Rechnungseingang digitalisieren

Software für den elektronischen Rechnungseingang

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Rechnungseingang digitalisieren: Die Vorteile einer KI-basierten Lösung

Eine authentische digitale Transformation des Rechnungseingangs wird durch KI-basierte Software-Lösungen geschaffen. Eine digitale Rechnungsverarbeitung eliminiert die lästige manuelle Bearbeitung von Eingangsrechnungen. Dies geschieht durch intelligente Datenerfassung, vollautomatisierte Verarbeitung und elektronische Workflow-Funktionen.

Ehemals analoge Rechnungen werden digitalisiert und GOBD-konform verarbeitet und der Cashflow wird gestärkt.

  • Zufriedenere Mitarbeitende und Lieferanten
  • Maximierte Kontrolle und Sichtbarkeit der Prozesse
  • Skonti realisieren und Kosten sparen
  • Minimierte Abstimmungs- und Zahlungszyklen
Die Grafik zeigt das Dashboard der Software-Lösung für den digitalisierten Rechnungseingang von Esker.
 

Esker hat es uns ermöglicht, den aktiven Rechnungszyklus einfacher und effizienter zu organisieren. Heute können wir eine große Anzahl von Rechnungen viel schneller verwalten als zuvor.”

Gianpiero Nese, CFO, The Space Cinema

Customer story

Wie der elektronische Rechnungseingang
Finanzteams entlastet

Die Software-Lösung für den digitalen Rechnungseingang ermöglicht es ihnen, effizienter zu arbeiten und sich auf wertschöpfende Tätigkeiten zu konzentrieren.

 

Moderne Features bieten etwa die erstmalige Rechnungserkennung, maschinelles Lernen und Teaching. Sie helfen den Kreditorenbuchhaltungen in vielen Belangen und sind nur einige der Vorteile der Automatisierung des S2P-Zyklus (Source-to-Pay).


  • Steigerung der Effizienz der Kreditorenbuchhaltung

    Multi-Channel-Lösung

    Digitalisieren Sie den Rechnungseingang, können Sie Eingangsrechnungen in jedem Format und über jeden Eingangskanal digital verarbeiten. Dies ist unabhängig davon, ob die Rechnungen per Post, E-Mail, Fax oder EDI eingehen.


  • Beschleunigung der Rechnungsverarbeitung

    Esker Synergy AI

    Esker Synergy AI ist die eigene künstliche Intelligenz von Esker. Sie optimiert als essentieller Teil der Software den automatischen Rechnungseingang. Die Extraktion von Rechnungsdaten wird über den gesamten Prozess ermöglicht.


  • Mehr Agilität in der Buchhaltung

    Prädiktive Rechnungskodierung

    Die KI-basierte prädiktive Codierung umfasst die automatische Erfassung von Sachkonto, Steuerkennzeichen, Kostenart oder Kostenstelle. Somit werden Rechnungsdaten (mit und ohne Bestellbezug) automatisch mit den entsprechenden Bestellungen und Wareneingängen abgeglichen.


  • Reduzierte Kosten und Verzögerungen bei der Rechnungsstellung mit KI-Technologie

    Berührungslose Verarbeitung ("Touchless")

    Rechnungen, die einer Zahlungsfreigabe bedürfen, werden automatisch an die richtige Person oder Gruppe weitergeleitet. KI-Technologien arbeiten Hand in Hand, um einen berührungslosen digitalen Rechnungseingang zu ermöglichen. Somit wird die Zahlungsfreigabe von Rechnungen stark beschleunigt.

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Rechnungseingang digitalisieren & einheitliche Prozesse schaffen

Die Cloud-basierte Software von Esker, um den Rechnungseingang zu digitalisieren, automatisiert die essentiellen Funktionen in der Kreditorenbuchhaltung. Als Folge werden die Betriebskosten gesenkt, indem Papier, Transport und die physische Ablage obsolet werden.

 

Die Benutzerfreundlichkeit und die individualisierte Oberfläche maximieren die Akzeptanz bei Usern. Die Transparenz der Rechnungen über alle Formate und Empfangskanäle, einschließlich EDI, wird zudem gefördert. Es entsteht ein einziger Prozess, der alle Rechnungen konsolidiert.

 

  • Effiziente Verwaltung von Barmitteln

    Eine Schnittstelle, mehrere Lösungen

    Esker bietet eine durchgängige S2P-Lösungssuite, die neben der Rechnungseingangs-Software noch weitere Lösungen umffast. Dazu gehören eine Lieferantenmanagement, Vertragsmanagement, Sourcing, Beschaffung, Expense Management und Zahlung.

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  • Stärken Sie Ihre Teammitglieder mit den richtigen Daten

    Intelligente Dashboards mit Echtzeit-KPIs

    Finanzteams und Beteiligte im Rechnungseingang haben unterschiedliche Interessen an verschiedensten KPIs. Pro User können diese Kennzahlen individuell festgelegt werden. So kann jede Aktion strategischer und wertschöpfender gestaltet werden.

