E-Rechnung Deutschland

Die Verpflichtungen für die Nutzung der E-Rechnung in B2B und B2G

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Pflicht zur E-Rechnung im B2B

Am 22. März 2024 hat das Wachstumschancengesetz den Bundesrat passiert. Teil dieses umfassenden Gesetzespaketes ist die Einführung einer flächendeckenden Verpflichtung zur Nutzung der E-Rechnung für B2B-Transaktionen in Deutschland.

In mehreren Stufen soll der Abschied von der Papierrechnung bis 2028 vollzogen und der Rechnungsaustausch zwischen Unternehmen vollständig auf die E-Rechnung umgestellt werden.

Damit geht Deutschland einen großen Schritt in Richtung Digitalisierung. Durch den vollständig elektronisch abgewickelten Rechnungsverkehr wird zudem mit Steuermehreinnahmen in Milliardenhöhe gerechnet, da die Umgehung von Umsatzsteuerpflichten deutlich schwieriger wird - die E-Rechnung bringt Vorteile für alle!

 

Der Zeitplan für die Umsetzung der E-Rechnung in Deutschland

Der Zeitplan für die verpflichtende Einführung der E-Rechnung in Deutschland ist wie folgt festgelegt:​

  • ​ Januar 2025
    ​Alle Unternehmen müssen in der Lage sein, elektronische Rechnungen nach EN19631 zu empfangen​.
  • ​ Januar 2027
    ​Verpflichtung zum Versand von elektronischen Rechnungen für Unternehmen mit mehr als ​ 800.000 € Jahresumsatz​.
  • ​ Januar 2028
    ​Verpflichtung zum Versand von elektronischen Rechnungen für Unternehmen mit weniger als ​ 800.000 € Jahresumsatz.

 

 

 

 

E-invoicing & e-reporting

So funktioniert die E-Rechnung im B2B

Der Austausch von E-Rechnungen soll zukünftig vor allem mit den Formaten XRechnung und ZUGFeRD erfolgen. Weitere Formate, die die Spezifikationen der EN16931 erfüllen, könnten ebenfalls zugelassen werden. ​

Der Einsatz einer zentralen Plattform ist (im Gegensatz zu Frankreich oder Italien) bisher nicht vorgesehen. Der Versand kann daher problemlos über privatwirtschaftliche Provider erfolgen. ​

​Bestehende EDI-Verbindungen, die den neuen Anforderungen nicht entsprechen, dürfen noch bis einschließlich 31. Dezember 2027 weiter genutzt werden.​

Ausnahmen von der E-Rechnungspflicht gelten für Rechnungen unter 250 €, für Fahrausweise und generell für Rechnungen, die an Verbraucher ausgestellt werden (B2C).​

Bereiten Sie Ihr Unternehmen auf die E-Rechnung vor

Eine rechtzeitige Vorbereitung erspart Unannehmlichkeiten - seien Sie rechtzeitig bereit für die E-Rechnung! Neben drohenden Strafen besteht vor allem die Gefahr, die Beziehungen zu Ihren Geschäftspartnern zu belasten, wenn Sie die gesetzlichen Verpflichtungen nicht rechtzeitig umsetzen.

Folgende Aspekte sollten Sie für die Umsetzung der E-Rechnungspflicht vor allem beachten:


  • Antizipieren Sie die Auswirkungen auf Ihre IT-Systeme​

    Prüfen Sie die Auswirkungen des Datenaustauschs mit den Steuerbehörden (elektronische Rechnungsstellung im Inland B2B, internationale B2B- und B2C-Rechnungen) auf Ihre IT-Landschaft. Wählen Sie Plattformen und Provider für das E-Invoicing sorgfältig aus.​


  • Optimieren Sie Ihren derzeitigen Austausch von Rechnungen​

    Betrachten Sie bei der Lösungsauswahl nicht nur die aktuellen, sondern auch mögliche zukünftigen Anforderungen, einschließlich des nationalen B2B-Austauschs und des weltweiten Versands von Rechnungen (sowohl in Papier- als auch in E-Rechnungsformaten).​


