Post-Sommer-Boost: Wie Sie mit KI die Transformation der Debitorenbuchhaltung ankurbeln

Der Wiedereinstieg nach den ruhigen Sommertagen fällt selten leicht. Neben dem Aufarbeiten von E-Mails sollte gleichzeitig ein Blick auf die kommenden Monate geworfen und eine entsprechende Planung vorgenommen werden. Und das alles zusätzlich zum üblichen Druck, das Working Capital zu verbessern – ohne zusätzliche Mitarbeitende einzustellen oder Risiken zu erhöhen.

Wir möchten einen Bereich ins Rampenlicht rücken, der in digitalen Transformationsstrategien oft übersehen wird: die Debitorenbuchhaltung (Accounts Receivable, AR). Diese Vernachlässigung ist eigentlich ungerecht, denn die Debitorenbuchhaltung ist ein entscheidender Hebel zur Verbesserung des Cashflows, zur Senkung der Betriebskosten und zur Stärkung der Kundenbeziehungen.

Um Ihnen den Wiedereinstieg zu erleichtern, haben wir eine strategische To-do-Liste erstellt, die den Start so einfach wie möglich macht:

1. Prüfung des Invoice-to-Cash-Prozesses

Warum Sie Ihren I2C-Prozess prüfen sollten

Wenn das Debitoren-Team isoliert in Silostrukturen arbeitet, können voneinander getrennte Systeme für Kreditprüfungen, Rechnungsstellung, Forderungsmanagement und Streitbeilegung eine Vielzahl von Problemen verursachen – darunter Verzögerungen, Fehler und verpasste Chancen zur Optimierung des Cashflows.

Was zu tun ist

Analysieren Sie genau, wie Ihre Debitorenbuchhaltung derzeit funktioniert. Erfassen Sie jeden Schritt im „Invoice-to-Cash“-Prozess und identifizieren Sie, wo manuelle Arbeit, doppelte Tätigkeiten oder mangelnde Transparenz den Prozess verlangsamen. Achten Sie besonders auf Übergaben zwischen Teams und Systemen.

Darauf sollten Sie achten:

• Basieren Kreditentscheidungen auf Echtzeitdaten?
• Ist die Rechnungsstellung automatisiert und fehlerfrei?
• Werden Forderungsaktivitäten nach Risiko oder Wert priorisiert?
• Wie werden Streitfälle verfolgt und gelöst?

Eine klare Prozessdarstellung hilft Ihnen, die Bereiche zu identifizieren, in denen Technologie den größten Nutzen bringt.

2. Ziele zur Verbesserung des Cashflows setzen

Warum KPIs in der Debitorenbuchhaltung wichtig sind

Ob es um die Reduzierung der Forderungslaufzeit (Days Sales Outstanding, DSO), die Verbesserung der Prognosegenauigkeit oder die Senkung von Zahlungsausfällen geht – CFOs sollten einen klaren Fahrplan haben, um zu verhindern, dass die Transformationsziele schleichend ausufern oder verwässern.

Was zu tun ist

Nutzen Sie historische Daten, um realistische und messbare Ziele zu setzen. Zum Beispiel:

• Reduzierung der DSO um 10–15 % innerhalb von sechs Monaten
• Verbesserung der Streitbeilegungszeit um 30 %
• Steigerung des Collection Efficiency Index (CEI) auf 95 %

Diese Ziele helfen bei der Auswahl der richtigen Technologie und fördern die interne Motivation.

Bonus!

Vergleichen Sie sich mit Ihren Peers, um Ihre Ziele zu validieren und Wettbewerbslücken zu identifizieren.

3. Möglichkeiten der KI-Automatisierung erkunden

Warum KI-Automatisierung in der Debitorenbuchhaltung sinnvoll ist

Es überrascht nicht, dass KI auch in der Debitorenbuchhaltung Anwendung findet. Von der Vorhersage von Zahlungsverzögerungen über die Empfehlung von Forderungsstrategien bis hin zur Extraktion von Daten aus verschiedensten Dokumenten (wie Finanzberichte, Zahlungsavise, Kundenreklamationen) – KI hilft Finanzteams, proaktiver und effizienter zu arbeiten.

Was zu tun ist

Bewerten Sie Plattformen mit integrierten KI-Agenten, die speziell für die Debitorenbuchhaltung entwickelt wurden und Funktionen wie folgende bieten:

• Prädiktive Risikobewertung von Kunden
• Intelligente Priorisierung von Forderungsaufgaben
• KI-gestützte Datenerfassung
• Automatisierte Klassifizierung von Streitfällen
• KI-gestützte Cashflow-Prognosen

Diese Tools sind nicht dazu gedacht, Ihr Team zu ersetzen – sie unterstützen und beschleunigen die Entscheidungsfindung und schaffen Freiräume für strategischere Aufgaben.

