RPA & KI: Warum sie für die Beschaffung unverzichtbar sind

Im Beschaffungswesen hört man derzeit häufig die Abkürzung RPA (Robotic Process Automation) und KI (Künstliche Intelligenz) – Begriffe, die oft fälschlicherweise synonym verwendet werden. Zu verstehen, wie sie sich unterscheiden und vor allem, wie sie zusammenarbeiten, ist entscheidend für den Aufbau intelligenter, widerstandsfähiger Prozesse in der Beschaffung.

Was ist RPA und wie unterstützt es die operative Beschaffung?

Wie der Name schon sagt, handelt es sich bei RPA um einen Roboter oder „Bot“, den man programmieren kann, um sich wiederholende, regelbasierte Aufgaben wie Datenextraktion und Dateneingabe auszuführen. Geben Sie ihm bestimmte Parameter und Anweisungen, befolgt er diese exakt. Einmal programmiert, arbeitet der Bot zuverlässig und rund um die Uhr.

Allerdings ist RPA nicht „intelligent“ im eigentlichen Sinne. RPA funktioniert am besten in stabilen, strukturierten Prozessen. Bei Abweichungen oder Änderungen muss der Bot neu konfiguriert werden.

Typische RPA-Anwendungen im Einkauf:

• Automatisierte Benachrichtigungen bei Vertragsablauf (Übergang zur strategischen Beschaffung)
• Genehmigung von Standard-Bestellanforderungen
• 3-Way-Matching von Bestellung, Rechnung und Lieferschein
• Extraktion von Produktdaten von Lieferanten-Websites

Was ist KI und wie unterstützt sie die strategische Beschaffung?

KI-Technologie kann große Datensätze analysieren, um zu lernen, Entscheidungen zu treffen und Probleme zu lösen. Sie kann komplexe Aufgaben wie Spracherkennung, Bildanalyse und Sprachübersetzung übernehmen. Zudem kann sie Vorhersagen und Empfehlungen auf der Grundlage des Gelernten treffen.

KI funktioniert am besten, wenn sie auf große Mengen hochwertiger Daten zurückgreifen kann. Je mehr Informationen sie erhält, desto besser kann sie lernen und sich weiterentwickeln. Mit anderen Worten: KI ist trainierbar. Geben Sie der KI eine klare Definition davon, was „Erfolg“ oder „gut“ in einem Prozess bedeutet, und sie kann Ihrem Beispiel schnell folgen, um den Prozess so abzuschließen, wie Sie es wünschen. Und wenn sie auf Variablen oder Dinge stößt, die nicht zu dem passen, was Sie ihr als „Erfolg“ oder „gut“ beigebracht haben, ist sie intelligent genug, Sie darauf aufmerksam zu machen, damit Sie ihr Anweisungen geben können. KI kann nicht nur Anomalien zur Überprüfung durch Menschen markieren, sondern auch Empfehlungen zur Korrektur geben.

Typische KI-Anwendungen in der strategischen Beschaffung:

• Verbesserung der Ausgabenklassifizierung
• Konsolidierung von Daten aus mehreren Quellen, um eine Lieferantenbewertung zu ermöglichen und so potenzielle Lieferantenausfälle proaktiv zu erkennen
• Identifikation versteckter Einsparpotenziale
• Automatisierte, datengestützte Handlungsempfehlungen

Was ist der Unterschied zwischen RPA und KI?

Stellen Sie sich RPA wie ein Makro in einer Tabellenkalkulation vor, das eine Reihe spezifischer Befehle wie „Gehe zu dieser Zelle“ oder „Führe diese Aktion aus“ ausführt. Wenn sich etwas an der Konfiguration der Tabellenkalkulation ändert (z. B. wenn eine Spalte oder Zelle verschoben wird), bricht das Makro ab und kann seine Aktionen nicht ausführen.

Ebenso funktioniert RPA nicht, wenn sich etwas an dem Prozess ändert, für dessen Ausführung es programmiert wurde. Es ist wie bei einem neuen Mitarbeitenden, der noch sehr genaue Anweisungen benötigt.

