Change Management für KI-gesteuerte Prozesse: 7 Erfolgsstrategien

Immer schneller werden neue hochrangige Technologien entwickelt, die unsere Welt verändern sollen, doch gestaltet sich die Einführung dieser Systeme häufig zu kompliziert für Unternehmen. Für die künstliche Intelligenz und das Machine Learning war dies ebenfalls lange der Fall, bis wir einen Wendepunkt erreicht haben, ab welchem Geschäftsführende, CFOs, CEOs und Abteilungsleitende die Technologie für vollautomatisierte Geschäftsprozesse, Wettbewerbsvorteile, eine optimierte Mitarbeitererfahrung und reduzierte Kosten nutzen konnten. Allerdings kann die Einführung dieser Systeme für Unternehmen eine Herausforderung darstellen. CFOs, Führungskräfte und KI-Enthusiasten benötigen Erfolgsstrategien, um den Übergang zu KI-gesteuerten Source-to-Pay-Prozessen erfolgreich zu gestalten.

1. KI-Vision erstellen und implementieren

Der erste Schritt besteht darin, eine durchdachte KI-Vision zu erstellen und kontinuierlich zu implementieren. Es ist wichtig, den Status quo zu reflektieren und Bereiche zu identifizieren, in denen KI zur Optimierung beitragen kann. Beispielsweise können Ausschreibungen und Preisverhandlungen in On-Demand-Auktionen oder automatisierte 3-Wege-Matching-Verfahren in Beschaffungsprozessen durch KI verbessert werden. Finden Sie genau diese Lücken in Ihrem Unternehmen, leiten Sie daraus Ihre ganz eigene KI-Vision ab. Eine klar definierte KI-Vision hilft dabei, Risiken zu minimieren und Entscheidungen zu festigen. 

2. Verständnis für KI fördern & Reskilling ermöglichen

Es ist wichtig, dass alle Mitarbeitenden die Vorteile der KI verstehen und nachvollziehen können. KI soll uns bei manuellen, repetitiven und teils langweiligen Aufgaben unterstützen – nicht ersetzen. Durch die Automatisierung von Prozessen, wie der Erfassung von Eingangsrechnungen im ERP, bleibt mehr Zeit für höherwertige Aufgaben. Denn bei der automatisierten Erfassung können sämtliche Informationen auf unterschiedlichsten Rechnungslayouts von KI-Softwares ausgelesen, verarbeitet und buchhalterisch prozessiert werden. Je höher Ihre Automatisierungsrate in diesem Prozess ist, desto weniger müssen sich Ihre Mitarbeitenden mit der Rechnungserfassung beschäftigen. Es bleibt schlussendlich mehr Zeit für höherwertige Aufgaben wie beispielsweise das Vor- und Nachbereiten von Audits, Korrekturarbeiten, Jahresabschlüsse oder Projektarbeiten. Darüber hinaus bietet KI den Mitarbeitenden die Möglichkeit, neue Fähigkeiten zu erlernen - das sogenannte “Reskilling” - so dass die Mitarbeitenden neue Aufgaben bewältigen können, die in Zukunft von Bedeutung sein werden.

3. Die richtigen Stakeholder einbeziehen

Es ist wichtig, dass die KI-Initiative von den richtigen Stakeholdern verstanden und vollständig unterstützt wird. Dies umfasst sowohl interne Stakeholder wie Führungskräfte und das mittlere Management als auch externe Implementierungspartner. Besonders motivierte Mitarbeitende, die den KI-Wandel aktiv unterstützen, können als “Champions” eingesetzt werden. Hierfür können Sie Schlüsselrollen aus den betroffenen Abteilungen identifizieren. In unserem Beispiel der Source-to-Pay-Prozesse könnten dies Mitarbeitende oder Führungskräfte aus den Bereichen Finanzen, Procurement oder Supply Chain sein. Geben Sie allen Beteiligten die Chance, ihre Ideen mit einzubringen und Teil des Wandels zu sein. Dadurch wird das Gefühl von Ownership und Beteiligung steigen und der Wandel wird zu einem gemeinsamen Erfolg. 