4. Nutzererfahrung in den Mittelpunkt stellen

Warum Sie die Nutzer einbeziehen sollten

Sobald eine Anwendung zu kompliziert wird, kommen die berüchtigten Excel-Tabellen wieder zum Einsatz. Intuitive, rollenbasierte Benutzeroberflächen, die die Arbeitsabläufe der Nutzer unterstützen und die Einarbeitungs- und Trainingszeit verkürzen, machen das Debitoren-Team effektiver und verhindern Unzufriedenheit im Job.

Was zu tun ist

Beziehen Sie die Endnutzer in den Evaluierungsprozess ein: Kreditprüfer, Forderungsspezialisten und Finanzmanager können am besten beantworten:

• Wie einfach sind die benötigten Daten zugänglich?
• Ist die Benutzeroberfläche auf die jeweilige Rolle zugeschnitten?
• Wie schnell können neue Nutzer eingearbeitet werden?

Eine benutzerfreundliche Lösung verbessert die Akzeptanz, reduziert Fehler und beschleunigt den ROI.

5. Überzeugenden Business Case erstellen

Warum ein überzeugender Business Case wichtig ist

Auch ein CFO muss Investitionen mit klaren finanziellen und operativen Vorteilen rechtfertigen. Mit einem starken Business Case ist die Zustimmung der Stakeholder so gut wie sicher – und die digitale Transformation lässt sich besser mit den übergeordneten strategischen Zielen abstimmen.

Was zu tun ist

Quantifizieren Sie die Kosten der Ineffizienz in Ihren aktuellen Debitorenprozessen.

Berücksichtigen Sie Kennzahlen wie:

• Manuelle Stunden für das Forderungsmanagement
• Einnahmenverluste durch verspätete Zahlungen oder Abschreibungen
• Kosten durch Streitfälle und Kundenabwanderung
• Auswirkungen mangelnder Transparenz auf Ihre Cashflow-Strategie

Modellieren Sie dann die potenziellen Auswirkungen von Automatisierung und KI anhand von Anbieter-Benchmarks, Fallstudien oder Pilotprojekten. Heben Sie sowohl den „harten“ ROI (z. B. Cashflow-Gewinne) als auch den „weichen“ ROI (z. B. höhere Produktivität der Mitarbeitenden) hervor.

6. Abstimmung mit der IT zur Integrationsstrategie

Warum IT entscheidend ist

Trotz ihres Rufs ist die Transformation der Debitorenbuchhaltung nicht nur ein Finanzprojekt – sie ist eine bereichsübergreifende Angelegenheit. Das IT-Team spielt eine entscheidende Rolle, um sicherzustellen, dass neue Lösungen nahtlos in bestehende Systeme integriert werden und Sicherheits- sowie Skalierbarkeitsanforderungen erfüllen.

Was zu tun ist

Beziehen Sie die IT frühzeitig in die Implementierung neuer Systeme und Prozesse in Ihre Debitorenbuchhaltung ein.

Besprechen Sie:

• Integration mit ERP-, CRM- und Zahlungsplattformen
• Datenmanagement und Compliance
• Cloud-Architektur und Skalierbarkeit
• API-Fähigkeiten und modulare Bereitstellung

Eine starke Partnerschaft mit der IT beschleunigt die Umsetzung und reduziert Risiken.

Warum Esker für die Automatisierung der Debitorenbuchhaltung wählen?

Die Softwarelösungen für die Debitorenbuchhaltung von Esker unterstützen Finanzteams mit Echtzeit-Transparenz, KI-gestützten Workflows und nahtloser ERP-Integration. Esker bietet eine zentrale End-to-End-Plattform, die Kredit-, Forderungsmanagement, Rechnungsstellung, Zahlungen, Zahlungszuordnung und Deductions abdeckt.

Mit Esker profitieren Unternehmen von:

• KI-gestützten Einblicken zur Zahlungsprognose, Priorisierung von Maßnahmen und Risikobewertung
• Globaler Compliance und Skalierbarkeit mit Unterstützung für über 130 Sprachen und Einführungen über mehrere Standorte hinweg
• Schnellere Onboarding-Prozesse und Kreditentscheidungen dank Echtzeit-Datenintegration

Sie möchten mehr erfahren? Lesen Sie Eskers aktuelles Playbook für die Debitorenbuchhaltung und entdecken Sie, was KI für Ihr Team, Ihr Unternehmen und Ihre Kunden im Alltag leisten kann.
→ https://content.esker.de/KI_in_der_Debitorenbuchhaltung.html