DSO berechnen, verstehen und verbessern – die Kennzahl im Fokus

Die Kennzahl DSO gehört zu den bekanntesten Größen in der Debitorenbuchhaltung und doch bleibt sie oft unterschätzt. Was genau steckt hinter dem Begriff „Days Sales Outstanding“? Wie lässt sich die DSO Formel anwenden? Was sagt die Kennzahl aus? Und wie kann sie sinnvoll interpretiert und verbessert werden?

In diesem Artikel erfahren Sie kompakt und praxisnah, wie Sie DSO berechnen, was die DSO Kennzahl über Ihr Unternehmen verrät und welche Maßnahmen helfen, die Forderungslaufzeit zu optimieren.

Was ist DSO? – Die Kennzahl definiert

DSO steht für Days Sales Outstanding, auf Deutsch: Forderungslaufzeit. Die Kennzahl beschreibt die durchschnittliche Anzahl an Tagen, die ein Unternehmen benötigt, um offene Kundenforderungen in tatsächliche Zahlungen umzuwandeln.

Je niedriger die DSO, desto schneller fließt Geld ins Unternehmen. Eine hohe DSO hingegen bedeutet, dass Kapital lange gebunden bleibt, mit potenziellen Folgen für Liquidität und Cashflow.

Was sagt mir die DSO? – Die Kennzahl verstehen

Die DSO Kennzahl ist ein wichtiger Indikator für:

• Liquidität: Eine niedrige DSO bedeutet, dass liquide Mittel schneller verfügbar sind. Eine hohe DSO kann darauf hinweisen, dass die Zahlungsfähigkeit gefährdet ist.
• Effizienz im Forderungsmanagement: Eine hohe DSO kann auf ineffiziente Prozesse oder mangelnde Transparenz hinweisen.
• Kundenbeziehungen: Schlechte Zahlungsmoral und damit eine hohe DSO kann ein Zeichen für Kommunikationsprobleme oder fehlende Kundenbindung sein.

Im Zeitverlauf lässt sich anhand der DSO ein Trend erkennen, der je nach Ausprägung – stabil oder schwankend, niedrig oder hoch ­– zu einem wertvollen Frühwarnsystem für finanzielle Ungleichgewichte wird.

Wie lässt sich DSO berechnen? – Die Formel anwenden

Die Berechnung erfolgt mit einer einfachen Formel:

DSO = (Forderungsbestand × Zeitraum in Tagen) / Umsatz

Der Forderungsbestand umfasst die Summe aller offenen Rechnungen innerhalb des betrachteten Zeitraums, die Kunden dem Unternehmen noch schulden. Dieser Wert wird mit der Länge des Zeitraums in Tagen multipliziert – zum Beispiel 365 Tage bei Betrachtung eines Jahres. Das Ergebnis wird anschließend durch den Umsatz im gleichen Zeitraum geteilt. So ergibt sich die durchschnittliche Anzahl an Tagen, die benötigt wird, um Forderungen in Zahlungen umzuwandeln.

Ein Beispiel: Der Forderungsbestand eines Unternehmens beträgt 850.000 Euro, bei einem Jahresumsatz von 27.400.000 Euro. Für einen Zeitraum von 365 Tagen ergibt sich somit eine DSO von 11 Tagen.

DSO = (850.000 × 365) / 27.400.000 = 11 Tage

Im zweiten Beispiel hingegen sind über 7 Millionen Euro an Forderungen offen. Dies resultiert in einer höheren DSO von 98 Tagen.

DSO = (7.400.000 × 365) / 27.400.000 = 98 Tage

Das Unternehmen gewährt seinen Kunden faktisch einen Kredit über mehr als ein Viertel des Jahresumsatzes. Dieses Kapital steht dem Cashflow nicht zur Verfügung und kann die Liquidität spürbar belasten.

Was tun bei hoher DSO? – 5 Maßnahmen zur Optimierung

Eine zu hohe DSO ist kein Schicksal. Mit gezielten Maßnahmen lässt sich die Forderungslaufzeit deutlich verbessern:

1. Forderungsmanagement optimieren

Ein überlastetes Team oder eine unklare Mahnstrategie können die DSO in die Höhe treiben. Intelligentes und automatisiertes Forderungsmanagement unterstützt Sie dabei, diese Herausforderungen gezielt zu bewältigen.