KI hingegen ist wie eine erfahrene Führungskraft, an den sich die RPA wenden kann, wenn etwas nicht wie erwartet funktioniert. Es handelt sich um eine übergeordnete Intelligenz, die Situationen mit Abweichungen erkennen und der RPA mitteilen kann, was es anders machen muss. Sie hilft der RPA, auch dann weiterzuarbeiten, wenn etwas schiefgeht, ohne dass manuelle Eingabe erforderlich ist. Und wenn die KI doch einmal eine Anweisung von einem Menschen benötigt, macht sie ihren menschlichen User proaktiv auf etwaige Probleme aufmerksam.

Warum benötigen Sie sowohl RPA als auch KI im Beschaffungswesen?

Es handelt sich hierbei nicht um eine Entweder-oder-Situation, sondern um eine Sowohl-als-auch-Situation. Sie benötigen sowohl RPA als auch KI in Ihren Beschaffungsprozessen. Tatsächlich ist RPA bereits in KI integriert. Da KI in der Lage ist, Abweichungen in einem Prozess zu erkennen, versteht sie bereits, wie die sich wiederholenden Aufgaben in diesem Prozess auszuführen sind. Sie kann alles, was auch RPA kann, verfügt jedoch über mehr Denkprozesse und Entscheidungsfähigkeiten.

RPA an sich ist nicht schlecht, aber sie bringt Sie nur bis zu einem bestimmten Punkt. In stabilen Umgebungen mit wenig Veränderung mag RPA ausreichen. Doch da sich die Geschäftswelt ständig weiterentwickelt und komplexer wird, sind solche Umgebungen selten geworden. KI hingegen umfasst RPA und kann nicht nur Aufgaben automatisieren, sondern auch Probleme und Abweichungen erkennen – ohne ständige Neuprogrammierung.

Nur RPA:

• Aufgaben erledigen: Hervorragend geeignet für sich wiederholende, regelbasierte Aufgaben mit strukturierten Daten, wie z. B. grundlegende Rechnungsabgleichung oder Erstellung von Bestellungen.
• Datenverarbeitung: Verarbeitet strukturierte Daten nach vordefinierten Regeln. Es können keine unstrukturierten Formate wie E-Mails, Verträge oder Nachrichten interpretiert oder verarbeitet werden.
• Entscheidungsfindung: Beschränkt auf einfache, regelbasierte Entscheidungen. Die RPA kann kein Urteilsvermögen anwenden und sich nicht an neue, unvorhergesehene Situationen anpassen.
• Erkenntnisse und Strategie: Bietet Geschwindigkeit und Konsistenz für bestimmte Aufgaben, liefert jedoch keine strategischen Erkenntnisse.
• Risikomanagement: Sorgt für die Einhaltung vordefinierter Regeln, kann jedoch Risiken weder vorhersagen noch proaktiv managen.
• Flexibilität und Anpassungsfähigkeit: Es mangelt an Flexibilität, da jede Änderung an einem Prozess oder einer Benutzeroberfläche eine manuelle Neuprogrammierung erfordert. RPA ist nicht für dynamische Umgebungen ausgelegt.
• Rolle des Mitarbeitenden: Befreit Mitarbeitende von der manuellen Dateneingabe, allerdings können nur die grundlegendsten Aufgaben ausgelagert werden.

RPA und KI:

• Aufgaben erledigen: Kognitive und komplexe Prozesse, darunter Ausgabenanalyse, Lieferantenrisikomanagement und dynamische Beschaffung.
• Datenverarbeitung: Interpretiert unstrukturierte Daten mithilfe von natürlicher Spracherkennung (Natural Language Processing, kurz: NLP) und OCR-Texterkennung. So können beispielsweise Schlüsselbegriffe aus umfangreichen Verträgen extrahiert werden.
• Entscheidungsfindung: Trifft fundierte, datengestützte Entscheidungen durch die Analyse von Mustern und Trends. In der Lage, sich an veränderte Bedingungen anzupassen und aus historischen Daten zu lernen.
• Erkenntnisse und Strategie: Liefert umsetzbare Erkenntnisse für strategische Entscheidungen, wie z. B. die Prognose der Nachfrage, die Ermittlung von Kosteneinsparungsmöglichkeiten und die Bewertung der Lieferantenleistung.
• Risikomanagement: Identifiziert und mindert proaktiv Risiken in der Lieferkette, indem es die Integrität der Lieferanten, geopolitische Ereignisse und Marktschwankungen überwacht.
• Flexibilität und Anpassungsfähigkeit: Bietet größere Flexibilität und passt sich Prozessänderungen an, durch das Lernen aus neuen Daten und Rückmeldungen.
• Rolle des Mitarbeitenden: Befähigt Mitarbeitende dazu, eine strategischere Rolle zu übernehmen, indem sie sich auf Verhandlungen, Marktanalysen und Lieferantenbeziehungen konzentrieren.

