Digitalisierung von Eingangsrechnungen: So gelingt der papierlose Prozess

Ob Krankenhaus, Gastronomiebetrieb, Industrieunternehmen oder internationaler Konzern – papierbasierte Prozesse in der Kreditorenbuchhaltung sind nicht nur ineffizient, sondern auch fehleranfällig und kostenintensiv. Unternehmen, die an diesem Konzept festhalten, haben signifikante Nachteile gegenüber ihrer Konkurrenz. Die gute Nachricht: Mit der richtigen Software für die Rechnungsverarbeitung lassen sich diese Herausforderungen gezielt lösen.

Warum papierbasierte Kreditorenprozesse ausgedient haben

Papierbasierte Abläufe bringen zahlreiche Herausforderungen mit sich:

Eingangsrechnungen müssen mühsam gesucht und manuell bearbeitet werden.
Genehmigungen verzögern sich, weil Mitarbeitende nicht erreichbar sind.
Lieferanten warten auf ihre Zahlungen, sind zunehmend verärgert und melden sich wiederholt.
Die manuelle Dateneingabe ist fehleranfällig und zeitintensiv.

Studien zeigen: 63 % der Unternehmen investieren über 10 Stunden pro Woche in die Eingangsrechnungsverarbeitung. 67 % benötigen fünf oder mehr Tage pro Monat für die Bearbeitung.

Was bedeutet „papierlos“ im Rechnungswesen?

Ein papierloser Prozess bedeutet:

Eingangsrechnungen digitalisieren und automatisiert verarbeiten
Digitale Workflows für Prüfung, Genehmigung und Rechnung begleichen
Integration in bestehende ERP-Systeme
Zentrale, revisionssichere Archivierung

Moderne Technologien wie KI-gestützte Datenextraktion und intelligente Workflows sorgen für mehr Effizienz, Transparenz und Sicherheit.

So digitalisieren Sie Ihre Rechnungsprozesse

1. Rechnungseingang digitalisieren

Rechnungen werden per E-Mail oder über Lieferantenportale empfangen. Künstliche Intelligenz erkennt Inhalte, trennt Sammelrechnungen, schlägt Buchungscodes vor und prüft automatisch auf Übereinstimmung mit Bestellungen und Wareneingängen. Die digitalen Prozesse ermöglichen eine deutlich schnellere Eingangsrechnungsverarbeitung.

2. Genehmigungsprozesse automatisieren

Rechnungen werden automatisch an die zuständigen Personen weitergeleitet. Erinnerungen sorgen für fristgerechte Freigaben – auch mobil per App. Wiederkehrende Rechnungen können direkt freigegeben werden.

3. Zahlungen effizient abwickeln

Zahlungen erfolgen digital – sicher und transparent. Frühzahlerrabatte lassen sich gezielt nutzen, internationale Zahlungen werden zentral gesteuert. So können Unternehmen schneller und zuverlässiger Rechnungen begleichen.

4. Revisionssichere Archivierung

Alle Dokumente werden zentral in der Cloud gespeichert und sind jederzeit auffindbar. Die Integration ins ERP-System sorgt für konsistente Daten und einfache Nachverfolgung.

5. Transparenz & Kommunikation verbessern

Dashboards bieten Echtzeit-Einblicke in Cashflow, offene Posten und Prozesskennzahlen. Die Kommunikation mit Lieferanten erfolgt direkt im System – ohne Medienbrüche.

In 4 Schritten zum digitalen Rechnungsworkflow

Ist-Zustand analysieren

Visualisieren Sie Ihre aktuellen Prozesse und identifizieren Sie Engpässe und Optimierungspotenziale.

Zielbild definieren

Entwickeln Sie eine klare Vorstellung davon, wie Ihr digitaler Kreditorenprozess aussehen soll – inklusive KPIs und Erfolgsfaktoren.

Technologiepartner auswählen

Achten Sie auf:

Branchenkenntnis und Erfahrung mit Automatisierung
Flexibilität und Integrationsfähigkeit
Datenschutz, Sicherheit und Compliance

Dokumente digitalisieren & Zahlungen umstellen

Scannen Sie relevante Unterlagen, legen Sie ein digitales Archiv an und stellen Sie auf elektronische Zahlungen um. So lässt sich die Buchhaltung automatisieren und nachhaltig verbessern.

7 Gründe für den Umstieg auf eine digitale Rechnungsverarbeitung

Vorteil	Beschreibung
Kosten senken	Manuelle Verarbeitung: Ø 12,42 € pro Rechnung Automatisiert: Ø 2,65 € – über 75 % Einsparung
Bearbeitungszeit verkürzen	Bearbeitungszeit sinkt von 13 auf 3 Tage
Fehler reduzieren	Genauigkeit steigt auf bis zu 99 %
Compliance verbessern	Weniger manuelle Eingriffe = mehr Kontrolle und Sicherheit
Transparenz erhöhen	Echtzeit-Dashboards und Reports erleichtern das Cashflow-Management
Beziehungen zu Lieferanten stärken	Pünktliche Zahlungen verbessern die Zusammenarbeit und ermöglichen Rabatte
Mitarbeitende entlasten	Weniger Routine, mehr Fokus auf wertschöpfende Aufgaben – auch im Homeoffice

Digitale Rechnungsverarbeitung schafft nicht nur Effizienz, sondern auch Flexibilität. Ihre Kreditorenbuchhaltung ist nicht länger an den Schreibtisch gebunden. Ob im Homeoffice, unterwegs oder im Büro – alle relevanten Informationen und Aufgaben sind zentral verfügbar und jederzeit zugänglich.

So können Mitarbeitende auch bei Abwesenheit oder Vertretung nahtlos weiterarbeiten. Gleichzeitig entlastet die Automatisierung das Team von monotoner Dateneingabe und manuellen Routinetätigkeiten. Es findet eine Verschiebung hin zu mehr strategischen Aufgaben und eine bessere Zusammenarbeit mit anderen Abteilungen statt. Die digitale Rechnungsverarbeitung ist somit ein echter Gewinn für Unternehmen in Sachen Motivation und Produktivität.

Esker: Ihre Lösung für automatisierte Rechnungsprozesse

Mit der cloudbasierten Lösung von Esker automatisieren Sie alle Prozesse vom Rechnungseingang bis zur Buchung im ERP-System. Durch die Automatisierung der Kreditorenbuchhaltung gehören Papierdokumente der Vergangenheit an. Mit Esker reduzieren Sie die manuellen Eingriffe, sodass Ihr Team sich wieder auf das Wesentliche konzentrieren kann. Gewinnen Sie mehr Zeit für strategische Aufgaben durch automatisierte End-to-End-Prozesse.
Bereit für den nächsten Schritt?

Erleben Sie, wie ein digitalisierter und automatisierter Kreditorenprozess in der Praxis aussieht – in unserem Video:

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