Die Digitalisierung des Rechnungseingangs bezieht sich auf die Automatisierung manueller, papiergestützter Prozesse in Kreditorenbuchhaltungen und Rechnungseingangsabteilungen mithilfe von Software. Diese Software-Lösungen mit Features wie künstlicher Intelligenz extrahieren die Daten der Eingangsrechnungen von selbst, automatisieren die Rechnungsweiterleitung und -freigabe und lassen sich in bestehende ERP-Systeme integrieren, um den gesamten Kreditorenprozess zu rationalisieren.

Den Rechnungseingang zu digitalisieren bietet den Unternehmen zahlreiche Vorteile, wie z. B. höhere Effizienz, Kosteneinsparungen, weniger menschliche Fehler, bessere Transparenz, verbesserte Compliance und eine schnellere Rechnungsbearbeitung. Sie macht durch die automatische Erfassung von Rechnungsdaten manuelle Aufgaben überflüssig, erhöht die Genauigkeit, ermöglicht ein besseres Cashflow-Management und bietet wertvolle Analysen für die Entscheidungsfindung. Die Digitalisierung ermöglicht auch eine einfachere Zusammenarbeit mit internen und externen Stakeholdern, reduziert den Papierverbrauch und ermöglicht es Mitarbeitenden, sich auf wertschöpfende Tätigkeiten zu konzentrieren.

Achten Sie bei der Auswahl einer Software zur Automatisierung bzw. Digitalisierung des Rechnungseingangs auf zukunftsfähige Technologien wie künstliche Intelligenz für die Extraktion von Rechnungsdaten aus verschiedenen Kanälen (z. B. Post, E-Mail, Fax oder EDI), zur prädiktiven Kodierung von Rechnungen mit und ohne Bestellbezug (z. B. Sachkonto und Kostenstelle) oder zur vollautomatisierten Dunkelbuchung („Touchless“). Auch eine Integrationsmöglichkeit mit Ihrem vorhandenen ERP, intelligentes Routing von Workflows, elektronische Zahlungsoptionen, anpassbare Prozesse zur Rechnungsfreigabe, aussagekräftige Reports und Analysen sowie eine sichere Rechnungsarchivierung sind essentiell bei der Auswahl einer Software für den elektronischen Rechnungseingang.

Ja, seriöse Software-Lösungen für einen digitalisierten Rechnungseingang sind so konzipiert, dass sie sich nahtlos in gängige ERP-Systeme wie SAP, SAP S/4 HANA, Oracle und Microsoft Dynamics 365 integrieren lassen. Die Integration gewährleistet einen reibungslosen Datenfluss zwischen der Digitalisierungslösung und dem ERP, wodurch die manuelle Dateneingabe entfällt und die Gesamteffizienz verbessert wird.

Die Anforderung, Eingangsrechnungen zu digitalisieren, kann je nach regionalen Vorschriften und Branchenstandards variieren. Auch wenn es kein universelles Mandat für die Digitalisierung gibt, gehen viele Länder und Branchen zu digitalen Prozessen über, um die Effizienz zu steigern und Papierabfälle zu reduzieren. Es ist ratsam, sich über die gesetzlichen Änderungen in Ihrer Region und Branche auf dem Laufenden zu halten.

Nein, die Implementierung von Software zur Automatisierung bzw. Digitalisierung des Rechnungseingangs ist in der Regel unkompliziert und benutzerfreundlich. Seriöse Softwareanbieter bieten umfassende Schulungs- und Support-Ressourcen an, damit sich die Benutzer schnell an das neue System gewöhnen können. Der Schulungsaufwand ist minimal, und die Benutzer können sich auf der intuitiven Benutzeroberfläche leicht zurechtfinden.

Wie lange es dauert, bis sich die Vorteile der Digitalisierung des Rechnungseingangs bemerkbar machen, hängt von der Komplexität Ihrer bestehenden Prozesse und der Implementierung der Automatisierungssoftware ab. Viele Unternehmen stellen jedoch bereits wenige Wochen nach der Implementierung spürbare Verbesserungen in Bezug auf Effizienz, Kosteneinsparungen und Fehlerreduzierung fest.

Ja, eine Cloud-basierte Software zur Digitalisierung des Rechnungseingangs ist so konzipiert, dass sie mit Ihrem Unternehmen mitwächst. Wenn Ihr Unternehmen wächst und Ihr Volumen an eingehenden Rechnungen zunimmt, sollte die Software in der Lage sein, die zusätzliche Arbeitslast nahtlos zu bewältigen. Skalierbarkeit ist ein wichtiger Faktor, den Sie bei der Auswahl einer Lösung berücksichtigen sollten.

Es ist nicht ungewöhnlich, dass Mitarbeitende der Kreditorenbuchhaltung einen Großteil ihrer Zeit mit manuellen Aufgaben verbringen (z. B. mit der Eingabe von Rechnungsdaten in das ERP-System, der Suche nach Genehmigungen, dem Drucken und Sammeln von Dokumenten usw.). KI-gesteuerte Automatisierungslösungen für den Rechnungseingang übernehmen all diese sich wiederholenden, geringwertigen Verwaltungstätigkeiten, damit Sie sich nicht darum kümmern müssen. So kann sich Ihr Team auf strategischere Aktivitäten konzentrieren, die sich auf das Cash Management und Ihre Lieferantenbeziehungen auswirken.