Autonomous Finance: Effizienz und Transparenz in O2C- und S2P-Prozessen

Die Digitalisierung verändert die Arbeitsweise von Finanzabteilungen grundlegend. Ein zentraler Trend in diesem Wandel ist das Konzept der Autonomous Finance – also die weitgehend automatisierte Steuerung und Durchführung von Finanzprozessen mithilfe moderner Technologien wie Künstlicher Intelligenz (KI), Machine Learning und Prozessautomatisierung.

Dieser Artikel beleuchtet, wie Autonomous Finance insbesondere in den Bereichen Order-to-Cash (O2C) und Source-to-Pay (S2P) zur Anwendung kommt und welche Auswirkungen dies auf die Arbeit von Accounting- und Finance-Teams sowie deren Führungskräfte hat.

Was ist Autonomous Finance?

Autonomous Finance beschreibt die Automatisierung von Finanzprozessen über die reine Digitalisierung hinaus. Ziel ist es, dass Systeme nicht nur Daten verarbeiten, sondern auch Entscheidungen vorbereiten oder treffen – etwa durch die Analyse von Zahlungsverhalten, die Priorisierung von Aufgaben oder die Erkennung von Risiken.

Die Vorteile liegen in:

• Reduzierung manueller Tätigkeiten
• Verbesserung der Datenqualität
• Erhöhung der Geschwindigkeit und Transparenz
• Unterstützung strategischer Entscheidungen

Anwendung im Order-to-Cash-Prozess

Der O2C-Prozess umfasst alle Schritte vom Auftragseingang bis zum Zahlungseingang. In vielen Unternehmen ist dieser Prozess durch Medienbrüche und manuelle Eingriffe geprägt, was zu Verzögerungen und Fehlern führen kann.

Durch den Einsatz von automatisierten Lösungen wie Esker Order-to-Cash lassen sich diese Herausforderungen adressieren. Die Plattform bietet unter anderem:

• Automatisierte Auftragserfassung und Rechnungsstellung
• Digitales Forderungsmanagement
• Echtzeit-Transparenz über offene Posten und Zahlungsverhalten
• Integration von KI zur Priorisierung und Risikoerkennung

Diese Funktionen ermöglichen eine konsistente und nachvollziehbare Bearbeitung von Kundenaufträgen und Zahlungen – mit positiven Effekten auf Liquidität und Kundenzufriedenheit.

Beispiel für Autonomous Finance: Automatisierte Rechnungsverarbeitung und Mahnwesen im Order-to-Cash-Prozess

Ausgangssituation

Ein Unternehmen erhält täglich eine Vielzahl von Kundenaufträgen. Nach Lieferung der Produkte werden Rechnungen erstellt und versendet. Die Buchhaltung überwacht Zahlungseingänge und leitet bei Zahlungsverzug Mahnprozesse ein. In der manuellen Variante ist dieser Ablauf fehleranfällig, zeitaufwendig und schwer skalierbar.

Automatisierter Ablauf mit Autonomous Finance

1. Rechnungserstellung & Versand

• Technologie: Robotic Process Automation (RPA) + ERP-Integration
• Die Rechnungsdaten werden direkt aus dem ERP-System übernommen. RPA übernimmt die Erstellung und den Versand der Rechnung per E-Mail oder über ein Kundenportal.

2. Zahlungseingangserkennung

• Technologie: Machine Learning (ML) + Bankdatenintegration
• Zahlungseingänge werden automatisch mit offenen Rechnungen abgeglichen. ML-Algorithmen erkennen auch unvollständige oder falsch referenzierte Zahlungen und ordnen sie korrekt zu.

3. Risikoanalyse bei Zahlungsverzug

• Technologie: Künstliche Intelligenz (KI) + Predictive Analytics
• KI analysiert historische Zahlungsdaten und bewertet die Wahrscheinlichkeit eines Zahlungsausfalls. Kunden mit hohem Risiko werden priorisiert für weitere Maßnahmen.

4. Automatisiertes Mahnwesen

• Technologie: Workflow-Automatisierung + Natural Language Generation (NLG)
• Mahnschreiben werden automatisch erstellt und versendet. Die Inhalte werden durch NLG individuell formuliert – je nach Kundenhistorie und Mahnstufe.

5. Dashboards & Reporting

• Technologie: Business Intelligence (BI) + Echtzeit-Analytics
• Führungskräfte erhalten über Dashboards Einblick in offene Posten, Mahnstatus und Risikoverteilung. Entscheidungen zur Kreditvergabe oder Kundenbetreuung können datenbasiert getroffen werden.

Vorteile dieses automatisierten Prozesses

• Zeitersparnis durch Wegfall manueller Tätigkeiten
• Reduzierung von Fehlern bei Zahlungszuordnung und Mahnwesen
• Frühzeitige Risikoerkennung durch KI-gestützte Analysen
• Skalierbarkeit bei wachsendem Auftragsvolumen
• Transparenz für alle Beteiligten durch Echtzeitdaten

Anwendung im Source-to-Pay-Prozess

Der S2P-Prozess beginnt bei der Auswahl von Lieferanten und reicht bis zur finalen Zahlung. Auch hier sind viele Unternehmen mit fragmentierten Systemen und manuellen Abläufen konfrontiert.

