Atlas Copco Vacuum Technique - Customer Story

HERAUSFORDERUNGEN

Atlas Copco ist einer der weltweiten Marktführer in den Bereichen Kompressorund Vakuumtechnologie. Mit der Vacuum Technique Business Area fokussiert das Unternehmen die Entwicklung von innnovativen und modernen Vakuumtechnologieprodukten und erschließt laufend neue Märkte. Die Strategie von Atlas Copco beinhaltet die Automatisierung und Digitalisierung der internen Prozesse, um mit dem Wachstum des Unternehmens Schritt zu halten. Ein Hauptansatzpunkt zur Umsetzung dieser Strategie ist die Förderung der Optimierung und Vereinheitlichung der vier Shared Services Centers.

Das Shared Services Center in Brno, Tschechische Republik, prozessiert Rechnungen der europäischen und nordamerikanischen Niederlassungen. Papierbasierte Prozesse verlangten eine Menge manueller Arbeit. „Unsere Mitarbeitenden mussten mehrere Anwendungen gleichzeitig bedienen, um eine Rechnung zu verarbeiten. Das war nicht effizient und schrie nach einer Änderung,” sagt Petr Dolezal, Finance Manager bei Atlas Copco. Das Unternehmen wollte auch die Abhängigkeit vom Papier beenden: Das Ausdrucken und anschließende Einscannen aller Rechnungen in die alte Lösung verbrauchte eine Unmenge Papier.

„Die Effizienz war sehr gering” sagt Jakub Kral, Junior Key User Finance. „Es gab keine Transparenz und die gedrucken Rechnungen lagen stapelweise herum und warteten auf Bearbeitung. Die Verarbeitung hat ewig gedauert. Der Backlog war schwer zu quantifizieren und wir konnten unsere internen Richtlinien nicht einhalten,” führt Kral aus.

LÖSUNG

Das Angehen der bestehenden Herausforderungen und die gleichzeitige Vorbereitung auf die Zukunft verlangte nach einer Lösung, die einen automatisierten und papierlosen Prozess ermöglicht. Skalierbarkeit und einfache Freigabeprozesse waren ebenfalls hoch priorisiert. „Eine Möglichkeit der Anbindung an unsere bestehende SAP-Umgebung und OCR (Optical Character Recognition)-Funktionen waren uns ebenfalls wichtig”, sagt Peter Dolezal. Zusätzlich verlangten interne Richtlinien ein umfassendes Reporting und analytische Funktionen.

Das Projektteam um Jakub Kral erstellte eine Liste mit potentiellen Lösungen und analysierte diese in Zusammenarbeit mit der IT und dem Kreditorenteam. Die Esker-Lösung stach durch ihre einfache Bedienbarkeit, die Datenextraktion und die ERP-Integrationsfähigkeit heraus. „Esker hat eine Testumgebung aufgesetzt, mit der wir ein umfassendes User-Feedback einholen konnten,” erklärt Jakub Kral. „Wir wollten sichergehen, dass die implementierte Lösung die Erwartungen der Nutzer erfüllt,” führt Kral fort. Zusätzliche positive Aspekte waren die Bandbreite der Funktionalitäten und die Fähigkeit, bestehende Prozesse zu automatisieren.

Die Implementierung der Kreditorenbuchhaltungslösung von Esker wurde in mehreren Schritten durchgeführt. Zunächst wurde eine Standardlösung installiert, die dann nach und nach mit weiteren Funktionalitäten und Anpassungen erweitert wurde. „In Anbetracht dessen, wie reibungslos der Prozess abgelaufen ist, hätten wir auch direkt mit der individualisierten Version starten können,” sagt Kral. Für weitere Implementierungen, wie zum Beispiel für den Standort in Korea, werden die bereits gewonnenen Erkenntnisse mit berücksichtigt. „Mit dieser Erfahrung werden bei der Anbindung neuer Entitäten kaum noch Anpassungen benötigt,” sagt Jakub Kral.

„Unser Hauptfokus bei der Lösungsauswahl war die Usability für die Kreditorenbuchhaltung, deshalb haben wir alle Beteiligten in den Prozess mit einbezogen.“
Petr Dolezal | Finance Manager | Atlas Copco

ERGEBNISSE

Die Daten aus den eingehenden Rechnungen werden jetzt vollständig von der Esker-Lösung erfasst. Die integrierte KI übernimmt den Großteil der Arbeit und bereitet die Übertragung in das ERP-System vor. Die Nutzung von Papier wurde nahezu komplett eingestellt. „Die Validierung und Freigabe der eingehenden Rechnungen läuft jetzt komplett anders ab. Alles passiert in einer einheitlichen Oberfläche und nicht mehr in verschiedenen Anwendungen,” erklärt Jakub Kral. „Wir erreichen tolle Resultate, besser als alles, was wir vor der Automatisierung gemacht haben,” führt Kral fort.

Jetzt, wo weniger Arbeitszeit für manuelle, papierbasierte Prozesse benötigt wird, können sich die Teams auf das Unternehmenswachstum konzentrieren. Zu der Zeit der ersten Esker-Implementierungen lag das Volumen bei ca. 17.000 Rechnungen im Monat - das neue Zahl hat sich auf über 40.000 gesteigert. Dank der Automatisierung kann dieses Volumen ohne Backlogs bewältigt werden. „Mit der Eliminierung der manuellen Aufgaben können sich unsere Teams jetzt auf Analysen, Reportings und andere fortgeschrittene Prozesse konzentrieren,” sagt Petr Dolezal. Jakub Kral denkt schon über weitere Optimierungen nach. Bereits heute werden ca. 20 % „touchless”, also komplett ohne menschlichen Eingriff, verarbeitet.

Das positive Feedback ließ nicht lange auf sich warten. In den ersten Wochen und Monaten nach dem Roll-out bemerkten die Nutzer, die das alte System kannten, wie sehr die Esker-Lösung die eigene Arbeit verbesserte. Die Flexibilität in den Freigabeworkflows wurde merklich gesteigert. „Alles in allem war es ein großartiges Projekt mit großartigen Resultaten, die wir in unserer tätglichen Arbeit spüren,” sagt Jakub Kral.

„Was sich für uns bei der Rechnungsverarbeitung geändert hat? Einfach gesagt: Alles!“
Jakub Kral | Junior Key User Finance | Atlas Copco