Erfahrungsbericht

Zentrale Rechnungsverarbeitung mit Multi-SAP-Anbindung

Optimierte Workflows dank Automatisierung der Kreditorenbuchhaltung

Solution
Eingangsrechnungen
  • Effizienz
    durch weniger manuelle Tätigkeiten
  • Verbesserte
    Transparenz
  • Freigabe
    der Rechnungen schnell & nachvollziehbar

Mit bis zu 8.000 Rechnungen im Monat im Shared Service Center (SSC) in Hamburg automatisiert Engel & Völkers seine Workflows und erzielt Effizienzgewinne.

Die Lösung von Esker ermöglicht uns eine fachliche und administrative Verwaltung von Prozessen in zwei SAP-Systemen in einer Instanz.
Farouk Tannous | Manager - Financial Systems & Processes bei Engel & Völkers

HERAUSFORDERUNGEN

Digitalisierung der Kreditorenbuchhaltung mit Multi-ERP-Anbindung

 

Engel & Völkers, eines der bekanntesten Dienstleistungsunternehmen zur Vermittlung von Immobilien im Premium-Segment, bearbeitet monatlich bis zu 8.000 Rechnungen aus mehreren Ländern und verschieden Standorten in einem zentralen Shared Service Center (SSC) in Hamburg. Gebucht werden die Rechnungen in zwei ERP-Sytemen: Während SAP Business ByDesign in den Entitäten für Service- und Lizenzanbieter zum Einsatz kommt, wird SAP Business One in den eigens betriebenen Standorten eingesetzt.

In der Vergangenheit erwiesen sich dabei die manuelle Erfassung der Papier- und E-Mail-Rechnungen sowie der beleghafte Freigabeprozess als zeitaufwendig und wenig transparent. Besonders im Falle von Engel & Völkers ergaben sich somit Ineffizienzen im Prozess und Mitarbeitende erlebten durch die vielen manuellen und repetitiven Prozesse eine Senkung ihrer Produktivität. Engel & Völkers begann die Suche nach einer Automatisierungslösung für die Kreditorenbuchhaltung. Hierbei stand das Unternehmen vor den Herausforderung, sowohl standortübergreifende Workflows zu harmonisieren und zu vereinfachen, als auch eine Lösung zu finden, die in beide ERP-Systeme integrierbar ist. Im Fokus stand zudem eine Lösung für ein übergreifendes, gemeinsames Wachstum zu finden, welches nicht nur Mitarbeitende, sondern auch Lieferanten einschließt. Die Reduktion von papierbasierten Prozessen sollte dabei einen weiteren Beitrag seitens Engel & Völkers zum Umweltschutz darstellen.

AUF EINEN BLICK

Immobilien im Premium-Segment

bis zu 8.000 Rechnungen im Monat

Shared Service Center (SCC) in Hamburg

SAP® Business One und SAP® Business ByDesign

LÖSUNG

Digitale Workflows in einer Multi-ERP-Umgebung

 

Ein wichtiges Kriterium bei der Auswahl einer Lösung war ein individuell zu gestaltender Workflow, um die Rechnungsfreigaben aus der Anwendung heraus für beide SAP-Systeme anzustoßen, je nach Buchungskreis und ERP-Zugehörigkeit. Die Cloudbasierte Lösung für die Kreditorenbuchhaltung von Esker erfüllte die Anforderungen von Engel & Völkers und konnte nach dreimonatiger Implementierung in den Praxisbetrieb übergehen.

Die Mitarbeitenden der Finanzabteilung bei Engel & Völkers verwalten nun beide ERP-Systeme, die aus dem Hause SAP® stammen, aber technologisch komplett unterschiedlich aufgebaut sind, zentral unter einer Oberfläche. Eingehende Lieferantenrechnungen werden nun automatisch zur Verarbeitung und Genehmigung an die Esker-Lösung übertragen. Dort wird die Zuordnung zu Buchungskreisen und ERP vorgenommen. Wesentliche Rechnungsinformationen werden ausgelesen und, wo möglich, mit automatischen, logik-basierten Vorkontierungen versehen. Die Kreditorenbuchhaltung nutzt nun einen E-Mail-gestützten Workflow, der individuell anpassbar ist, mehrere Stufen berücksichtigt und sich nach Rechnungshöhe und Buchungskreis richtet. Über diesen prüfen die Verantwortlichen die Rechnungen und geben sie frei. Zudem wird die Einhaltung des Vier-Augen-Prinzips sichergestellt, so dass fachlicher und finanzieller Freigeber immer unterschiedliche Personen sein müssen.

Sobald die Rechnungen den Freigabe-Prozess durchlaufen haben, übergibt die Lösung von Esker die Daten je nach Buchungskreis an das entsprechende SAP-System, wo der Rechnungsdatensatz automatisiert gebucht wird. Die jeweilige SAP-Rechnungsnummer wird an die Lösung zurückgegeben und mit dem Rechnungsvorgang und der Rechnung im revisionssicheren Archivmodul für elf Jahre archiviert.

Besonders wichtig war uns der individuell zu gestaltende Workflow, um die Rechnungsfreigaben für beide SAP-Systeme anzustoßen, je nach Buchungskreis und ERP-Zugehörigkeit.
Joachim Leetz | Manager - Buchhaltung bei Engel & Völkers

ERGEBNISSE

Transformation einer langjährigen Beziehung in eine strategische Partnerschaft

 

Die Implementierung der Esker Accounts Payable-Anwendung bringt für Engel & Völkers und seine Partner eine Reihe von Vorteilen mit sich, darunter eine erhöhte Effizienz durch die deutliche Reduzierung der manuellen Dateneingabe sowie verbesserte Transparenz durch die Nachverfolgbarkeit von Rechnungen und Bearbeitungsständen. Zudem erfolgt nun eine schnelle und nachvollziehbare Freigabe durch Workflows außerhalb der SAP-Systeme. Die E-Mail-gestützte Freigabe lässt sich zentral aufgrund eines hinterlegten Berechtigungsschemas starten und die Freigabe erfolgt dezentral in den jeweiligen Standorten. Auch finden Mitarbeitende die Rechnungen nicht nur anhand verschiedener Suchkriterien im Esker-Archiv, sondern auch in den SAP-Systemen, in denen auf der jeweils gebuchten Rechnung ein Link auf den Beleg im Esker-Archiv hinterlegt ist.

Engel & Völkers hat durch die Automatisierung somit einen erheblichen Mehrwert und ein Wachstum für sich und alle involvierten Mitarbeitenden, Geschäftspartner und Lieferanten gewonnen. Das Schaffen von gemeinsamen Werten und Vorteilen für die Stakeholder rund um Engel & Völkers war für das Unternehmen eine wichtige Voraussetzung, die durch die Digitalisierung ihrer Kreditorenbuchhaltung erreicht wurde.

ZIELE

Gesamtheitliches Wachstum für Engel & Völkers sowie seine Partner

Erhöhte Effizient durch Reduzierung der manuellen Tätigkeiten

Verbesserte Transparenz

Schnelle und nachvollziehbare Rechnungsfreigabe

Einfaches und schnelles Auffinden der gebuchten Rechnungen im Archiv

 

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