Reklamationsmanagement Software

Kundenreklamationen effizient bearbeiten

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Warum sollte man das Reklamationsmanagement mit Esker automatisieren?

Esker Claims Management ist die Software für Reklamationsmanagement und optimiert den Reklamationsprozess und ermöglicht es dem Kundenservice, Kundenprobleme effizient zu bearbeiten und die Kundenzufriedenheit sicherzustellen. Mithilfe von KI-gesteuerter Datenerfassung und automatisierten Workflow-Funktionen verwaltet Esker sowohl logistische Reklamationen, die Fehlmengen und beschädigte Produkte betreffen, als auch finanzielle Reklamationen im Zusammenhang mit Preisdiskrepanzen und Werbeaktionen effektiv mit dieser Reklamationssoftware.

  • Zentralisierung von Reklamationsinformationen

    Konsolidieren und verfolgen Sie Reklamationen aus verschiedenen Quellen (E-Mail, EDI, Zahlungsverzug) an einem Ort.

  • Prozesstransparenz verbessern

    Mit KPIs und Diagrammen in Echtzeit erhalten Sie Einblicke und Trends in der Reklamationsbearbeitung nach Datum, Art oder Kunde.

  • Abteilungsübergreifende Zusammenarbeit erleichtern

    Fördern Sie die Zusammenarbeit mit anderen Abteilungen durch einen Genehmigungs-Workflow und ein internes Chat-Tool.

Was unsere Kunden dazu sagen...

“Wir wissen, dass die effiziente Lösung von Problemen ein wichtiger Aspekt für die Kundenbindung ist. Deshalb brauchten wir eine Lösung wie die von Esker, die auf unser Unternehmen und unsere Anforderungen zugeschnitten ist.”​

Javier Fernández-Linares, Customer Service Manager, Sanofi

"Die KI-Technologie von Esker erfasst automatisch die Daten aus den Antragsunterlagen und spart unserem Team viel Zeit und Mühe. Außerdem können wir unseren Kunden einen hervorragenden Service bieten, indem wir die uns übermittelten Informationen sofort verarbeiten."​

Núria Piñol Pedret, Customer Service Manager, Nestlé España

Dashboard & Analysen

Effektives Management mit vollständiger Transparenz für jede Situation

Kundenservice-Manager können veraltete Reklamationen und Bearbeitungszeiten mithilfe benutzerfreundlicher Dashboards der Software effizient überwachen. Diese Dashboards zeigen vorgefertigte KPIs, Diagramme und Berichte in Echtzeit an. So können Manager den Status von Reklamationen und Bearbeitungszeiten effizient überwachen. Sortieren Sie Reklamationen nach Typ, Datum, Kunde oder Genehmiger, um Trends und Workflow-Probleme zu erkennen.

Bedenken hinsichtlich der Einhaltung von Compliance-Vorschriften? Mit Esker sind Sie auf der sicheren Seite. Vollständige Transparenz und Rechenschaftspflicht werden durch eine lückenlose Nachvollziehbarkeit aller Berührungspunkte im Antragsprüfungs- und Genehmigungsprozess gewährleistet.

 

Tools zur digitalen Umgestaltung des Reklamationsprozesses

Verabschieden Sie sich von den Herausforderungen der manuellen Dateneingabe

Durch den Einsatz mehrerer KI-Technologien erfasst Esker Daten aus E-Mails und Dokumenten, reichert Reklamationen mit genauen Informationen an, und setzt der manuellen Dateneingabe ein Ende! Esker Synergy AI nutzt eine Reihe von Technologien, die die menschliche Intelligenz nachahmen, und extrahiert Daten aus kundenunterstützenden Dokumenten wie Anfragen zu Gutschriften, Nachrichten über Diskrepanzen oder E-Mail-Texten.

Esker Synergy erfasst wesentliche Kopfdaten (Forderungsreferenz, Kundenname, Betrag oder Auftragsnummer) und Zeilendetails (Produkte, Mengen oder Preise).

Die Genauigkeit wird im Laufe der Zeit kontinuierlich verbessert, da Esker Synergy sich automatisch an Layoutänderungen anpasst und Erkenntnisse aus Benutzerkorrekturen einbezieht.

