Digitale Eingangsrechnung 2024: Alles, was Sie jetzt wissen müssen

Was Eingangsrechnungen so wichtig macht

Mit dem Inkrafttreten von Verbindlichkeiten sind Eingangsrechnungen Teil eines essentiellen Prozesses in jedem Unternehmen: dem Rechnungseingang. Nicht nur sorgen sauber verarbeitete und pünktlich bezahlte Eingangsrechnungen für eine hohe Reputation, sondern sie vermitteln den Lieferanten und Rechnungsstellenden ebenfalls Loyalität durch die Schaffung von Liquidität. Bezahlende Unternehmen selbst profitieren kurzfristig von Skontoabzügen bzw. Frühzahlerrabatten und langfristig von besseren Zahlungsbedingungen. Hierzu zählt etwa ein verlängertes Zahlungsziel oder höhere Skontosätze.

Was nach einem selbstverständlichen „Old School“-Verfahren klingt, wird in der Praxis häufig noch vernachlässigt. Insbesondere veraltete und manuelle Prozesse im Rechnungseingang sorgen häufig dafür, dass Mitarbeitende demotiviert werden und das Unternehmen Reputationsverluste erleidet.
Was Eingangsrechnungen so wichtig für Unternehmen macht, sind ihre schnelle und korrekte Verarbeitung und eine pünktliche Zahlung, die keine Skontofrist versäumt.
 

Throwback: Pflichtangaben auf Eingangsrechnungen

§ 14 und § 14a UStG regelt die Pflichtangaben für Eingangsrechnungen. Diese sind:

• (Firmen)name und Anschrift des leistenden Unternehmers und des Leistungsempfängers
• Steuernummer oder Umsatzsteueridentifikationsnummer
• Rechnungsdatum
• Fortlaufende Rechnungsnummer
• Beschreibung, Art, Umfang und Anzahl der gelieferten Güter/Dienstleistungen
• Lieferdatum
• Nach Steuersätzen und -befreiungen aufgeschlüsseltes Entgelt
• Rabatte, wenn diese im Voraus vereinbart wurden
• Entgelt und hierauf entfallender Steuerbetrag sowie Hinweis auf Steuerbefreiung
• Ggf. Hinweis auf Steuerschuld des Leistungsempfängers
   

Was kann die digitale Eingangsrechnung?

Wir blicken kurz auf eine höhere Ebene: Die schnelllebige Geschäftswelt von heute sieht Effizienz und Genauigkeit als Maßstab für den Erfolg. Dabei spielt vor allem auch der Rechnungseingang eine tragende Rolle. Papierbasierte Rechnungen gehören eigentlich der Vergangenheit an, befinden sich jedoch in vielen Unternehmen immer noch. Die folgenden Vorteile digitaler Eingangsrechnungen zeigen, wie Sie Ihre Finanzabteilung modernisieren können.

Sofortiger Zugriff:

Digitale Eingangsrechnungen sind – Überraschung – digital! Das bedeutet im Umkehrschluss, dass Sie von überall und jederzeit darauf zugreifen können. Ganz gleich, ob Sie im Büro, auf einer Geschäftsreise oder im Home Office arbeiten, Sie haben mit nur wenigen Klicks sofortigen Zugriff auf all Ihre Rechnungen. Dieses Maß an Zugänglichkeit kann Ihre Finanzprozesse erheblich rationalisieren und erleichtert Ihnen langfristig die Verwaltung des Cashflows.

Weniger Papierverbrauch:

Mit digitalen Eingangsrechnungen können Sie sich von den Bergen an Papierkram verabschieden, die bei der herkömmlichen Rechnungsstellung anfallen. Das spart nicht nur Lagerplatz, sondern schont auch die Umwelt, da weniger Papier verbraucht wird. Eine Win-Win-Situation für Ihr Unternehmen und den Planeten. Mit unserem Credo Positive Sum-Growth gewinnen sogar alle Beteiligten.

