E-Rechnung Deutschland: B2B Pflicht & Erstellung
Die Anforderungen für die Nutzung elektronischer Rechnungen im B2B- und B2G-Bereich.
Pflicht zur elektronischen Rechnung im B2B ab 2025
Am 22. März 2024 hat das Wachstumschancengesetz den Bundesrat passiert. Teil dieses umfassenden Gesetzespaketes ist die Einführung einer flächendeckenden Pflicht zur Nutzung elektronischer Rechnungsstellung für B2B-Transaktionen in Deutschland.
In mehreren Stufen soll der Abschied von der Papierrechnung bis 2028 vollzogen und der Austausch von strukturierten, elektronischen Rechnungen zwischen Unternehmen vollständig umgestellt werden.
Damit geht Deutschland einen großen Schritt in Richtung Digitalisierung. Durch die vollständig elektronisch abgewickelte Rechnungsstellung wird zudem mit Steuermehreinnahmen in Milliardenhöhe gerechnet, da die Umgehung von Umsatzsteuerpflichten deutlich schwieriger wird - die elektronische Rechnung bringt Vorteile für alle!
Der Zeitplan für die Umsetzung der E-Rechnung in Deutschland
Der Zeitplan für die verpflichtende Einführung der elektronischen Rechnungsstellung in Deutschland ist wie folgt festgelegt:
- Januar 2025
Alle Unternehmen müssen in der Lage sein, elektronische Rechnungen nach EN19631 zu empfangen. - Januar 2027
Verpflichtung zum Versand von elektronischen Rechnungen für Unternehmen mit mehr als 800.000 € Jahresumsatz. - Januar 2028
Verpflichtung zum Versand von elektronischen Rechnungen für Unternehmen mit weniger als 800.000 € Jahresumsatz.
E-invoicing & e-reporting
So funktioniert die E-Rechnung im B2B
Der Austausch von strukturierten, elektronischen Rechnungen soll zukünftig vor allem mit den Formaten XRechnung und ZUGFeRD erfolgen. Weitere Formate, die die Spezifikationen der EN16931 erfüllen, sind ebenfalls werden. Ebenso können andere strukturierte Formate (z .B. EDIFACT) genutzt werden, solange im Format ein EN16931-konformer Datensatz enthalten ist.
Der Einsatz einer zentralen Plattform ist (im Gegensatz zu Frankreich oder Italien) bisher nicht vorgesehen. Der Versand kann problemlos über privatwirtschaftliche Provider erfolgen. Bestehende Netzwerke, wie z. B. PEPPOL, können ebenso als Übertragungsweg genutzt werden wie die E-Mail.
Bestehende EDI-Verbindungen, die den neuen Anforderungen nicht entsprechen, dürfen noch bis einschließlich 31. Dezember 2027 weiter genutzt werden.
Ausnahmen von der Pflicht zur elektronischen Rechnungsstellung gelten für Rechnungen unter 250 €, für Fahrausweise und generell für Rechnungen, die an Verbraucher ausgestellt werden (B2C).
Bereiten Sie Ihr Unternehmen auf die E-Rechnung vor
Eine rechtzeitige Vorbereitung erspart Unannehmlichkeiten - seien Sie rechtzeitig bereit für die Erstellung elektronischer Rechnungen! Neben drohenden Strafen besteht vor allem die Gefahr, die Beziehungen zu Ihren Geschäftspartnern zu belasten, wenn Sie die gesetzlichen Verpflichtungen nicht rechtzeitig umsetzen.
Folgende Aspekte sollten Sie für die Umsetzung der E-Rechnungspflicht vor allem beachten:
Antizipieren Sie die Auswirkungen auf Ihre IT-Systeme
Prüfen Sie die Auswirkungen des Datenaustauschs mit den Steuerbehörden (elektronische Rechnungsstellung im Inland B2B, internationale B2B- und B2C-Rechnungen) auf Ihre IT-Landschaft. Wählen Sie Plattformen und Provider für das E-Invoicing sorgfältig aus.
