Fletcher Steel - Customer Story

HERAUSFORDERUNGEN

Fletcher Building ist ein führendes Unternehmen im Bereich Baumaterialien und Handel, das in Neuseeland, Australien und auf den Pazifikinseln tätig ist. Fletcher Steel ist die Stahlvertriebsabteilung von Fletcher Building und umfasst die Geschäftsbereiche Easysteel, Fletcher Reinforcing, Fletcher Wire Products, ColorCote, Dimond Roofing, Dimond Structural und CSP Pacific, deren Vertriebs- und Produktionsstätten sich über ganz Neuseeland verteilen.

Bei der Verarbeitung von 200 bis 1.000 Transaktionen pro Tag mit dem Ziel, alle Transaktionen an normalen Tagen vor 9 Uhr und am Monatsende vor 11 Uhr zu verarbeiten, waren die Teammitglieder mit der Anzahl der zu erledigenden Aufgaben überfordert. Ein echter Stolperstein für die effiziente Zuordnung waren das Abrufen und Verarbeiten von Informationen aus verschiedenen Zahlungsquellen (Kontoauszüge, Überweisungen etc.) und Formaten (Papier, E-Mail, EDI usw.), ganz zu schweigen von den unterschiedlichen Datenebenen in den einzelnen Dokumenten. Aufgrund des gestiegenen Volumens und der zeitaufwändigen Verarbeitung komplexer Überweisungsbelege mit Hunderten von Zeilen musste das Team um 5 Uhr morgens beginnen, damit die Deadline am Monatsende um 11 Uhr eingehalten werden konnte.

Darüber hinaus führten fehlende Überweisungen zu großen Dunkelziffern, die das Team am Monatsende zusätzlich unter Druck setzten - so musste sich der Arbeitsschwerpunkt an diesem neuralgischen Punkt vom Forderungsmanagement auf die Zahlungszuordnung verschieben. Die Lösung von Problemen war extrem zeitaufwändig, da das Team oft zwischen mehreren Bildschirmen hin- und herschalten musste, um Kundenzahlungen zu bearbeiten.

Dieser stark manuell geprägte Prozess der Zahlungszuordnung hatte nicht nur Produktivität, Effizienz und Moral des Teams beeinträchtigt, sondern führte auch zu ungenauen Kundenkonten. Das motivierte Fletcher Steel, eine Lösung zu suchen, die den arbeitsintensiven Prozess der Zahlungszuordnung vereinfacht und beschleunigt.

LÖSUNG

Im April 2021 wurde die Zahlungszuordnungslösung von Esker in Betrieb genommen, womit der manuell aufwändige Prozess des Abgleichs von Zahlungen aus verschiedenen Quellen rationalisiert und die Effizienz im ersten Monat nach der Inbetriebnahme gesteigert werden konnte.

Esker hat jeden Schritt des Zahlungszuordnungsprozesses automatisiert - von der Erfassung der Überweisungen bis zum Abgleich der übereinstimmenden Rechnungen mit dem ERP-System - und optimierte so nicht nur die Zuweisung der eingehenden Zahlungen, sondern auch nachgelagerte Prozesse wie das Forderungsmanagement. Durch die Zentralisierung aller Zahlungsinformationen verschwendet das Team keine Zeit mehr mit dem Sammeln und Erfassen von Zahlungsdaten bei den Überweisern und Banken. Die Lösung ermöglichte es Fletcher Steel, Routineaufgaben schnell zu erledigen, indem Daten aus Zahlungsdateien und Überweisungen genau extrahiert und eingehende Zahlungen automatisch den offenen Rechnungen zugeordnet wurden. Wenn eine automatische Zuordnung nicht möglich ist oder eine Überweisung nicht enthalten ist, macht Esker Synergy AI dem Benutzer intelligente Vorschläge auf Einzelpostenebene.

Laut Mozima Mohammed, National Credit Manager bei Fletcher Steel, erleichtert die intuitive und einfach zu bedienende Oberfläche die Suche nach Informationen und den Abgleich von Überweisungen - das spart Zeit und ermöglicht es dem Team, sich auf höherwertige Aufgaben wie Inkassoanrufe zu konzentrieren. Das intelligente Dashboard bietet direkten Zugriff auf die Leistung der Zahlungszuordnung und zeigt Echtzeit-KPIs zur Überwachung der zugewiesenen Barmittel an. „Wir haben jetzt einen vollständigen Überblick über die eingegangenen Zahlungen und die zu prüfenden Überweisungen”, so Frau Mohammed. Diese Transparenz erweist sich als besonders hilfreich bei der Remote-Arbeit. „Es ist so einfach, Entscheidungen zu treffen, indem man lediglich auf das Dashboard schaut. Wenn ich sehe, dass zu viele Transaktionen zu bearbeiten sind, bitte ich ein anderes Teammitglied, einzuspringen”, kommentiert sie.

