Reklamationsmanagement Software

Verabschieden Sie sich von den Herausforderungen der manuellen Dateneingabe

Durch den Einsatz mehrerer KI-Technologien erfasst Esker Daten aus E-Mails und Dokumenten, reichert Reklamationen mit genauen Informationen an, und setzt der manuellen Dateneingabe ein Ende! Esker Synergy AI nutzt eine Reihe von Technologien, die die menschliche Intelligenz nachahmen, und extrahiert Daten aus kundenunterstützenden Dokumenten wie Anfragen zu Gutschriften, Nachrichten über Diskrepanzen oder E-Mail-Texten.

Esker Synergy erfasst wesentliche Kopfdaten (Forderungsreferenz, Kundenname, Betrag oder Auftragsnummer) und Zeilendetails (Produkte, Mengen oder Preise).

Die Genauigkeit wird im Laufe der Zeit kontinuierlich verbessert, da Esker Synergy sich automatisch an Layoutänderungen anpasst und Erkenntnisse aus Benutzerkorrekturen einbezieht.

Schnelles und präzises Bestätigen oder Klären von Reklamationen

Esker integriert ein Reklamationsmanagement Tool mit einem voreingestellten mehrstufigen Genehmigungs-Workflow in die Lösung, der speziell auf die Art der Reklamation (logistisch oder preisbezogen) und den Betrag zugeschnitten ist. So können Benutzer aus verschiedenen Abteilungen Kundenreklamationen prüfen und entweder genehmigen oder klären (Supply-Chain-Spezialisten bei Fragen zu gelieferten Produkten, Vertriebsmitarbeitende bei Fragen zu Preisabweichungen usw.).

Die User des Workflows können den Reklamationsfall mit zusätzlichen Informationen und zugehörigen Dokumenten ergänzen und bei Bedarf weitere Kollegen in den Reklamations-Workflow einbinden, um ihn an spezifische Anforderungen anzupassen. Durch die Verknüpfung der Kundenreklamation mit den zugehörigen internen Dokumenten wie Bestellung, Rechnung oder Lieferschein können die Mitarbeitenden außerdem alle erforderlichen Informationen leicht abrufen, was eine schnelle und präzise Genehmigung oder Streitbeilegung bei Reklamationen ermöglicht.

Automatisieren der Erstellung von Gutschriften

Die Esker-Lösung lässt sich über die Esker Connectivity Suite, die verschiedene Optionen für die ERP-Integration bietet, wie Middleware, APIs oder Managed File Exchange, nahtlos in jedes ERP-System integrieren. Dies vereinfacht den Prozess der Implementierung einer Software-Lösung in einer hybriden ERP-Umgebung.

Bei der Verwendung in Esker Reklamationsmanagement generieren die Integrationsfunktionen Reklamationen aus dem Zahlungsverzug der Kunden und erleichtern die Verfolgung und anschließende Untersuchung dieser Reklamationen durch die Sachbearbeitenden. Sobald die Forderungen im Rahmen des Lösungsworkflows von Esker gelöst oder genehmigt sind, können sie automatisch im ERP-System als Gutschrift oder auf einem Hauptbuchungskonto erfasst werden.

Verbesserte Kommunikation geht einher mit verbesserter Zusammenarbeit

Kundenbetreuende können einem Reklamationsfall ganz einfach weitere Teilnehmende hinzufügen und so die informelle Informationssammlung erleichtern, ohne durch formale Genehmigungsworkflows navigieren zu müssen. Interne Unterhaltungen sind für alle Beteiligten direkt im Reklamationsvorgang sichtbar.

User können auch mit Kunden in Kontakt treten und Ansprüche mithilfe externer Konversationen klären oder anfechten. Es stehen vorgefertigte E-Mail-Vorlagen zur Verfügung, um eine effektive und konsistente Kommunikation zu gewährleisten und gleichzeitig eine persönliche Note zu verleihen. Die Antworten der Kunden werden automatisch an den Reklamationsfall angehängt, um Klarheit zu schaffen und Informationen zu erhalten.