Was für die EDI-Migration wichtig ist

In vielen Unternehmen wird elektronischer Datenaustausch (EDI) seit vielen Jahren für effiziente unternehmensübergreifende Prozesse eingesetzt. Die genutzten Systeme kommen dabei irgendwann in die Jahre – es ist Zeit für eine Migration auf ein neues EDI-System. Damit beim Umzug der technisch komplexen EDI-Strukturen alles richtig abläuft, sind gute Planung, Koordination und Fachwissen gefragt. In diesem Artikel lesen Sie, worauf zu achten ist.

Gründe für eine EDI-Migration

Neben dem bereits genannten der bereits genannten Veraltung der genutzten Systeme, gibt es noch weitere potenitelle Gründe für eine Migration. Beispielsweise der Wunsch, von einem selbst gehosteten Inhouse-System in die Cloud zu migrieren, um zum Beispiel Aufwände für Wartung und Updates zu reduzieren oder im bestehenden System sind Schwachstellen aufgetaucht, die zu immer mehr manuellen Eingriffen führen.

Natürlich gibt es auch immer Gründe, die augenscheinlich gegen eine Migration sprechen. Gewachsene Strukturen aufzubrechen, fällt nicht immer leicht und ist tatsächlich auch mit Risiken behaftet. Beispielsweise müssen Schnittstellen neu ausgerichtet werden, um die bisherigen Datenflüsse aufrecht zu erhalten.

Da elektronischer Datenaustausch auch in der Zukunft ein zentraler Baustein für die B2B-Integration sein wird, sollte die EDI-Infrastruktur zukunftsfähig sein – und das Unternehmen sollte nicht vor einer Migration zurückschrecken, wenn die Zeit gekommen ist.

Planung & Koordination sind elementar wichtig für das Migrationsprojekt

Wird die EDI-Migration angegangen, ist zunächst eine Analyse der Ist-Situation, in der beispielsweise die folgenden Punkte geklärt werden, erforderlich:

• Welche Nachrichtenarten, welche Formate und Übertragungsmethoden und welche Arten von Geschäftspartnern umfasst der aktuelle EDI-Betrieb?
• Welche davon sind besonders wichtig und sollten priorisiert behandelt werden?
• Was können wir verbessern?

Danach ist Planung gefragt: Ein umfassender Projektplan mit Zeiträumen, Meilensteinen und Verantwortlichkeiten ist der rote Faden, an dem sich die Projektbeteiligten orientieren können (und müssen). Dieser Plan kann beispielsweise in einem Kick-Off-Meeting mit allen Beteiligten erarbeitet werden. Bei der Erstellung des Plans und der Festlegung der Meilensteine ist Fingerspitzengefühl gefragt: Es gilt, das richtige Mittel zu finden, damit die gesteckten (Zwischen-)Ziele erreichbar sind, das Projekt aber dennoch keine unendliche Geschichte wird. Steht der Plan und alle Verantwortlichkeiten sind verteilt, geht es los mit der eigentlichen Projektphase.

In der Projektphase selbst ist Koordination unerlässlich. Bei einer EDI-Migration sind immer auch externe Parteien beteiligt, allen voran Geschäftspartner und deren EDI-Provider. Damit das Projekt nicht aufgrund von externen Faktoren verlangsamt wird oder gar scheitert, sind alle Beteiligten von Anfang an in den Prozess einzubinden. Es sollte klar kommuniziert werden, was wann wie geschehen soll.

Übergangsphase vom Alt- auf das Neusystem

Ist die Einrichtung des neuen EDI-Systems soweit abgeschlossen, kann der Traffic umgestellt werden – ein entscheidender Moment für das Migrationsprojekt! In der Praxis wird oft so verfahren, dass Alt- und Neusystem eine Zeit lang parallel laufen, um zum einen alle benötigten Strukturen sauber zu migrieren und zum anderen, um die Möglichkeit für Tests und Verbesserungen zu haben. Das Ziel bleibt ein effizienterer EDI-Betrieb, der auch in Zukunft Bestand hat, deshalb sollte diesem Schritt viel Aufmerksamkeit gewidmet werden.

Ist die Übergangsphase erfolgreich abgeschlossen, wird das Altsystem abgeschaltet und der gesamte EDI-Traffic läuft über das neue System.

EDI-Provider machen das Leben leichter

Sowohl der Aufbau einer eigenen neuen EDI-Infrastruktur als auch die Durchführung des Migrationsprojekts erfordern eine Menge Fachwissen und Aufwand. EDI-Provider sind deshalb geeignete Partner, um das bestehende System abzulösen. Das Projektmanagement und auch die Koordination mit Geschäftspartnern und deren Providern kann übernommen werden, sodass das migrierende Unternehmen selbst den Blick nur nach innen richten muss, um die internen Prozesse, die sich an den Datenaustausch per EDI anschließen beziehungsweise diesem vorgeschaltet sind, auf das neue System auszurichten.

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Wechsel in die Cloud bringt Vorteile

Obwohl es längst nicht mehr so viele Vorbehalte gegenüber der Cloud gibt wie noch vor zehn Jahren: Viele Unternehmen nutzen nach wie vor Inhouse-Systeme für ihren EDI-Betrieb. Im Rahmen einer anstehenden Migration sollte die Möglichkeit, den EDI-Betrieb in die Cloud zu verlagern, zumindest in Betracht gezogen werden, denn die Nutzung bringt Vorteile.

Statt vieler verschiedener Schnittstellen wird nur noch eine einzige Schnittstelle für den gesamten EDI-Betrieb benötigt, da die EDI-Cloud als Universaladapter fungiert. Dadurch verringert sich die technische Komplexität und bei Anpassungen kann die bestehende interne Infrastruktur so bestehen bleiben, wie sie ist. Da EDI-Clouds normalerweise von Providern angeboten werden, entfallen die Aufwände für Updates und Wartung, auch die Performance steigert sich, da der Provider immer ausreichend Kapazitäten vorhält. Zusätzlich werden durch die EDI-Cloud Kosten eingespart.
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