KI im Source-to-Pay – Teil 1

Stellen Sie sich vor, Sie müssten heute einen neuen Lieferanten für Ihr Unternehmen finden. Vielleicht für eine neue Warengruppe, vielleicht kurzfristig, vielleicht international.

Was auf den ersten Blick nach einer einfachen Aufgabe klingt, entpuppt sich schnell als komplexes Puzzle: Welche Kriterien sind entscheidend? Wie vergleicht man Angebote objektiv? Und wie stellt man sicher, dass der neue Partner auch langfristig zuverlässig ist?

Genau hier setzt der sogenannte Source-to-Pay-Prozess an.

Was ist Source-to-Pay?

Source-to-Pay gehört bei den meisten Unternehmen bereits zum Alltag und umfasst alle Schritte von der Lieferantensuche über das Onboarding bis hin zur Bestellung und Bezahlung. Und obwohl dieser Prozess das Rückgrat jeder Einkaufsabteilung bildet, ist er in der Praxis oft fragmentiert, manuell und fehleranfällig. Doch es gibt gute Nachrichten: Moderne Technologien – allen voran Künstliche Intelligenz (KI) – helfen dabei, diese Prozesse nicht nur effizienter, sondern auch intelligenter zu gestalten.

Wie KI den richtigen Lieferanten findet

Die Suche nach geeigneten Lieferanten ist oft der erste Schritt – und gleichzeitig einer der kritischsten. Denn wer hier die falsche Wahl trifft, zahlt später mit Verzögerungen und/oder Qualitätsproblemen. Die manuelle Erstellung eines Lieferantenfragebogens kostet Zeit und wird insbesondere bei komplexen Fragenbögen schnell unübersichtlich.

KI unterstützt hier, indem sie:

• auf Anforderung des Mitarbeitenden einen strukturierten Fragebogen erstellt,
• bestehende Fragebögen ergänzt und standardisiert.

KI ermöglicht bei der Lieferantensuche eine bessere Vergleichbarkeit, hilft fundierte Entscheidungen zu treffen, beschleunigt die Prozesse und sorgt so für eine Reduktion der Kosten.

Wie KI das Lieferantenmanagement optimiert

Nachdem ein passender Lieferant gefunden wurde, beginnt der nächste Schritt: das Onboarding. Hier geht es um mehr als nur Stammdaten – es geht um Risikobewertung, Compliance, Zertifizierungen und vertragliche Grundlagen. In vielen Unternehmen ist dieser Prozess noch immer stark manuell geprägt und die Teams leiden unter der Arbeit mit Excel-Listen, E-Mail-Pingpong und unklaren Zuständigkeiten.

KI bringt hier Struktur und Effizienz, indem sie:

• automatisch Onboarding-Fragebögen erstellt, angepasst an Branche, Region und Lieferantentyp,
• regulatorische Anforderungen berücksichtigt und standardisiert abfragt,
• den gesamten Prozess skalierbar und nachvollziehbar macht.

So wird aus einem potenziellen Lieferanten schnell ein verlässlicher Partner, ohne dass wichtige Informationen verloren gehen oder Prozesse ins Stocken geraten.

Vertragsmanagement: Risiken erkennen, Fristen einhalten, Klarheit schaffen

Sobald ein Lieferant freigegeben ist, folgt der nächste logische Schritt: der Vertrag. Doch Vertragsmanagement ist oft ein unterschätzter Engpass. Die manuelle Verwaltung von Verträgen ist nicht nur zeitaufwändig, sondern auch ein fehleranfälliger Prozess. Das Übersehen wichtiger Klauseln oder verpasster Fristen kann zu rechtlichen Konsequenzen führen und dem Unternehmen viel Geld kosten.

Eine KI-gestützte Vertragsmanagement Software unterstützt hier auf mehreren Ebenen:

• Extraktion relevanter Vertragsdaten wie Laufzeiten, Kündigungsfristen oder Preisvereinbarungen,
• automatische Prüfung auf kritische oder nicht konforme Klauseln anhand interner Richtlinien,
• zentrale, durchsuchbare Ablage mit Erinnerungsfunktionen für wichtige Termine.

So wird der Vertragsmanagement-Prozess nicht nur beschleunigt und sicherer, sondern auch zu einem strategischen Instrument, das Risiken minimiert, Fristen zuverlässig überwacht und für klare Verantwortlichkeiten sorgt.

Fazit

Das Finden des richtigen Lieferanten bis hin zum Vertragswesen sind keine isolierten Aufgaben - sie bilden die Grundlage für einen funktionierenden, zukunftsfähigen Einkauf. Unternehmen, die diese Prozesse mithilfe von KI und Automatisierung miteinander verknüpfen, schaffen nicht nur Effizienz und kontinuierliche Verbesserung, sondern auch Transparenz, Sicherheit und strategischen Mehrwert.

Der nächste Teil der Blogreihe widmet sich dem operativen Herzstück des Source-to-Pay-Prozesses: der Beschaffung und der Kreditorenbuchhaltung. Wir zeigen Ihnen, wie KI dabei hilft, Angebote automatisch in Bestellungen zu überführen, Anomalien frühzeitig zu erkennen und Rechnungen schneller, fehlerfreier und transparenter zu verarbeiten.