Wie arbeiten RPA und KI im Beschaffungswesen zusammen?

Die Kombination aus RPA und KI kann im Beschaffungsprozess einige ziemlich raffinierte Dinge leisten. Hier sind einige Beispiele dafür, wie die KI-gestützte Procurement Software von Esker die Prozesse automatisiert, um die Beschaffung schneller und einfacher zu gestalten.

1. Anomalieerkennung in Bestellanforderungen

Die manuelle Überprüfung jeder einzelnen eingehenden Bestellanforderung auf Mengenfehler dauert lange und ist ineffizient. Esker Synergy AI analysiert Ihre historischen Bestelldaten, um zu ermitteln, was Ihr Unternehmen in der Regel kauft. Wenn dann ungewöhnliche Produktmengen oder Kaufbeträge festgestellt werden, sendet es automatische Benachrichtigungen an die zuständigen Mitarbeitenden, damit diese die betreffenden Bestellanforderungen überprüfen können.

Intelligente Automatisierung reduziert den Zeit- und Arbeitsaufwand Ihres Teams für die Bestellungsvalidierung erheblich und verhindert gleichzeitig Überbestände und Engpässe, die zu Mehrausgaben und Betriebsstörungen führen können.

2. Intelligente Datenextraktion aus Lieferantenangeboten

Die Umwandlung von Lieferantenangeboten in Bestellanforderungen ist ein lästiger Engpass im operativen Beschaffungsprozess. Zumindest war dies bis zur Einführung von Esker Synergy AI der Fall. Das System wandelt Lieferantenangebote automatisch in Bestellanforderungen um, indem es die erforderlichen Informationen aus den Angeboten ausliest, extrahiert und automatisch in die richtigen Felder der Bestellanforderung einträgt. Die KI-gesteuerte Automatisierung macht die zeitaufwändige manuelle Dateneingabe überflüssig, reduziert Fehler, die Ihr Unternehmen Geld kosten können, und beschleunigt den gesamten Prozess.

3. Erste Schritte mit RPA und KI in Ihrem Beschaffungsprozess

Die kombinierten Vorteile von RPA und KI in Ihrem Unternehmen zu nutzen, muss nicht kompliziert, verwirrend oder übermäßig kostspielig sein. Die KI-gestützte Beschaffungssoftware von Esker ist eine cloudbasierte Anwendung, die sich nahtlos mit nahezu jedem ERP-System verbinden lässt – selbst wenn Ihr Unternehmen mehrere verschiedene ERP-Systeme verwendet. Sie bietet:

• Eine übersichtliche, einfache Benutzeroberfläche, deren Bedienung nur minimale Schulungen erfordert.
• Anpassbare Dashboards, die die für Sie wichtigen Kennzahlen anzeigen und schnell Berichte erstellen können.
• Eine mobile App, mit der Führungskräfte jederzeit und überall Bestellanforderungen genehmigen und KPIs und Kennzahlen überprüfen können.
• Ein Self-Service-Portal für Lieferanten, das die Katalogverwaltung optimiert, rund um die Uhr Zugriff auf den Status von Rechnungszahlungen bietet und eine schnelle Lösung für Ausnahmen und Unstimmigkeiten ermöglicht.

Und da Esker Procurement Teil unserer kompletten Plattform ist, die Ihren gesamten Source-to-Pay- und Order-to-Cash-Cycle automatisiert, können Sie die KI-gesteuerte Automatisierung schrittweise in weiteren Bereichen Ihrer Finanzprozesse implementieren, sobald Ihr Team das entsprechende Know-how erworben hat und Sie erste Ergebnisse sehen.

Sehen Sie sich unsere On-Demand-Demo an und überzeugen Sie sich selbst davon, wie Ihr Beschaffungsprozess mit Esker aussehen könnte.