktive Teilnahme an Arbeitsgruppen, die aktuelle Themen verfolgen und Einfluss auf das spanische Ministerium für Wirtschaft und digitale Transformation haben, um die Übergangsphase für unsere Kunden zu erleichtern
  • Aktives Mitglied in internationalen und europäischen Foren zu Vorschriften im Bereich elektronische Rechnung (EESPA, PEPPOL, etc.)
  • Lösungen, die mit verschiedenen Regierungsplattformen (FACe für B2B- und B2G-Transaktionen in Spanien, Chorus Pro in Frankreich, SDI in Italien usw.), privaten Portalen (Ariba, Coupa usw.) und Interoperabilitätsnetzwerken, wie PEPPOL, synchronisiert sind
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