Laut Frau Mohammed ist die Art und Weise, wie die Zahlungszuordnungslösung von Esker den gesamten Prozess und die Abfolge der Aktivitäten darstellt, sehr einfach und logisch, was es leicht macht, neue Benutzer zu schulen, die mit der Lösung nicht vertraut sind. „Es ist einfach, Leute an Bord zu holen und ihnen beizubringen, wie man die Lösung von Esker benutzt, sogar virtuell. Sie wird sehr gut angenommen und alle sind zufrieden damit.”

„Esker hat unser Leben in Bezug auf die Zahlungszuordnung verändert. Durch die Unterstützung der fantastischen Teams bei Esker und unseren Fletcher-Teams waren wir bei dieser Transformation erfolgreich."
Mozima Mohammed | National Credit Manager, Fletcher Steel

ERGEBNISSE

Die Zahlungszuordnungslösung von Esker hat Fletcher Steel dabei geholfen, den Prozess in nie dagewesener Weise zu kontrollieren und transparent zu gestalten. Da alle Zahlungsinformationen über eine einzige Schnittstelle einsehbar sind, hat Fletcher Steel einen vollständigen Überblick über die zugewiesenen Gelder erhalten. Laut Frau Mohammed waren die positiven Auswirkungen der Implementierung der Lösung von Esker sofort ersichtlich: eine Reduzierung der nicht zugewiesenen Zahlungen um 20 bis 30 % und eine Verringerung der Bearbeitungszeit am Monatsende um 40 %. Dies führt zu genauen Kundenabrechnungen, weniger Kundenanfragen, einer verbesserten Umsatzrendite und zufriedeneren Kunden und Mitarbeitern.

Das Team hat die Lösung vom ersten Tag an angenommen und steht nun viel weniger unter Druck, täglich die Zahlungszuordnungen durchzuführen. Zuvor verbrachte das Team durchschnittlich 2 Stunden mit der Bearbeitung großer Überweisungen, die 800 oder mehr Einzelposten umfassten. Die Lösung von Esker nimmt dem Team die Last der manuellen Zuordnung von Zahlungen ab und ermöglicht die Bearbeitung in 10 Sekunden, sofern die Überweisungsdaten korrekt sind.

„Dank Esker hat das Banking-Team viel weniger Stress, die Bankgeschäfte pünktlich abzuwickeln”, sagt Frau Mohammed. Vor der Einführung von Esker dauerten die täglichen Bankgeschäfte 5 Stunden an einem Tag ohne Spitzenlast und 16 Stunden an einem Spitzentag. Mit Esker konnte der Zeitaufwand erheblich reduziert werden, und zwar auf weniger als 1 Stunde an einem Tag ohne Spitzenlast und 7 Stunden an einem Spitzentag. Das Team kann sich jetzt auf Ausnahmen und Zahlungseingänge ohne Überweisung konzentrieren, dank einer einfach zu bedienenden Schnittstelle und intelligenten Vorschlägen.

Esker hat nicht nur den Prozess der Zahlungszuordnung bei Fletcher Steel verbessert, sondern auch die nachgelagerten Prozesse, wie z. B. die Kredit- und Forderungsprozesse, optimiert. Die durch die Automatisierung eingesparten Arbeitsstunden werden nun für wichtigere, wertschöpfende Aufgaben innerhalb des Unternehmens eingesetzt, wie z. B. Inkassoanrufe bei Kunden, was zu einer höheren Wahrscheinlichkeit einer pünktlichen Bezahlung führt. „Esker hat es meinem Team ermöglicht, seine Energie dort einzusetzen, wo sie gebraucht wird, und sich auf das Forderungsmanagement zu konzentrieren”, so Frau Mohammed.

„Dies alles war nur dank der effektiven Zusammenarbeit zwischen Fletcher Steel und Esker möglich”, schloss sie. Fletcher Steel wird auch in Zukunft die Automatisierungstechnik nutzen, um sein langfristiges Engagement für Prozessverbesserungen zu forcieren.

„Esker hat die Bearbeitungszeit für große Überweisungen mit mehr als 800 Positionen von über 2 Stunden auf nur wenige Minuten reduziert.“
Mozima Mohammed | National Credit Manager, Fletcher Steel