Erfahrungsbericht

Scholastic

Durchgängige Effizienz & schlanke Prozesse für den Rechnungseingang im Shared Services Center

Industrie
Bildung
Lösung
Eingangsrechnungen
  • Schnellere
    Rechnungsfreigabe
  • Verdoppelte
    Mitarbeiter- produktivität
  • Nahtloser
    Übergang zum mobilen Arbeiten

Scholastic ist einer der weltweit größten Verleger und Vertreiber von Kinderbüchern und Lehrmaterialien mit einem Jahresumsatz von 1,6 Milliarden Dollar. Die Produkte werden über den Einzelhandel und Online sowie über Leseclubs und Messen in Schulen angeboten. Das Unternehmen hat mehr als 8.400 Mitarbeiter und bedient Kunden in mehr als 165 Ländern in 45 Sprachen.

Mit den Dashboards von Esker können wir den gesamten Lebenszyklus einer Rechnung sehen, vom Eingang bis zur Zahlung - und diese Transparenz ist von unschätzbarem Wert.
Terry Lim | Team Manager, Rechnungsbearbeitung

Scholastic, ein US-amerikanisches multinationales Verlags-, Bildungs- und Medienunternehmen, stand vor der Herausforderung, die internen Geschäftsprozesse wie den Rechnungseingang zu modernisieren. Mit dem Ziel, die Buchhaltung zu zentralisieren und globale Effizienz zu erreichen, richtete das Unternehmen ein Shared Services Center (SSC) in Kuala Lumpur, Malaysia, ein. Zur gleichen Zeit beschloss das Unternehmen, seinen Rechnungseingangsprozess zu automatisieren, um das Rechnungsmanagement zu vereinfachen und zu standardisieren sowie einen Überblick über den gesamten Prozess zu erhalten.

EINRICHTUNG EINES SSC

Bei der Einrichtung des SSC implementierte Scholastic die Cloud-Lösung von Esker für den Rechnungseingang und ermutigte die lokalen Teams den neuen Prozess zu übernehmen. Scholastic verließ sich auf Esker, um eine Standardisierung des Rechnungseingangs ohne Unterbrechung der Geschäftstätigkeit zu erreichen. “Esker hat uns geholfen, die Zustimmung unserer lokalen Tochtergesellschaften zu erhalten. Die Teams wurden durch die benutzerfreundliche Lösung von Esker überzeugt und waren zuversichtlich, dass die Einrichtung eines SSC realisierbar ist”, sagte Mariana Shaharudin, VP SSC.

Eine Frau arbeitet mit ihrem Notebook auf einem weißen Tisch.

ZENTRALISIERUNG & STANDARDISIERUNG DER RECHNUNGSEINGANGSVERARBEITUNG 

Die größte Herausforderung für Scholastic bestand darin, die Rechnungseingangsverarbeitung für neun Länder und 14 Einheiten zu konsolidieren und der ineffizienten und teuren manuellen Verarbeitung ein Ende zu setzen (z. B. per Post versandte Dokumente, verlorene Rechnungen beim Transport, unterschiedliche Dateiformate, physischer Platz für die Dokumentenarchivierung usw.).

Dank der zentralisierten Automatisierung des Rechnungseingangs und der nahtlosen Integration in das NetSuite-ERP-System des Unternehmens werden alle Rechnungen der weltweiten Finanzteams für die Bearbeitung durch das SSC-Team konsolidiert. Sie sind auch in der Lage, Prozesse mit den jeweiligen Teams zu vereinfachen und zu standardisieren, um die Geschäftseffizienz zu gewährleisten.

"Das primäre Ziel für unser SSC ist ein nahtloser Dokumentenfluss, da dies der wichtigste Schritt vor der Verarbeitung von Rechnungen ist. Die Benutzer sind nun in der Lage, alle eingehenden Rechnungen zur Bearbeitung einfach abzurufen. Dank Esker waren wir in der Lage, ein erfolgreiches SSC zu erreichen und aufzubauen.”
Mariana Shaharudin | VP SSC

ERHÖHUNG DER TRANSPARENZ MIT ANPASSBAREN DASHBOARDS

Am Rechnungseingangsprozess von Scholastic sind viele Personen beteiligt. Um schnell kommunizieren, delegieren und Informationen austauschen zu können, war es wichtig, einen Überblick über den gesamten Prozess zu haben. Die anpassbaren Dashboards von Esker mit Echtzeit-KPIs und Analysen haben das globale Management des SSC vereinfacht, da sie die gesammelten Daten anzeigen, sortieren und koordinieren können. 

BESCHLEUNIGUNG DES FREIGABEPROZESSES

Sobald Rechnungen im SSC verarbeitet werden, müssen die zuständigen Finanzmanager außerhalb des SSC diese freigeben. Dank der verbesserten Prozesstransparenz werden ihnen alle Informationen zur Verfügung gestellt, was die interne Kommunikation erleichtert und die Nachverfolgung und Überprüfung vereinfacht. „Die Verfügbarkeit von Informationen ermöglicht es uns, die Eigenverantwortung innerhalb des Teams zu fördern. Außerdem können wir mögliche Probleme schneller lösen”, sagt Mariana Shaharudin, VP SSC.

LOKALER SUPPORT

Angesichts des hohen Rechnungsvolumens und der begrenzten Ressourcen vor Ort und im SSC muss Scholastic die Rechnungen sehr schnell bearbeiten, um verspätete Zahlungen zu vermeiden. Um den Prozess zu beschleunigen, war es für Scholastic wichtig, einen lokalen Support zu haben, um alle Probleme zeitnah zu lösen. „Das Support-Team von Esker befindet sich am selben Standort wie wir, sodass wir es schnell erreichen können”, so Terry Lim, Team Manager Rechnungsbearbeitung.

Mitarbeiter arbeiten zusammen in einem Büro.

ÜBERGANG ZUR MOBILEN ARBEITSUMGEBUNG

Die Cloud-basierte Lösung von Esker hat es Scholastic ermöglicht, die Geschäftskontinuität aufrechtzuerhalten, während der Übergang zu einer dezentralen Beschäftigung vollzogen wurde. Das Unternehmen plant sogar, Esker auch auf andere Bereiche des Unternehmens auszuweiten.

„Es gab keine offensichtlichen Veränderungen in unserer Arbeitsweise, abgesehen davon, dass wir uns an einem anderen Standort befinden. Alle unsere Rechnungseingangsprozesse waren bereits digital vorhanden, sodass wir erfolgreich und nahtlos zur RemoteArbeit übergehen konnten.”
Terry Lim | Team Manager, Rechnungsbearbeitung

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