Höhere Genauigkeit:

Die manuelle Eingabe von Daten aus Papierrechnungen kann zu Fehlern führen, deren Behebung kostspielig und zeitaufwändig sein kann. Mit Software-Lösungen zur Automatisierung des Rechnungseingangs werden diese manuellen Tätigkeiten mithilfe von KI-Technologien digitalisiert. Zu den Funktionen gehören Datenvalidierung, individuelle Dashboards und Workflows sowie ein digitales Rechnungsarchiv.

Schnellere Verarbeitung:

Digitale Eingangsrechnungen können viel schneller verarbeitet werden als ihre Pendants auf Papier. Automatisierungstools können Eingangsrechnungen mit Bestellungen und Quittungen abgleichen und so den Genehmigungs- und Zahlungsprozess beschleunigen. Diese Geschwindigkeit ist besonders für Unternehmen von Vorteil, die regelmäßig ein hohes Rechnungsaufkommen zu bewältigen haben.

Kosteneinsparungen:

Die Digitalisierung Ihrer Eingangsrechnungen führt vor allem langfristig zu erheblichen Kosteneinsparungen. Dies betrifft vor allem das Einsparen von sämtlichen Kosten, die mit der manuellen Verarbeitung der Eingangsrechnungen zusammenhängen. Mehr zu diesem Thema finden Sie auch in unserem kostenlosen White Paper, welches sämtliche Kosten aufschlüsselt und den manuellen mit dem digitalen Rechnungseingang abgleicht.

Skalierbarkeit:

Wenn Ihr Unternehmen wächst, wird das Volumen der eingehenden Rechnungen wahrscheinlich zunehmen. Software-Lösungen für den digitalen Rechnungseingang sind in hohem Maße skalierbar und können ein wachsendes Arbeitsaufkommen problemlos bewältigen, ohne dass der manuelle Aufwand proportional zunimmt.
 

Was ändert sich 2024 im digitalen Rechnungseingang?

Das nationale und internationale Streben nach Effizienz, Agilität und Flexibilität wird ausschlaggebend für den Erfolg oder Misserfolg von Unternehmen in den nächsten Jahren sein. Digitale und schnelle Prozesse wie beispielsweise im Bereich Source-to-Pay und im Rechnungseingang sind maßgeblich für diesen Erfolg und unterstützen Unternehmen mit einer Reihe von Vorteilen, die wir in diesem Artikel beleuchtet haben. Für die Nutzung dieser Vorteile müssen CFOs und Abteilungsleitende im Finanzbereich keine Technologie-Experten sein, sondern können sich auf Dienstleistende mit jahrzehntelanger Erfahrung verlassen.
Auf der anderen Seite ändern sich die Mandate und Regelungen für die elektronische Rechnung weltweit in steigendem Tempo. Um einen hohen Zeitaufwand an Recherche zu vermeiden, bieten auch in diesem Falle Software-Lösungen globale Konformität in über 60 Ländern, Kompatibilität mit jedem System sowie niedrigere Kosten und schnellere Zahlungen.
 

Über Esker

Esker ist eine globale Cloud-Plattform, die einen strategischen Mehrwert für Finanz-, Einkaufs- und Kundendienstabteilungen schafft und die Zusammenarbeit zwischen Unternehmen durch Automatisierung des Cash-Conversion-Cycles stärkt. Esker wurde 1985 gegründet und ist in Nordamerika, Lateinamerika, Europa und im asiatisch-pazifischen Raum tätig. Der globale Hauptsitz befindet sich in Lyon, Frankreich, die deutschen Standorte in München und Ratingen. Unsere Kunden nutzen unsere Cloud-Lösungen, um die Effizienz, Produktivität und Transparenz ihrer Source-to-Pay (S2P)- und Order-to-Cash (O2C)-Prozesse zu erhöhen.

Kontaktieren Sie uns oder lassen Sie sich in einer Demo die ganzheitlichen Vorteile einer Digitalisierung Ihres Rechnungseingang zeigen.