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  • Esker lässt sich problemlos mit all Ihren ERPs verbinden

    Multi-ERP-Integration

    Esker kann dank der Multi-ERP-Integration des elektronischen Rechnungseingangs so viele ERPs wie nötig innerhalb einer einzigen Umgebung verwalten. Diese Art von vereinheitlichter Cloud-Plattform bedeutet, dass alle Benutzer mit der gleichen Oberfläche arbeiten. In unserer Customer Story mit Engel & Völkers wird diese Multi-ERP-Anbindung anschaulich beschrieben.

Ein Auszug aus der Software-Lösung, der die wichtigsten KPIs für den digitalisierten Rechnungseingangzeigt.

Bessere Beziehungen durch elektronischen Rechnungseingang

Um die Resilienz zu stärken, müssen Unternehmen starke Partnerschaften mit ihren Lieferanten aufbauen. Beschaffungsabteilungen müssen Ihre Attraktivität durch pünktliche Zahlungen und schnelles Problemlösen steigern. Die Ziele hierbei: Loyalität aufbauen, Lieferantenbeziehungen entwickeln und die operative Leistung verbessern. Die Software zur Digitalisierung des Rechnungseingangs von Esker bietet eine Win-Win-Situation für beide Seiten.


  • Probleme schnell lösen

    Online-Lieferantenportal

    Als Teil der Software-Lösung bietet ein praktisches Online-Portal den Lieferanten einen eigenen Zugang zu ihren Informationen. Dies spart Ihrem Unternehmen Zeit für die Aktualisierung von Lieferantendaten und Nachfragen zum Zahlungsstatus.


  • Optimieren Sie Ihre Liquidität

    Dynamische Skontierung

    Ermöglicht Ihrem Unternehmen die Optimierung von Liquidität und die Sicherung Ihres Lieferantenstamms durch beschleunigte Zahlungen. Die Lieferanten gewähren in Echtzeit einen Rabatt, um den Cashflow zu verbessern und den Rechnungsbetrag zu senken.


  • Verkürzen der Durchlaufzeit zwischen Rechnung und Zahlung

    Elektronischer Rechnungseingang & Zahlung

    Benutzer können einen zu 100 % digitalisierten Prozess nutzen, von der Bestellung bis zur Auszahlung. Ganz ohne Papier wird jeder Schritt der User im System konform und sicher aufgezeichnet. Die Zahlungen erfolgen somit immer pünktlich und korrekt.


  • Bessere Transparenz

    Abgleich von Eingangsrechnungen

    Der automatisierte Abgleich von Rechnungen stellt nicht nur sicher, dass eingehende Rechnungen GOBD-konform erfasst werden. Auch werden termingerechte Zahlungen verbessert, eine hohe Genauigkeit erreicht und Rückfragen seitens der Lieferanten reduziert.

Rechnungseingang digitalisieren & Risiken minimieren

 

Seit Jahren ist es nun unumgänglich, den Rechnungseingang zu digitalisieren. Jedoch bringt die langsame Einführung des elektronischen Rechnungseingangs viele Unternehmen in eine äußerst gefährdete Position. Beispiele sind eine Unterbrechung der Geschäftstätigkeit, verspätete oder verpasste Zahlungen, Angriffe durch Zahlungsbetrug und Schwierigkeiten, die Vorschriften einzuhalten. Die Software zur Digitalisierung des Rechnungseingangs von Esker minimiert diese Risiken und verbessert die Kontrolle über Ihr Unternehmen:

  • Maßnahmen gegen Betrug

    Integration von Sis ID

    Esker hat sich mit dem französischen FinTech-Unternehmen Sis ID zusammengetan, um den Betrug bei autorisierten Push-Zahlungen (APP) zu bekämpfen. Die Lösung ergänzt das Benutzererlebnis um einen Schutzschild gegen Betrug.

    Wie die integrierte Lösung Sis Inside auf der Esker-Plattform aussieht.

  • Budgetkontrolle & schnelle und einfache Genehmigungen

    Einfache und komplexe Workflow-Verarbeitung

    Neue Datensätze werden an verschiedene Benutzer auf der Grundlage ihrer Profile weitergeleitet. Vom Lieferanten initiierte Änderungen lösen neue Genehmigungen aus, was das Risiko reduziert und die Reputation schützt.

    Ansicht eines Workflows und wie dieser definiert ist

  • Kontrollieren Sie Ihre Zahlungen und senken Sie Ihre Betriebskosten

    Das Dashboard für den elektronischen Rechnungseingang

    zeigt den Geldwert potenzieller Verzugszinsen für Rechnungen an, die sich ihrem Fälligkeitsdatum nähern. Ein automatischer Abgleich von Rechnungen mit Bestellungen stellt sicher, dass es keine Unstimmigkeiten oder Betrugsrisiken gibt.

