10 Tipps für die erfolgreiche Automatisierung des Cashflows

Der Cashflow ist entscheidend für die finanzielle Gesundheit eines Unternehmens. Ein wichtiger Bestandteil des Cashflow-Managements ist die Zahlungszuordnung, bei der eingehende Zahlungen den entsprechenden Rechnungen zugeordnet werden. Manuelle Prozesse sind oft mühsam, zeitaufwendig und fehleranfällig. Durch KI-gesteuerte Automatisierung können Unternehmen die Zahlungszuordnung optimieren, Ineffizienzen beseitigen und ihre finanziellen Abläufe verbessern.

In diesem Blogbeitrag werden wir den Prozess der Zahlungszuordnung und die Vorteile der Automatisierung näher betrachten sowie 10 Tipps für die erfolgreiche Automatisierung des Cashflows geben.

Was ist die Automatisierung der Zahlungszuordnung?

Die Automatisierung der Zahlungszuordnung umfasst die Implementierung von KI, maschinellem Lernen und Robotic Process Automation (RPA) zur automatischen Zuordnung eingehender Zahlungen zu Rechnungen. Durch die Extraktion von Daten, prädiktive Analysen und intelligente Entscheidungsalgorithmen wird der Bedarf an menschlicher Beteiligung minimiert, was zu schnellerer und genauerer Zahlungszuordnung, verbesserter Effizienz in der Debitorenbuchhaltung und besseren Entscheidungsprozessen führt.

Der Prozess der Zahlungszuordnung:

1. Zahlungseingang: Erhalt von liquiden Mitteln durch unterschiedliche Zahlungsarten
2. Verarbeitung der Zahlung: Zahlungsinformationen werden erfasst und dem richtigen Kunden zugeordnet
3. Rechnungsabgleich: Berechnung von Gebühren je nach Rechnung sowie Berücksichtigung von Überzahlungen und Nachlässen
4. Ausnahmebehandlung: Klärung von Unregelmäßigkeiten, wie fehlende oder nicht zugeordnete Zahlungen
5. Buchung im ERP-System: Verbuchung der zugeordneten Zahlungen im ERP- oder Buchhaltungssystem
6. Berichterstattung und Abgleich: Überwachung des Cashflows durch Berichte sowie Abgleich von eingegangenen und gebuchten Zahlungen

Vorteile der Automatisierung

Die Automatisierung der Zahlungszuordnung bietet zahlreiche Vorteile. Sie beschleunigt die Zahlungsabwicklung erheblich, da die Zeit für den Abgleich und die Abstimmung von Zahlungen deutlich reduziert wird. Durch die Minimierung menschlicher Eingriffe wird die Fehlerquote verringert, was zu einer höheren Genauigkeit führt. Zudem können wertvolle Ressourcen effizienter genutzt werden, da sich Teams auf höherwertige Finanzaktivitäten konzentrieren können.

10 Tipps für die erfolgreiche Automatisierung des Cashflows

• Bewertung des aktuellen Prozesses: Identifizieren Sie Engpässe, Schwachstellen und Ineffizienzen in Ihrem Zahlungszuordnungsprozess, um zu entscheiden, welche Teile des Prozesses automatisiert werden müssen.
• Nutzung von KI und maschinellem Lernen: Verwenden Sie KI, um Zahlungen genau und effizient Rechnungen zuzuordnen, selbst wenn Informationen unvollständig sind oder in unstrukturierter Form vorliegen.
• Integration des ERP-Systems: Stellen Sie sicher, dass Ihr ERP- oder Buchhaltungssystem sich nahtlos integrieren lässt, um automatische Buchungen und Abgleiche zu ermöglichen.
• Implementierung von optischer Zeichenerkennung (OCR): Mit OCR-Technologie können Überweisungsdaten automatisch aus E-Mails, Schecks und PDFs extrahiert werden, wodurch manuelle Dateneingabe vollständig entfällt.
• Nutzung von Bankfeeds und Zahlungsportalen: Direkte Integration mit Zahlungsplattformen und Banken ermöglicht Ihnen Zahlungsupdates in Echtzeit und verkürzt die Bearbeitungszeit.
• Automatisierung der Ausnahmebehandlung: Etablieren Sie einen KI-gesteuerten Workflow zur Identifizierung und Lösung von Zahlungsunstimmigkeiten und reduzieren so manuelle Eingriffe.
• Aktivierung von automatischen Zuordnungsregeln: Profitieren Sie von automatischer Zuordnung von Rechnungen basierend auf Rechnungsmustern, historischem Zahlungsverhalten und Kundenpräferenzen.
• Überwachung und Analyse der Leistung: Behalten Sie wichtige Leistungskennzahlen wie Zuordnungsraten, Ausnahmequoten und Bearbeitungszeiten im Auge, um die Automatisierungsleistung zu optimieren.
• Gewährleistung von Datensicherheit und Compliance: Wenden Sie Lösungen an, die den Schutz von Kundendaten sicherstellen und die Einhaltung von Vorschriften wie PCI-DSS und GDPR gewährleisten.
• Auswahl einer skalierbaren Lösung: Wählen Sie ein automatisiertes Tool, das mit Ihrem Unternehmen wachsen kann, wenn das Transaktionsvolumen und die Zahlungsmethoden zunehmen.

Fazit

Die automatische Verarbeitung von Zahlungen ermöglicht es Unternehmen, ein neues Maß an Effizienz und Genauigkeit im Cashflow-Management zu erreichen und gleichzeitig den Arbeitsalltag der Mitarbeitenden in der Debitorenbuchhaltung zu verbessern. Esker bietet mit Esker Cash Application eine Lösung an, die genau diese Automatisierung ermöglicht. Weitere Informationen dazu finden Sie im FAQ-Teil dieses Beitrags.