Montréal-Trudeau International Airport

HERAUSFORDERUNGEN

Zwischen 2017 und 2018 erlebte der Montréal-Trudeau International Airport ein enormes Wachstum der Passagierzahlen und plante als Reaktion darauf das größte Investitionsprogramm in der Unternehmensgeschichte.

Das rasante Wachstum des Unternehmens stellte den Flughafen vor neue, große Hürden in Bezug auf die Infrastruktur, das Personal und die finanzielle Liquidität. Zu den größten Herausforderungen für das Finanzteam zählten unter anderem: Manuelle Verwaltung aller Lieferanteninformationen und Klassifizierungsregeln; Viel E-Mail-Korrespondenz um eine Zahlungsgenehmigung zu erhalten; Scannen von Papierrechnungen und manuelles Sortieren und Klassifizieren von Rechnungen; Manuelle Validierung, Identifizierung und Buchung von Belegen und Rechnungen.

Um die Ziele des Unternehmens zu erreichen, nämlich die Bearbeitungszeiten zu verkürzen, die Produktivität und die Rückverfolgbarkeit von Rechnungen zu erhöhen und das Cash-Management zu verbessern, konzentrierte sich der Montréal-Trudeau International Airport auf die Optimierung von Prozessen und die Automatisierung von Aufgaben in der gesamten Finanzabteilung, anstatt die Anzahl der Sachbearbeitenden für diese Aufgaben zu erhöhen. Zu diesem Zweck entschied man sich für die KI-gesteuerte Lösung zur Automatisierung der Kreditorenbuchhaltung von Esker.

LÖSUNG

Nach der Automatisierung mit Esker war der Montréal-Trudeau International Airport in der Lage, die vorgelagerten Prozesse, die Verzögerungen bei der Rechnungsbearbeitung verursachten, leicht zu identifizieren und zu beheben. Die Effektivität der Automatisierung der Kreditorenbuchhaltung hat es dem Unternehmen ermöglicht, mit weniger Aufwand mehr zu erreichen, und das Finanzteam war in der Lage, volle Transparenz und Kontrolle über den Kreditorenbuchhaltungsprozess zu erlangen, dank wichtiger Vorteile wie: Sofortiger Zugriff auf Rechnungen von jedem Ort und zu jeder Zeit; Schnelle und genaue Erkennung von Rechnungen und Identifizierung von Duplikaten; Automatisierung des Rechnungsfreigabeprozesses; Intelligente Dashboards, die vollen Einblick in den Rechnungsstatus und die Leistung der Kreditorenbuchhaltung bieten; Automatische Erinnerungen, um sicherzustellen, dass die Rechnungen so schnell wie möglich genehmigt werden.

Dank der Reporting-Tools und der effizienten Funktionen von Esker konnte der Montréal-Trudeau International Airport die Rechnungsverarbeitung ohne zusätzliche Ressourcen beschleunigen und Daten analysieren, um die Liquidität besser zu verwalten und fundierte Entscheidungen zu treffen. „Die Einfachheit der Lösung und ihre Benutzerfreundlichkeit veranlassen uns, eine Ausweitung der Nutzung von Esker auf andere Bereiche der Finanzabteilung in Betracht zu ziehen”, sagt Lyne Gilbert, Assistant Director of Financial Services and Process Improvement.

Wir können Zahlungsfristen besser einhalten und unseren Lieferanten die Gründe für Verzögerungen genau erklären.
Lyne Gilbert | Assistant Director of Financial Services & Process Improvement

ERGEBNISSE

Mit der Lösung für den Rechnungseingang von Esker konnte der Montréal–Trudeau International Airport alle seine Automatisierungsziele erreichen - und noch einiges mehr. Durch die Abschaffung der manuellen Prozesse in der Kreditorenbuchhaltung konnte das Unternehmen die Kosten für die Archivierung mehrerer Kopien derselben Rechnungen in verschiedenen Benutzernetzwerken reduzieren und wertvolle Einblicke in die Kreditorenbuchhaltung gewinnen, die zur Verbesserung seiner Cash-Management-Strategie beigetragen haben.

Die positive Veränderung der Funktionen des Finanzteams war ein bemerkenswerter Erfolg, da die Automatisierung es den Mitarbeitenden nun ermöglicht, sich auf die Ausführung wertschöpfender Aufgaben zu konzentrieren und sich als Ressource geschätzt zu fühlen, die in der Lage ist, Best Practices zu empfehlen, anstatt nur dringende Probleme zu bearbeiten und zu lösen.

Auch die Lieferanten des Montréal–Trudeau International Airport erleben die Vorteile und den Komfort der Automatisierung. Da die Mitarbeitenden der Kreditorenbuchhaltung die Zahlungsfristen besser einhalten und die Gründe für Verzögerungen genauer bestimmen können, hat sich die Zahl der Anrufe von Lieferanten stark verringert. Esker hat außerdem ermöglicht, die Lieferanten zur Bereitstellung elektronischer Zahlungsoptionen zu bewegen - was zu schnelleren Zahlungen und zufriedeneren Lieferanten führt.

Unser Team hat das Gefühl, die Verwaltung der Rechnungen besser im Griff zu haben. Es ist viel einfacher zu erkennen, in wessen Händen die Rechnungen sich befinden, wenn die Freigabe zur Weiterbearbeitung ansteht.
Lyne Gilbert | Assistant Director of Financial Services & Process Improvement