VAILLANT GROUP - Customer Story

HERAUSFORDERUNGEN

Die Vaillant Group ist ein international tätiger Hersteller von Heiz-, Lüftungs- und Klimatechnik aus Remscheid in Nordrhein-Westfalen. Bereits 1874 gegründet, erwirtschaftet das Traditionsunternehmen mit rund 17.000 Mitarbeitenden einen weltweiten Umsatz von 3,7 Mrd. Euro (2022). Ein besonderes Augenmerk legt die Vaillant Group auf die Entwicklung von umweltschonenden und ressourcensparenden Produkten.

Für die Vaillant Group ist elektronischer Datenaustausch (EDI) ein zentraler Baustein für die Automatisierung von Geschäftsprozessen. Bereits vor der Jahrtausendwende war die Vaillant Group deshalb auf der Suche nach einem neuen EDI-Konverter zur Automatisierung der eingehenden Kundenbestellungen: „Dabei sind wir über die Frage gestolpert: Müssen wir das selbst machen oder gibt es hierfür professionelle Dienstleister?”, erklärt Peter Freund, Leiter eBusiness und Vertriebsinnendienst in der Remscheider Konzernzentrale.

Bis zu diesem Zeitpunkt wurde der EDI-Betrieb noch intern abgewickelt. „Wir waren sehr viel mit den EDI-Konvertern beschäftigt und hatten zu wenig Zeit, um uns um unsere Kunden zu kümmern”, berichtet Freund. „Wir haben die Chance gesehen, mit einem externen Dienstleister zusammen zu arbeiten, der uns mit seiner Expertise die Arbeit abnimmt”. Ein weiterer wichtiger Aspekt: die Vaillant Group wollte zu diesem Zeitpunkt die EDI-technische Anbindung von möglichst vielen Kunden erreichen, was ebenfalls Zeit kosten würde. Durch den Einsatz eines Dienstleisters wollte man zum einen Freiräume hierfür schaffen und zum anderen eine reibungslose Anbindung der Kunden an die EDI-Infrastruktur sicherstellen.

LÖSUNG

Nachdem der EDI-Betrieb zunächst mit einem anderen Dienstleister neu aufgestellt worden war, entschied sich die Vaillant Group aus Redundanzgründen, einen weiteren Dienstleister mit ins Boot zu holen. Die Entscheidung fiel auf Esker EDI Services. Über die Esker EDI Cloud wurde ein zweites EDI-“Standbein” aufgebaut und stetig weiterentwickelt.

Neben dem Vertrieb in Deutschland sind auch weitere Vertriebsgesellschaften in Frankreich, Österreich, den Niederlanden, Belgien und Polen an das EDI-Netzwerk von Esker EDI Services angeschlossen. Im EDI-Betrieb werden sowohl eingehende als auch ausgehende Daten durch die EDI-Cloudlösung verarbeitet. Dabei werden hauptsächlich die Formate EDITEC und EANCOM gesendet und empfangen. Die Vaillant Group nutzt eine große Bandbreite von Nachrichtenarten, um einen möglichst hohen Grad der Automatisierung zu erreichen. Neben Bestellungen und Bestellbestätigungen werden auch Rechnungen, Verkaufs- und Lagerberichte sowie Lieferscheine und Zahlungsavise elektronisch ausgetauscht. Die Anbindung an die SAP-Systeme der Vaillant Group erfolgt dabei via Secure FTP (SFTP).

Um eine möglichst hohe EDI-Quote zu erreichen, baute die Vaillant Group mit der Esker EDI Cloud ein weit verzweigtes EDI-Netzwerk mit Zentralregulierern und Kunden auf, von dem alle Seiten profitierten. Neben dem klassischen EDI-Betrieb nutzt die Vaillant Group auch den Service Digital Documents. Bestellungen, die nicht per EDI eingehen, werden von einem Team bei Esker EDI Services validiert und in EDI-Nachrichten konvertiert. „Im Laufe der langen Partnerschaft konnten wir einen äußerst zuverlässigen EDI-Betrieb und ein weitreichendes Netzwerk mit unseren Kunden aufbauen’’, so Freund, „mit der Kombination aus Esker EDI Cloud und Digital Documents konnten wir unseren Auftragseingang nahezu vollständig digitalisieren.“

„Wir erhielten in kurzer Zeit Zugang zu einer umfassenden Infrastruktur, die wir selbst in dieser Form gar nicht wirtschaftlich hätten aufbauen können – und das zu einem Bruchteil der Kosten.”
Peter Freund | Leiter eBusiness und Vertriebsinnendienst

ERGEBNISSE

Dank der konsequenten Verfolgung des Ziels, den EDI-Betrieb immer weiter auszubauen, erhält die Vaillant Group heute 99,6 % aller Bestellungen per EDI. Alle eingehenden EDI-Bestellungen werden, unabhängig vom Format, über die Esker EDI Cloud gebündelt und bei der Vaillant Group direkt in SAP übertragen. Die Fehlerquote liegt dabei bei unter 0,2 %. Die Mitarbeitenden im Customer Service können sich dank der Automatisierung und des ausgelagerten EDI-Betriebs voll und ganz auf die Kundenbetreuung konzentrieren. Dank dieser effizienten und quasi fehlerfreien Prozesse erreicht die Vaillant Group eine hohe Kundenzufriedenheit.

Trotz dieser beeindruckenden Zahlen ist die Vaillant Group bestrebt, den EDI-Betrieb stetig weiterzuentwickeln, auch wenn die EDI-Quote selbst ihr Maximum erreicht hat. ,,Die restlichen 0,4 % ebenfalls per EDI anzubinden, ist betriebswirtschaftlich nicht sinnvoll.”, sagt Peter Freund. „Wir konzentrieren uns darauf, unsere aktuelle Quote zu halten”. Um dieses Ziel zu erreichen, werden regelmäßig die neuesten Versionen der genutzten EDI-Standards in den laufenden Betrieb integriert. Im Jahr 2023 steht beispielsweise die Einführung von EDITEC 4.3 an, zuletzt wurden die Formate XRechnung und ZUGFeRD implementiert. „Diese laufenden Anpassungen werden von Esker EDI Services durchgeführt", erklärt Freund: „Wir müssen kein technisches Knowhow mehr vorhalten, was für uns ein Riesenvorteil ist.”

Der Einsatz von EDI passt gut zu den Nachhaltigkeitszielen der Vaillant Group. Durch den Wegfall von papierbasierten Prozessen werden Ressourcen geschont. „Bereits 80 % der Rechnungen werden papierlos über EDI ausgetauscht”, berichtet Peter Freund. Auch durch die Auslagerung des EDI-Betriebs entsteht ein kleiner Beitrag zum Umweltschutz: Da keine EDI-Hardware bei der Vaillant Group betrieben werden muss, spart das Unternehmen Energie ein.