KI im Source-to-Pay – Teil 2

Im ersten Teil unserer Blogreihe haben wir gezeigt, wie Künstliche Intelligenz (KI) den strategischen Einkauf revolutioniert – von der Lieferantenauswahl bis zum Vertragsabschluss. Doch was passiert danach? Sobald der Vertrag steht, beginnt die eigentliche Arbeit: Angebote müssen in Bestellungen überführt, Rechnungen geprüft und Zahlungen ausgelöst werden. Genau hier setzt der zweite Teil unserer Blogreihe KI im Source-to-Pay an.

KI in der Beschaffung

Ein wichtiger Baustein im Source-to-Pay-Cycle ist die operative Beschaffung, die häufig von Routine und hohem Arbeitsvolumen geprägt ist. Angebote müssen geprüft, Bestellmengen validiert und Bestellungen ausgelöst werden. Fehler in diesem Prozess können teuer werden – sei es durch Überbestellungen, falsche Preise oder verspätete Lieferungen.

Dies führt zu zusätzlichem Druck auf die Teams in der Beschaffung, die sich ohnehin mit Herausforderungen wie:

• steigenden Zinssätzen: Finanzierungskosten steigen und beeinflussen die Gesamtkosten der Beschaffung.
• globaler politischer Instabilität: Lieferketten werden unsicherer, was zu Engpässen und Preisvolatilität führt.
• Inflation: Rohstoff- und Einkaufspreise steigen, was eine präzise Kostenkontrolle erfordert.

Vor dem Hintergrund einer prognostizierten Steigerung der Arbeitsbelastung um 10 % bei gleichzeitig nahezu stagnierendem Budget im Jahr 2025¹ wird deutlich: Die Beschaffung braucht intelligente Unterstützung, um effizient und fehlerfrei zu bleiben. Hier kommt Künstliche Intelligenz ins Spiel und bietet konkrete Lösungen.

KI unterstützt den gesamten Beschaffungsprozess, indem sie:

• Anomalien erkennt, z. B. ungewöhnliche Mengen oder Preise, und automatisch warnt,
• Angebote automatisch in Bestellungen überführt, durch intelligente Datenerfassung aus PDFs oder E-Mails,
• historische Daten analysiert, um Muster zu erkennen und fundierte Entscheidungen zu ermöglichen.

Dadurch werden Fehler reduziert und Beschaffungskosten gesenkt. Da Mitarbeitende keine repetitiven Aufgaben manuell ausführen müssen, bleibt ihnen mehr Zeit für strategische Tätigkeiten. So gelingt die Transformation der Beschaffungsabteilung zu einem echten Werttreiber und Business Enabler.

Kreditorenbuchhaltung: Rechnungen effizient und transparent verarbeiten

Die Aufgaben der Kreditorenbuchhaltung sind vielfältig – von der Prüfung eingehender Rechnungen über die Kontierung bis hin zur fristgerechten Zahlung. Wie jede Abteilung hat auch die Kreditorenbuchhaltung Herausforderungen zu bewältigen. Zu den größten gehören:

• Steigende Rechnungsvolumina: Immer mehr Transaktionen führen zu einem erhöhten Bearbeitungsaufwand, der manuell kaum zu bewältigen ist.
• Cashflow-Druck: Unternehmen müssen ihre Liquidität im Blick behalten und gleichzeitig Zahlungsfristen einhalten, was eine präzise Planung und Kontrolle erfordert.
• Personalmangel: Die Rekrutierung und Bindung qualifizierter Fachkräfte wird zunehmend schwieriger, wodurch bestehende Teams stärker belastet werden.

Diese Herausforderungen machen deutlich, wie wichtig effiziente und automatisierte Prozesse in der Rechnungsverarbeitung sind. Genau hier setzt Künstliche Intelligenz an und bringt echte Entlastung:

• Automatische Trennung von Rechnungsstapeln: Mehrseitige Rechnungen und Anhänge werden intelligent erkannt und korrekt zugeordnet.
• Intelligente Datenerfassung: Rechnungsdaten werden automatisch ausgelesen – auch bei komplexen Layouts oder neuen Lieferanten.
• Prädiktive Buchungsvorschläge: Basierend auf historischen Daten schlägt die KI passende Kontierungen vor und reduziert manuelle Eingaben.
• Digitale Assistenzfunktionen: Mitarbeitende erhalten schnellen Zugriff auf relevante Informationen, Reports und offene Posten.

Künstliche Intelligenz ermöglicht eine deutliche Steigerung der Verarbeitungsgeschwindigkeit, minimiert Fehlerquellen und verbessert die Zusammenarbeit mit Lieferanten – insbesondere im Bereich des digitalen Rechnungseingangs. Die Prozessautomatisierung sorgt dafür, dass wichtige Informationen und alle relevanten Daten zuverlässig erfasst und verarbeitet werden, sodass Unternehmen ihre Rechnungen effizient und fristgerecht begleichen können.

Fazit

Während der strategische Einkauf die Weichen stellt, sorgen Beschaffung und Kreditorenbuchhaltung für einen reibungslosen Ablauf im Tagesgeschäft. KI-basierte Lösungen helfen dabei, beide Bereiche miteinander zu verzahnen, manuelle Prozesse zu automatisieren und Silos zwischen Finanz- und Beschaffungswesen zu beseitigen – für eine effektivere Zusammenarbeit.

Es zeigt sich also, das Künstliche Intelligenz (KI) unverzichtbar für Unternehmen ist, die Schritt mit der Konkurrenz halten wollen.

1. Digital Procurement Survey: 5th Edition, PwC Global, 2024