Forderungsspezialisten profitieren von KI-gestützter Priorisierung und erkennen sofort, welche Forderungen besonders relevant sind. Das Mahnwesen erfolgt automatisiert auf Basis einer kundenspezifischen Mahnstrategie, die individuell auf das Zahlungsverhalten abgestimmt ist. Zusätzlich erleichtert eine integrierte Nachrichtenfunktion die interne Kommunikation. All dies steigert die Transparenz und Effizienz im gesamten Forderungsprozess.

2. Kundenbeziehungen stärken

Eine schlechte Kundenbeziehung kann sich auf die Zahlungsmoral auswirken und damit die DSO negativ beeinflussen. Eine proaktive Kommunikation, insbesondere bei nahenden Zahlungsterminen, hilft dabei, Vertrauen aufzubauen und Zahlungsverzögerungen zu vermeiden.

Digitale Self-Service-Portale bieten zusätzlich einen echten Mehrwert: Kunden können jederzeit selbstständig auf ihre offenen und abgeschlossenen Forderungen zugreifen, Rückfragen klären und Zahlungen vorbereiten. Das reduziert nicht nur den Kommunikationsaufwand, sondern stärkt auch die Eigenverantwortung der Kunden.

3. Risikomanagement ausbauen

Ausbleibende Zahlungen lassen sich oft durch ein vorausschauendes Risikomanagement vermeiden. Automatisierte und KI-basierte Lösungen helfen dabei, Risikoprozesse zu strukturieren und effizienter zu gestalten.

Künstliche Intelligenz kann genutzt werden, um historische Zahlungsdaten auszuwerten. Ebenso können externe Bewertungen von Wirtschaftsauskunfteien herangezogen werden. Damit entsteht ein umfassendes Bild über die Zahlungsfähigkeit eines Unternehmens. Das Resultat sind weniger Überraschungen, mehr Sicherheit und zuverlässigere Einschätzung über die Zahlungsfähigkeit eines Kunden; sowohl beim Onboarding neuer Geschäftspartner als auch beim Monitoring bestehender Kundenbeziehungen.

4. Prozesse digitalisieren

Digitalisierte Abläufe sorgen nicht nur für mehr Struktur, sondern auch für deutlich mehr Tempo. Besonders im Rechnungsprozess zeigt sich das Potenzial: Während analoge Papierrechnungen mehrere Tage Postweg benötigen – plus Versandvorbereitung bei Sender und manuelle Bearbeitung auf Empfängerseite – ermöglicht die elektronische Rechnungsstellung eine nahezu sofortige Zustellung.

Mittels automatisiertem E-Invoicing stellen Sie sicher, dass Rechnungen schnell, sicher und regelkonform beim Empfänger ankommen. Das beschleunigt die Bearbeitung, verbessert die Nachverfolgbarkeit und reduziert Verzögerungen; ein klarer Vorteil für den Cashflow und die Forderungslaufzeit.

5. Kennzahlen regelmäßig überwachen

Ein effektives Forderungsmanagement endet nicht mit der Umsetzung einzelner Maßnahmen, es lebt von kontinuierlicher Analyse und Transparenz. Die regelmäßige Überwachung zentraler KPIs wie Days Sales Outstanding stellt sicher, dass Auffälligkeiten frühzeitig erkannt und gezielt adressiert werden können.

Moderne Echtzeit-Dashboards bieten dafür die nötige Übersicht: Sie visualisieren Entwicklungen, zeigen kritische Trends auf und ermöglichen eine schnelle Reaktion. So behalten Finanzverantwortliche jederzeit den Überblick über die Liquidität und können fundierte Entscheidungen treffen.

Fazit: DSO ist mehr als nur eine Zahl

Die DSO Kennzahl ist weit mehr als ein einfacher KPI. Sie ist ein Spiegel Ihrer Finanzprozesse und ein Schlüssel zur besseren Liquiditätssteuerung. Wer seine DSO kennt, versteht und aktiv verbessert, sichert nicht nur langfristig die Liquidität und schafft finanzielle Stabilität, sondern stärkt auch die Wettbewerbsfähigkeit und erweitert die strategischen Handlungsspielräume seines Unternehmens.

Erfahren Sie mehr über weitere KPIs in der Debitorenbuchhaltung – jetzt das kostenlose E-Book herunterladen.