  • Vermeiden Sie Engpässe​​

    Alle haben dieselben Fristen einzuhalten und müssen die Verpflichtungen rechtzeitig umsetzen. Vergewissern Sie sich, dass Sie über die neuesten Regelungen und bestehenden Lösungen auf dem Laufenden sind. Planen Sie die Implementierung der Lösung und die Schulung der Benutzer ein und koordinieren Sie Ihr Projekt intern sorgfältig.​


  • Pflegen Sie gute Beziehungen​

    Überwachen und pflegen Sie die Beziehungen zu den Steuerbehörden, Ihren Kunden und Ihren Lieferanten. Ein rechtzeitiger Austausch mit Ihren Geschäftspartnern kann viele Dinge erleichtern!​

Die E-Rechnung an öffentliche Auftraggeber (B2G E-Invoicing)

Seit dem 27. November 2020 müssen alle Rechnungen an öffentliche Auftraggeber des Bundes im elektronischen Format erfolgen. Auf Länderebene müssen öffentliche Auftraggeber seit April 2020 in der Lage sein, elektronische Rechnungen empfangen und verarbeiten zu können.

Die elektronischen Rechnungen und deren Versand müssen den gesetzlichen Anforderungen entsprechen. Auf Bundes- und Länderebene gibt es viele Gemeinsamkeiten, aber auch Unterschiede. Grundsätzlich müssen die E-Rechnungen bestimmte Anforderungen erfüllen, um anerkannt zu werden. Dazu werden bestimmte Formate genutzt, die der europäischen Norm EN 16931 entsprechen. In Deutschland sind das die XRechnung und ZUGFeRD. Damit die Rechnung ihren Empfänger findet, muss eine sogenannte Leitwege-ID enthalten sein.

Bundesebene

Der Bund stellt zwei Plattformen zur Verfügung, an die die elektronischen Rechnungen gesendet werden müssen (ZRE und OZG-RE). Unternehmen haben verschiedene Möglichkeiten, ihre Rechnungen einzureichen. Eine Möglichkeit ist die Einreichung über PEPPOL, einem Netzwerk für den Rechnungsdatenaustausch in Europa und Asien.

Bundesländer

Jedes Bundesland entscheidet selbst, welche Übertragungsverfahren es zulässt. Die meisten Bundesländer lassen die Einreichung über PEPPOL zu. Die Nutzung ist bzw. wird in folgenden Bundesländern verpflichtend:

  • Baden-Württemberg
  • Bremen
  • Hamburg
  • Hessen (ab 18.4.2024)
  • Mecklenburg-Vorpommern
  • Rheinland-Pfalz (ab 1.4.2025)
  • Saarland

Wie unterstützt Esker beim E-Invoicing in Deutschland?

  • Esker ist ein etablierter E-Invoicing-Provider und international mit 15 Tochtergesellschaften vertreten
  • Weltweit führender Anbieter von automatisierten Source-to-Pay- und Order-to-Cash-Lösungen, der Unternehmen bei der Digitalisierung ihrer Rechnungsbearbeitung unterstützt, sowohl bei eingehenden als auch bei ausgehenden Rechnungen
  • 39 Jahre Erfahrung, davon über 20 Jahre mit Schwerpunkt auf Cloud-Lösungen
  • Globale Compliance in über 60 Ländern
  • ISO 27001-Zertifizierung der Plattform
  • Umfassende Erfahrung bei der Umsetzung von XRechnung und ZUGFeRD aus zahlreichen Kundenprojekten
  • Esker ist Mitglied in den wichtigsten Organisationen in Sachen E-Rechnung (VeR, GENA)
  • Die Esker-Lösungen verfügen über Anbindungen an alle relevanten (E-Invoicing-)Plattformen, Esker ist PEPPOL Access Point

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