The Space Cinema - Customer Story

HERAUSFORDERUNGEN

The Space Cinema ist ein italienisches Unternehmen, das im Jahr 2009 gegründet wurde und 36 Multiplex-Kinos mit insgesamt 359 Sälen und 77.000 Sitzplätzen betreibt. Entgegen dem Trend hat The Space nach der erzwungenen Schließung aufgrund von Covid-19 weiter in die Entwicklung investiert. Im Jahr 2022 startete das Unternehmen einen Renovierungsplan für seine Kinosäle und erneuerte neun seiner Multiplex-Kinos in einem revolutionären Design. Dies zeigt die Vision des Unternehmens, das Kinoerlebnis neu zu gestalten und ein modernes Saalkonzept zu schaffen - einen Ort, an dem man in fantastische Geschichten eintauchen und sich entspannt zurücklehnen kann. Die Hauptrolle bei der Renovierung spielen vor allem die luxuriösen Ledersessel «Recliner», die ein entspanntes Kinoerlebnis bieten. Das ist allerdings nicht alles: Es entstand zudem ein neues Bar-Konzept (mit internationalen Marken wie Grom und Lavazza) und einem Selbstbedienungsbereich, in dem über 100 verschiedene Geschmacksrichtungen von Coca Cola im neuen Freestyle-Konzept verkostet werden können.

Die Geschichte des Unternehmens ist geprägt von Fusionen, Übernahmen und Eigentümerwechseln, die einerseits zu einem schnellen, exponentiellen Wachstum geführt, jedoch andererseits die Komplexität der Arbeitsprozesse erhöht haben.

In den letzten zehn Jahren hat The Space Cinema drei große Herausforderungen mit Entschlossenheit gemeistert:

• Die Anpassung des Kreditorenzyklus an die gesetzlichen Vorschriften und die Vereinfachung der Rechnungsverarbeitungsprozesse

• Die Automatisierung des Debitorenzyklus nach der Einführung der elektronischen Rechnungsstellung und die gemeinsame Verwaltung der Buchhaltung mit Partnern

• Die einfache und schnelle Verwaltung von Spesenabrechnungen für das Personal der Zentrale, der Direktoren jedes Multiplexes und des Vertriebsteams, das über das gesamte italienische Gebiet verteilt ist.

Die Anzahl der zu verwaltenden Rechnungen stieg stetig an und hemmte die Arbeitsgeschwindigkeit der Kreditorenbuchhaltung. Manuelle Eingabefehler führten zu Zahlungsverzögerungen und beeinträchtigten den Cashflow, während die zu erfassenden Papierbelege die Schreibtische überfüllten. Die Schwierigkeiten in der Buchhaltungsabteilung nahmen stetig zu.

LÖSUNG

Die übergreifende Digitalisierung von The Space Cinema ist das Ergebnis einer zehnjährigen Zusammenarbeit mit Esker, bei der die gemeinsamen Ziele geteilt und die individuellen Unternehmensanforderungen bewertet wurden.

Es wurden drei Lösungen implementiert, um die größten Herausforderungen im Rechnungswesen zu bewältigen:

1. Kreditorenbuchhaltung: Im Jahr 2011 schlugen wir eine On-Premise-Lösung vor, um den Rechnungszyklus auf Kreditorenseite zu digitalisieren und den Prozess der Erfassung von Lieferantenrechnungen zu optimieren, um eine bessere Sichtbarkeit zu erreichen.

2. Debitorenbuchhaltung: Im Jahr 2018 konzentrierten wir uns auf die elektronische Rechnungsstellung, um auch den aktiven Rechnungszyklus gemäß den geltenden Vorschriften zu optimieren und Papierdokumente zu digitalisieren.

3. Spesenabrechnung: Im Jahr 2022 entschied sich The Space Cinema dafür, auf eine cloudbasierte Dokumentenverwaltung umzusteigen und die digitalisierte Verwaltung von Spesenabrechnungen der Angestellten hinzuzufügen, ein einzigartiger und innovativer Service, der in der Esker Source-to-Pay-Suite enthalten ist.

Dank dieser drei Schritte verwaltet das Unternehmen heute seine gesamte Geschäftsdokumentation in einer einzigen digitalen Umgebung, die einfach, schnell und nahtlos funktioniert.

„Esker hat es uns ermöglicht, den aktiven Rechnungszyklus einfacher und effizienter zu organisieren: Heute können wir eine große Anzahl von Rechnungen viel schneller verwalten als zuvor und haben eine präzisere Kontrolle über den gesamten Debitorenbuchhaltungsprozess."
Gianpiero Nese | CFO The Space Cinema

ERGEBNISSE

Während der über zehnjährigen Zusammenarbeit mit Esker hat das Unternehmen verschiedene Ziele erreicht und die Herausforderung der digitalen Transformation gemeistert.

Der Schlüssel zum Erfolg von The Space Cinema war das kürzlich erfolgte Upgrade der zuvor genutzten On-Premise-Lösung aus dem Jahr 2011 zu einer cloudbasierten Automatisierung für die Geschäftsprozessverwaltung.

Die Angestellten arbeiten auf einem einzigen Interface, das laut Sonia Benzi, CIO von The Space Cinema, «sehr benutzerfreundlich, intuitiv und einfach zu bedienen» ist.

Die Lösung für den digitalen Rechnungseingang von Esker ermöglicht eine schnelle und sichere Verarbeitung von Eingangsrechnungen im Touchless-Modus und reduziert deren Bearbeitungszeiten erheblich. Die neue Technologie beseitigt Eingabefehler und verbessert die Genauigkeit bei der Extraktion von Informationen. Sobald das System Unregelmäßigkeiten feststellt, werden die Abweichungen an den zuständigen Systemadministrator gemeldet. Dies führt zu einem geringeren manuellen Arbeitsaufwand im Kreditorenbereich und einem stärkeren Fokus auf die Lösung detaillierter Probleme, die bei der Lieferantenverwaltung auftreten können.

Die Automatisierung des aktiven Rechnungszyklus schaffte Vorteile wie pünktliche Zahlungseingänge von Kunden und die damit verbundene Verbesserung des Cashflows, was dem Unternehmen ermöglichte zu wachsen. Die Angestellten widmen sich nun Tätigkeiten mit höherem Mehrwert, wie der Pflege von Lieferantenbeziehungen, anstatt sich mit wiederkehrenden Aufgaben zu befassen.

Mit der Lösung für das Expense Management können Mitarbeitende auf Dienstreise ihre Belege über die mobile App mit einem einfachen Foto in die Lösung uploaden. Die Software extrahiert die Daten und erstellt automatisch eine Spesenabrechnung, ohne weitere Anpassungen erforderlich zu machen.

Jetzt sind die Schreibtische frei von Stapeln mit Papierdokumenten, die Anzahl der verlorenen Belege und unvollständigen Spesenabrechnungen ist messbar gesunken.

Die Zusammenarbeit zwischen Esker und The Space Cinema ist ein Paradebeispiel für Wachstum, bei dem alle gewinnen.

„Was macht ein erfolgreiches Projekt aus? Die Menschen. Bei Esker wurden unsere unternehmerischen Bedürfnisse verstanden: Das Team hat unsere Vorstellungen konkretisiert und unsere Stärken erkannt und geschätzt. Jetzt können wir auf die Lösungen von Esker nicht mehr verzichten.“
CIO | The Space Cinema