Optimieren Sie Ihren derzeitigen Austausch von Rechnungen
Betrachten Sie bei der Lösungsauswahl nicht nur die aktuellen, sondern auch mögliche zukünftigen Anforderungen, einschließlich des nationalen B2B-Austauschs und des weltweiten Versands von Rechnungen (sowohl in Papier- als auch in E-Rechnungsformaten).
Vermeiden Sie Engpässe
Alle haben dieselben Fristen einzuhalten und müssen die Verpflichtungen rechtzeitig umsetzen. Vergewissern Sie sich, dass Sie über die neuesten Regelungen und bestehenden Lösungen auf dem Laufenden sind. Planen Sie die Implementierung der Lösung und die Schulung der Benutzer ein, um die Erstellung und den Versand elektronischer Rechnungen sicherzustellen.
Pflegen Sie gute Beziehungen
Überwachen und pflegen Sie die Beziehungen zu den Steuerbehörden, Ihren Kunden und den Rechnungsempfängern. Ein rechtzeitiger Austausch mit Ihren Geschäftspartnern kann viele Dinge erleichtern!
Die E-Rechnung an öffentliche Auftraggeber (B2G E-Invoicing)
Seit dem 27. November 2020 müssen alle Rechnungen an öffentliche Auftraggeber des Bundes in elektronischem Format erstellt und gesendet werden. Auf Länderebene müssen öffentliche Auftraggeber seit April 2020 in der Lage sein, elektronische Rechnungen empfangen und verarbeiten zu können.
Die elektronischen Rechnungen und deren Versand müssen den gesetzlichen Anforderungen entsprechen. Auf Bundes- und Länderebene gibt es viele Gemeinsamkeiten, aber auch Unterschiede. Grundsätzlich müssen die elektronischen Rechnungen bestimmte Anforderungen erfüllen, um anerkannt zu werden. Dazu werden bestimmte Formate genutzt, die der europäischen Norm EN 16931 entsprechen. In Deutschland sind das die XRechnung und ZUGFeRD. Damit die Rechnung ihren Empfänger findet, muss eine sogenannte Leitwege-ID enthalten sein.
Bundesebene
Der Bund stellt zwei Plattformen zur Verfügung, an die die elektronischen Rechnungen gesendet werden müssen (ZRE und OZG-RE). Unternehmen haben verschiedene Möglichkeiten, ihre Rechnungen einzureichen. Eine Möglichkeit ist die Einreichung über PEPPOL, einem Netzwerk für den Rechnungsdatenaustausch in Europa und Asien.
Bundesländer
Jedes Bundesland entscheidet selbst, welche Übertragungsverfahren es zulässt. Die meisten Bundesländer lassen die Einreichung über PEPPOL zu. Die Nutzung ist bzw. wird in folgenden Bundesländern verpflichtend:
- Baden-Württemberg
- Bremen
- Hamburg
- Hessen (ab 18.4.2024)
- Mecklenburg-Vorpommern
- Rheinland-Pfalz (ab 1.4.2025)
- Saarland
Wie unterstützt Esker beim E-Invoicing in Deutschland?
- Esker ist ein etablierter E-Invoicing-Provider und international mit 15 Tochtergesellschaften vertreten
- Weltweit führender Anbieter von automatisierten Source-to-Pay- und Order-to-Cash-Lösungen, der Unternehmen bei der Digitalisierung ihrer Rechnungsbearbeitung unterstützt, sowohl bei eingehenden als auch bei ausgehenden Rechnungen
- 39 Jahre Erfahrung, davon über 20 Jahre mit Schwerpunkt auf Cloud-Lösungen
- Globale Compliance in über 60 Ländern
- ISO 27001-Zertifizierung der Plattform
- Umfassende Erfahrung bei der Umsetzung von XRechnung und ZUGFeRD aus zahlreichen Kundenprojekten
- Esker ist Mitglied in den wichtigsten Organisationen in Sachen E-Rechnung (VeR, GENA)
- Die Esker-Lösungen verfügen über Anbindungen an alle relevanten (E-Invoicing-)Plattformen, Esker ist PEPPOL Access Point
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