Die Source-to-Pay-Lösung von Esker unterstützt Unternehmen dabei, diesen Prozess ganzheitlich zu digitalisieren und zu automatisieren. Zu den Funktionen zählen:

• Digitales Lieferantenmanagement und Onboarding
• Vertragsverwaltung und Compliance-Tracking
• Automatisierte Rechnungsprüfung und Zahlungsfreigabe
• Analyse von Ausgaben und Lieferantenleistung

Durch die Integration von KI können beispielsweise Anomalien in Rechnungen erkannt oder Lieferantenrisiken frühzeitig identifiziert werden.

Beispiel für Autonomous Finance: Automatisierte Rechnungsprüfung und Zahlungsfreigabe im Source-to-Pay-Prozess

Ausgangssituation

Ein Unternehmen erhält täglich zahlreiche Eingangsrechnungen von verschiedenen Lieferanten. Die manuelle Prüfung dieser Rechnungen auf Übereinstimmung mit Bestellungen und Verträgen ist zeitaufwendig und fehleranfällig. Verzögerungen bei der Zahlungsfreigabe können zu Skontoverlusten oder Unzufriedenheit bei Lieferanten führen.

Automatisierter Ablauf mit Autonomous Finance

1. Rechnungseingang & Erfassung

• Technologie: Optical Character Recognition (OCR) + KI-gestützte Dokumentenerkennung
• Eingehende Rechnungen – ob per E-Mail, PDF oder Papier – werden automatisch erfasst. OCR liest die Inhalte aus, KI erkennt relevante Felder wie Rechnungsnummer, Betrag, Lieferant und Fälligkeitsdatum.

2. Abgleich mit Bestellung & Wareneingang

• Technologie: Business Rules Engine + Machine Learning
• Die Rechnung wird automatisch mit der zugehörigen Bestellung und dem Wareneingang abgeglichen. ML-Modelle lernen aus historischen Daten, wie Abweichungen typischerweise behandelt werden, und schlagen passende Aktionen vor.

3. Validierung & Compliance-Prüfung

• Technologie: Regelbasierte Workflows + Audit-Trails
• Die Plattform prüft automatisch, ob die Rechnung den internen und externen Compliance-Vorgaben entspricht (z. B. steuerliche Anforderungen, Vertragsklauseln). Alle Schritte werden revisionssicher dokumentiert.

4. Zahlungsfreigabe

• Technologie: Workflow-Automatisierung + Benutzerrollenmanagement
• Bei Übereinstimmung erfolgt die automatische Zahlungsfreigabe gemäß definierten Freigabegrenzen. Bei Abweichungen wird die Rechnung zur Klärung an die zuständige Person weitergeleitet – inklusive aller relevanten Informationen.

5. Lieferantenkommunikation & Portalzugang

• Technologie: Self-Service-Portale + Echtzeit-Statusupdates
• Lieferanten können den Status ihrer Rechnungen online einsehen, Rückfragen stellen oder Dokumente hochladen. Dies reduziert E-Mail-Verkehr und verbessert die Zusammenarbeit.

Vorteile dieses automatisierten Prozesses

• Schnellere Durchlaufzeiten bei der Rechnungsbearbeitung
• Reduzierung von Fehlern durch automatisierten Abgleich
• Skonto-Nutzung durch fristgerechte Zahlungen
• Transparenz für interne und externe Stakeholder
• Entlastung der Mitarbeitenden von Routineaufgaben

Bedeutung für Finanzabteilungen und Führungskräfte

Für Accounting- und Finance-Teams bedeutet Autonomous Finance eine grundlegende Veränderung der Arbeitsweise. Routinetätigkeiten werden zunehmend automatisiert, während die Rolle der Mitarbeitenden sich stärker auf Analyse, Steuerung und Kommunikation verlagert.

Führungskräfte profitieren von:

• Besseren Entscheidungsgrundlagen durch Echtzeitdaten
• Höherer Skalierbarkeit der Prozesse
• Mehr Transparenz über finanzielle Risiken und Chancen
• Verbesserter Zusammenarbeit zwischen Abteilungen wie Einkauf und Buchhaltung

Fazit

Autonomous Finance ist ein relevanter Ansatz für Unternehmen, die ihre Finanzprozesse zukunftssicher gestalten möchten. Die Automatisierung von O2C- und S2P-Prozessen bietet nicht nur Effizienzgewinne, sondern auch strategische Vorteile. Lösungen wie die von Esker ermöglichen eine schrittweise Umsetzung, die bestehende Systeme ergänzt und Mitarbeitende entlastet.

Weitere Informationen zu den Lösungen finden Sie auf den Esker-Webseiten zu Order-to-Cash und Source-to-Pay.