4. Kommunikation mit Herz & Kopf

Eine fein abgestimmte Kommunikation spielt eine wichtige Rolle bei der erfolgreichen Umsetzung des KI-Wandels. Es ist wichtig, dass alle Beteiligten frühzeitig in die Pläne einbezogen werden und die Möglichkeit haben, ihre Ideen einzubringen. Darüber hinaus sollte die Kommunikation über die richtige Plattform erfolgen, um eine hohe Sichtbarkeit zu gewährleisten.
Mitarbeitende und andere Stakeholder, die skeptisch eingestellt sind, benötigen ein besonderes Maß an Empathie. Versetzen Sie sich aktiv in die Lage Ihrer Angestellten und kommunizieren Sie explizit, welche Gedanken und Gefühle bei ihnen vorherrschend sein können. Machen Sie ihnen jedoch im gleichen Zuge auch Mut, dass der anstehende Wandel eine Chance bietet, aktuelle Probleme in Workflows zu beheben und Mitarbeitende die Möglichkeit bekommen, ungeliebte Aufgaben loszuwerden. Mit diesem BottomUp-Prinzip drehen Sie klassische Hierarchien um und kreieren einen inklusiven Change. 

5. Feedback-Loop etablieren

Eine gewisse Skepsis gegenüber dem Wandel kann nützlich sein, um ein bestmögliches Ergebnis zu erzielen. Durch die Einrichtung eines regelmäßigen Feedback-Loops können relevante Rückmeldungen verarbeitet und umgesetzt werden.

Etablieren Sie daher einen regelmäßigen Feedback-Loop, bei welchem sich ihre „Champions“ (siehe Punkt 3 – „die richtigen Stakeholder“), die Testbenutzerinnen und -benutzer sowie Führungskräfte zum Projekt äußern können. Dabei ist es wichtig, einen Rahmen zu erstellen, in welchem Sie auch authentisches Feedback erwarten können. Sorgen Sie anschließend dafür, dass relevantes und signifikantes Feedback auch verarbeitet und umgesetzt wird.

6. Vorbereitung & Training

Um den Mitarbeitenden ein optimales Onboarding zu ermöglichen, muss der Übergang zu neuen Prozessen gut vorbereitet werden. Dies kann durch umfassendes Training und Unterstützung in einer Beta-Testphase erreicht werden. Angestellte haben so auch die Möglichkeit, sich sukzessive an die neuen Prozesse zu gewöhnen und innerhalb der Testphase Feedback und damit eigene Ideen einzubringen. 

7. Herausforderungen der Post-Implementierung

Nach der Implementierung kommen neue Herausforderungen auf Sie zu. Es ist wichtig, dass Sie KPIs etablieren, die mit Ihren Unternehmenszielen und Ihrer KI-Vision übereinstimmen und dabei unterstützen, die Effektivität des Wandels zu messen. Beispielsweise können Sie die Automatisierungsquote, die Produktivität (z. B. Anzahl der verarbeiteten Rechnungen in einem spezifischen Zeitraum) und erhaltene bzw. verpasste Skonti messen. Wichtig ist, dass Sie Ihre eigenen Ziele mit dem Wandel verfolgen und gegebenenfalls anpassen. Darüber hinaus sollten Sie eine Kultur des kontinuierlichen Lernens und der Anpassungsfähigkeit fördern, denn kulturelle Änderungen benötigen mehr Zeit sich zu festigen als strukturelle oder strategische Änderungen.

Unser Ablaufmodell für den KI-Change mit sieben Punkten soll Ihnen dabei helfen, alle Säulen für eine erfolgreiche digitale Transformation im Blick zu behalten. Wir ermutigen Sie, gezielt auf Ihre eigene Unternehmenslandschaft zu schauen. Je genauer Sie auf Ihre eigenen Gegebenheiten eingehen, desto erfolgreicher wird der Wandel sein.