Abzugsmanagement Software

Portalmüdigkeit? Esker ist die Rettung!

Viele Debitorenabteilungen kennen die Portalmüdigkeit nur zu gut, da es oft ihre Aufgabe ist, Dokumente aus einem Retailer-Portal oder Liefernachweise, Frachtbriefe oder Lieferscheine von Speditions- oder Transportportalen abzurufen. In Anbetracht der Anzahl der verwendeten Portale und der Tatsache, dass nicht jeder Benutzer für jedes einzelne Portal geschult ist, ist es leicht zu verstehen, warum Portalmüdigkeit ein echtes Problem für die Unternehmen von heute ist.

Esker nutzt RPA-Bots und verfügbare APIs, um die Integration mit den Portalen Ihrer Kunden zu unterstützen und den Abruf von abzugsrelevanten Belegen und die Beanstandung bestimmter Abzüge zu automatisieren.

Verabschieden Sie sich von der lästigen manuellen Dateneingabe

Um die Prüfung von Rechnungsausgangsbezogenen Abzügen zu erleichtern, setzt Esker verschiedene KI-Technologien ein, die Daten aus Dokumenten extrahieren und Abzüge mit zuverlässigen Informationen anreichern - keine manuelle Dateneingabe mehr! Esker Synergy AI basiert auf einer Reihe von Technologien, die darauf ausgelegt sind, die menschliche Intelligenz zu imitieren, und erfasst Daten aus kundenbezogenen Dokumenten wie Überweisungen, Lastschriften, Rechnungen, Kreditanträgen oder einfachen E-Mails.

Esker Synergy identifiziert wichtige Kopfdaten (Abzugsreferenz, Kundenname, Betrag oder Rechnungsnummer) sowie Zeileninformationen (Produkte, Mengen, Preise oder Aktionsreferenzen) und ordnet den Abzug anhand des Dokumenteninhalts in die entsprechende Kategorie ein (Aktionsvereinbarung, Marketingaktion, Preisabweichung, Fehlmenge).

Dank der Fähigkeit von Esker Synergy, sich automatisch an Layout-Änderungen anzupassen, indem es aus Benutzerkorrekturen lernt, wird die Genauigkeit während des gesamten Prozesses verbessert.

Validieren oder Ablehnen von Abzügen - schnell und präzise

Esker bettet einen mehrstufigen Genehmigungs-Workflow in die Lösung ein, der je nach Art (typischerweise Handel vs. Nicht-Handel) und Betrag vorkonfiguriert ist. Auf diese Weise können Benutzer aus verschiedenen Abteilungen Kundenansprüche prüfen und genehmigen bzw. ablehnen (Vertriebsmitarbeitende für Angelegenheiten im Zusammenhang mit Verkaufsvereinbarungen und Werbeaktionen, Supply-Chain-Verantwortliche für Probleme im Zusammenhang mit gelieferten Produkten usw.).

Die User können den Abzug mit zusätzlichen Informationen und zugehörigen Dokumenten anreichern und fallweise weitere Mitarbeitende in den Workflow einbeziehen, was eine einfache Anpassung an spezifische Anforderungen ermöglicht. Durch die Verknüpfung des Abzugs mit den zugehörigen internen Dokumenten (Zahlung, Werbeaktion, Rechnung, Lieferschein oder Bestellung) haben die Mitarbeitenden außerdem einen einfachen Zugriff auf alle Informationen, die sie für eine schnelle und präzise Genehmigung bzw. Bearbeitung von Abzügen benötigen.

Verbesserte Zusammenarbeit trifft auf verbesserte Kommunikation

Ein internes Chat-Tool ermöglicht es Usern, Teilnehmende zu einem bestimmten Abzug hinzuzufügen und informell zusätzliche Informationen zu sammeln, ohne den formellen Genehmigungsprozess durchlaufen zu müssen. Diese internen Unterhaltungen sind für alle Beteiligten direkt sichtbar.

User können Abzüge auch direkt mit Kunden klären, indem sie externe Konversationen nutzen. Für die E-Mail-Kommunikation stehen vordefinierte Vorlagen zur Verfügung, die für Konsistenz sorgen und gleichzeitig eine persönliche Note verleihen. Wenn Kunden antworten, werden ihre Antworten automatisch an den Vorgang angehängt, um sicherzustellen, dass der Kontext klar ist und keine Informationen verloren gehen.

Transparenz bei genehmigten Abzügen erhöhen

Die Esker-Lösung lässt sich dank einer Konnektivitätssuite, die mehrere ERP-Integrationsoptionen über Middleware, APIs oder Managed File Exchange bietet, in jedes ERP-System integrieren, was letztlich die Einrichtung einer Lösung in einer hybriden ERP-Umgebung vereinfacht.

Bei der Anwendung in Esker Deductions Management erstellen die Systemintegrationsfunktionen automatisch Abzugsforderungen aus Minderzahlungen zur Nachverfolgung und zur Überprüfung. Sobald die Abzüge (wie Unterzahlungen oder Teilzahlungen) im Workflow der Esker-Lösung abgerechnet/genehmigt wurden, können sie im ERP-System automatisch als Gutschrift oder auf einem Sachkonto verbucht werden, wobei auch eine eventuelle Restbelastung ausgeglichen wird, falls es noch offene Beträge aus vergangenen Abzügen gibt.