Schnelles und präzises Bestätigen oder Klären von Reklamationen

Esker integriert ein Reklamationsmanagement Tool mit einem voreingestellten mehrstufigen Genehmigungs-Workflow in die Lösung, der speziell auf die Art der Reklamation (logistisch oder preisbezogen) und den Betrag zugeschnitten ist. So können Benutzer aus verschiedenen Abteilungen Kundenreklamationen prüfen und entweder genehmigen oder klären (Supply-Chain-Spezialisten bei Fragen zu gelieferten Produkten, Vertriebsmitarbeitende bei Fragen zu Preisabweichungen usw.).

Die User des Workflows können den Reklamationsfall mit zusätzlichen Informationen und zugehörigen Dokumenten ergänzen und bei Bedarf weitere Kollegen in den Reklamations-Workflow einbinden, um ihn an spezifische Anforderungen anzupassen. Durch die Verknüpfung der Kundenreklamation mit den zugehörigen internen Dokumenten wie Bestellung, Rechnung oder Lieferschein können die Mitarbeitenden außerdem alle erforderlichen Informationen leicht abrufen, was eine schnelle und präzise Genehmigung oder Streitbeilegung bei Reklamationen ermöglicht.

Automatisieren der Erstellung von Gutschriften

Die Esker-Lösung lässt sich über die Esker Connectivity Suite, die verschiedene Optionen für die ERP-Integration bietet, wie Middleware, APIs oder Managed File Exchange, nahtlos in jedes ERP-System integrieren. Dies vereinfacht den Prozess der Implementierung einer Software-Lösung in einer hybriden ERP-Umgebung.

Bei der Verwendung in Esker Reklamationsmanagement generieren die Integrationsfunktionen Reklamationen aus dem Zahlungsverzug der Kunden und erleichtern die Verfolgung und anschließende Untersuchung dieser Reklamationen durch die Sachbearbeitenden. Sobald die Forderungen im Rahmen des Lösungsworkflows von Esker gelöst oder genehmigt sind, können sie automatisch im ERP-System als Gutschrift oder auf einem Hauptbuchungskonto erfasst werden.

Verbesserte Kommunikation geht einher mit verbesserter Zusammenarbeit

Kundenbetreuende können einem Reklamationsfall ganz einfach weitere Teilnehmende hinzufügen und so die informelle Informationssammlung erleichtern, ohne durch formale Genehmigungsworkflows navigieren zu müssen. Interne Unterhaltungen sind für alle Beteiligten direkt im Reklamationsvorgang sichtbar.

User können auch mit Kunden in Kontakt treten und Ansprüche mithilfe externer Konversationen klären oder anfechten. Es stehen vorgefertigte E-Mail-Vorlagen zur Verfügung, um eine effektive und konsistente Kommunikation zu gewährleisten und gleichzeitig eine persönliche Note zu verleihen. Die Antworten der Kunden werden automatisch an den Reklamationsfall angehängt, um Klarheit zu schaffen und Informationen zu erhalten.

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Häufig gestellte Fragen (FAQs)

Wie gewährleistet Esker Compliance im Reklamationsmanagement?

Esker's Reklamationsmanagement Software stellt durch umfangreiche Dokumentationsfunktionen und automatisierte Compliance-Überprüfungen sicher, dass alle Reklamationsprozesse den internationalen Datenschutz- und Compliance-Standards entsprechen. Die Software erleichtert zudem die Einhaltung von Branchennormen und gesetzlichen Vorgaben durch lückenlose Audit-Trails und transparente Prozessdokumentation.

Ist die Esker Software mobil nutzbar?

Ja, die Esker Reklamationssoftware ermöglicht die mobile Erfassung und Bearbeitung von Reklamationen, optimiert für Tablets und Smartphones. Dies bietet den Benutzern die Flexibilität, Reklamationen direkt vor Ort zu bearbeiten und zu aktualisieren, was besonders nützlich für Außendienstmitarbeiter und in Szenarien ist, wo schnelle Reaktionszeiten entscheidend sind.

Welche Sprachunterstützung bietet die Esker Reklamationssoftware?

Esker Software unterstützt mehrere Sprachen, was multinationalen Unternehmen die Implementierung und Nutzung in verschiedenen Ländern erleichtert. Die Software bietet benutzerdefinierte Sprachoptionen, die es den lokalen Teams ermöglichen, die Systeme in ihrer bevorzugten Sprache zu nutzen, was die Benutzerfreundlichkeit und Effizienz verbessert.

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