    Eine Übersicht über das Dashboard der Esker-Lösung.

  • Konform mit Steuergesetzen

    Eskers E-Invoicing Lösung

    Es ist schwierig, mit den sich ändernden Vorschriften Schritt zu halten. Die Lösung für das E-Invoicing bietet eine gesetzeskonforme, papierlose Rechnungsverarbeitung auf globaler Ebene.

    Eine Weltkarte mit Beschriftung der Kontinente.

Rechnungseingang digitalisieren und smart nutzen

 

Esker Anywhere™ ist die mobile Anwendung von Esker. Sie sorgt für eine schnellere Rechnungsbearbeitung, eine höhere Effizienz und eine bessere Zugänglichkeit. Dank mobiler Dashboards und Metriken können Manager ihre KPIs und Geschäftstrends auch von unterwegs überwachen. Die App ist kostenlos im Apple App Store® und bei Google Play™ erhältlich.

"Selbst wenn jemand nicht im Büro ist, kann die Rechnungsfreigabe mit der mobilen Anwendung von Esker jederzeit und überall erfolgen."

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Lesen Sie, was unsere Kunden auf Gartner Peer Insights sagen

Häufig gestellte Fragen (FAQ)

Wir haben Antworten auf einige der am häufigsten gestellten Fragen zum Thema "Rechnungseingang digitalisieren" zusammengestellt. Haben Sie eine Frage, auf die Sie keine Antwort finden können? Kontaktieren Sie uns.

Wie lässt sich der Rechnungseingang digitalisieren?

Die Digitalisierung des Rechnungseingangs ist die Automatisierung manueller Prozesse im mithilfe von Software. Diese Software-Lösungen mit Features wie künstlicher Intelligenz extrahieren die Daten der Eingangsrechnungen von selbst. Auch wird die Rechnungsweiterleitung und -freigabe automatisiert. Moderne Software-Lösungen lassen sich in bestehende ERP-Systeme integrieren. Somit wird der gesamte Kreditorenprozess zu rationalisiert.

Warum ist die Digitalisierung des Rechnungseingangs wichtig?

Den Rechnungseingang zu digitalisieren bietet den Unternehmen zahlreiche Vorteile. Dazu gehören z. B. höhere Effizienz, Kosteneinsparungen, weniger menschliche Fehler, bessere Transparenz, verbesserte Compliance und eine schnellere Rechnungsbearbeitung. Sie macht durch die automatische Erfassung von Rechnungsdaten manuelle Aufgaben überflüssig. Dadurch ermöglicht sie es Mitarbeitenden, sich auf wertschöpfende Tätigkeiten zu konzentrieren.

Welche Funktionen sollte eine Software zur Digitalisierung des Rechnungseingangs haben?

Bei der Auswahl einer Software zur Automatisierung bzw. Digitalisierung des Rechnungseingangs sind einige Aspekte zu beachten. Zukunftsfähige Technologien wie künstliche Intelligenz für die Extraktion von Rechnungsdaten aus verschiedenen Kanälen (z. B. Post, E-Mail, Fax oder EDI) ist einer der wichtigsten. KI-Funktionen ermöglichen ebenfalls prädiktiven Kodierung von Rechnungen mit und ohne Bestellbezug. Und auch vollautomatisierte Dunkelbuchungen („Touchless“) werden möglich. Auch eine Integrationsmöglichkeit mit Ihrem vorhandenen ERP sind essentiell bei der Auswahl einer Software für den elektronischen Rechnungseingang.

Kann die Software zur Digitalisierung des Rechnungseingangs in bestehende Buchhaltungssysteme und ERPs integriert werden?

Ja, seriöse Software-Lösungen für einen digitalisierten Rechnungseingang lassen sich nahtlos in gängige ERP-Systeme wie SAP, SAP S/4 HANA, Oracle und Microsoft Dynamics 365 integrieren. Die Integration gewährleistet einen reibungslosen Datenfluss zwischen der Digitalisierungslösung und dem ERP. Somit entfällt die manuelle Dateneingabe und die Gesamteffizienz wird verbessert.

Wann wird es verpflichtend, den Rechnungseingang zu digitalisieren?

Die Anforderung, Eingangsrechnungen zu digitalisieren, kann je nach regionalen Vorschriften und Branchenstandards variieren. Auch wenn es kein universelles Mandat für die Digitalisierung gibt, gehen viele Länder und Branchen zu digitalen Prozessen über, um die Effizienz zu steigern und Papierabfälle zu reduzieren. Es ist ratsam, sich über die gesetzlichen Änderungen in Ihrer Region und Branche auf dem Laufenden zu halten.

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