Wie man die beste Software für Vertragsverlängerungen findet

Vertragsverlängerungen sind wie Bremsen – vielleicht nicht besonders aufregend, aber extrem wichtig. Und genau wie Bremsen ein Auto verlangsamen, ist die Zeit der Vertragsverlängerung eine Gelegenheit, sich hinzusetzen und die Lieferantenverträge zu überprüfen, um festzustellen, ob sie noch den eigenen Anforderungen entsprechen.

Kurz gesagt: Vertragsverlängerungen bedeuten Kontinuität und Stabilität für die Geschäftsabläufe. Sie stellen sicher, dass Sie weiterhin ohne Unterbrechung auf Ihre Lieferanten für Waren und Dienstleistungen zählen können. Sie bieten die Chance, bessere Zahlungs- und Lieferbedingungen auszuhandeln, die Geld sparen können. Sie hilft auch dabei, Vertrauen, Zuversicht und einen guten Ruf bei Ihren Lieferanten aufzubauen.

Sie möchten jemanden davon überzeugen, wie wichtig Vertragsverlängerungen sind? Zeigen Sie ihm einfach diese Liste unangenehmer Konsequenzen, die eintreten können, wenn Lieferantenverträge auslaufen:

• Verlust ausgehandelter Rabatte und höhere Preise für Produkte oder Dienstleistungen
• Risiko eines Vertragsbruchs mit möglichen rechtlichen Folgen
• Reputationsverlust in der Branche und beim betroffenen Lieferanten
• Verwirrung oder Streitigkeiten, da die rechtlichen Schutzmechanismen des Vertrags nicht mehr gelten

Ohne gute Mechanismen zur Vertragsverlängerung kann ein Vertrag auch automatisch verlängert werden, ohne dass Sie es merken – und damit verpassen Sie die Chance, bessere Bedingungen auszuhandeln oder zahlen für etwas, das Sie gar nicht mehr benötigen.

Genau deshalb setzen immer mehr Unternehmen auf ein digitales Vertragsmanagement, um ihre Vertragsverlängerungen besser zu verwalten. Solche Software speichert alle Vertragsinformationen zentral und benachrichtigt Sie rechtzeitig vor Ablaufdaten. Verträge verwalten wird durch das leichtere Auffinden sowie eine bessere Überprüfung und Nachverfolgung deutlich effizienter und transparenter.

In diesem Artikel erfahren Sie, was Vertragsverlängerungssoftware leistet, warum sie ein wichtiger Bestandteil des Geschäftsprozesses ist und welche fünf Hauptfunktionen Sie bei der Auswahl beachten sollten.

Was ist eine Management Contract Software?

Eine Software für Vertragsmanagement verwaltet den gesamten Vertragslebenszyklus. Beginnend mit dem ersten Import über Verlängerung oder Kündigung bis hin zu allen Zwischenschritten. Im Allgemeinen bietet eine Vertragsverlängerungssoftware folgende Funktionen:

• Sichere Speicherung aller Verträge für einfachen Zugriff
• Benachrichtigungen bei bevorstehenden Vertragsabläufen
• Erstellung von Workflows für Vertragsprüfungen, Genehmigungen und Änderungen
• Analyse von Vertragsaspekten wie Ausgaben, Wert oder Risiko für bessere Transparenz

All das manuell zu erledigen oder gar nur auf Papier ist ein Albtraum. Manuelles Vertragsmanagement macht einen ohnehin komplexen Prozess noch schwieriger.

Verträge werden oft an verschiedenen Orten gespeichert (E-Mails, Desktop-Ordner oder sogar Aktenschränke), was die Zugänglichkeit und Transparenz einschränkt. Es existieren möglicherweise mehrere Versionen eines Vertrags, ohne klare Organisation oder Bestätigung, welche Version die gültige ist. Jemand muss alle Ablaufdaten im Blick behalten und die zuständigen Personen daran erinnern. Und jemand muss jeden Vertrag durchgehen, problematische Klauseln identifizieren, die Leistung der Vertragsbeziehung bewerten und prüfen, ob der Vertrag noch zu den Unternehmenszielen passt.

Das führt zu langsamen, arbeitsintensiven Verlängerungsprozessen und sehr begrenzter Transparenz über Vereinbarungen, Lieferantenbeziehungen, Einsparpotenziale und viele weitere wichtige Kennzahlen.

Aber Software schafft Abhilfe! Eine Vertragsverlängerungssoftware rationalisiert, beschleunigt und vereinfacht das Vertragsmanagement und sorgt für Transparenz im gesamten Prozess. Das kann sich äußerst positiv auf die Geschäftsabläufe auswirken:

• Konsistente, unterbrechungsfreie Versorgung dank regelmäßig aktualisierter Verträge
• Bessere Vertragsbedingungen durch frühzeitige Vorbereitung und Leistungsdaten
•  Keine zusätzlichen Gebühren oder rechtlichen Probleme durch verlorene oder übersehene Verträge
• Verbesserte Reputation bei Lieferanten, was zu Sonderrabatten und besseren Lieferoptionen führen kann

Wichtige Funktionen, auf die Sie achten sollten

Die Wahl einer Lösung mit diesen Eigenschaften stellt sicher, dass Sie ein Tool mit der nötigen Funktionalität und Flexibilität für Ihre langfristigen Vertragsanforderungen erhalten.

Funktion 1: Automatisierte Benachrichtigungen

Verpassen Sie nie wieder ein Ablaufdatum. Automatisierte Benachrichtigungen informieren die zuständigen Personen rechtzeitig über anstehende Vertragsverlängerungen. Mitarbeitende müssen keine Erinnerungen mehr verschicken – das System übernimmt das. Egal ob Sie verlängern, neu verhandeln oder kündigen: Diese Benachrichtigungen geben Ihrem Team ausreichend Zeit für die richtige Entscheidung.

Funktion 2: Zentrales Vertragsarchiv

Schluss mit Datensilos! Alle Verträge werden an einem sicheren Ort gespeichert, auf den Ihr gesamtes Team zugreifen kann – kein Durchsuchen mehr von Programmen oder Ordnern. Eine gute Vertragsmanagement-Lösung bietet folgende Vorteile: 

• Einfaches Importieren von Verträgen in das System und Teilen von Verträgen mit anderen Usern
• Multifunktionale Suchoptionen, mit denen Sie Verträge in Sekundenschnelle finden können
• Überblick über die gesamte Vertragslandschaft oder gezielte Ansicht einzelner Lieferantenverträge

Die zentrale Ablage erleichtert auch die Analyse, das Verständnis und die Optimierung Ihrer Verträge.

Funktion 3: Workflow-Automatisierung

Befreien Sie Ihr Team von manuellen Aufgaben durch automatisierte Workflows. Achten Sie auf Software, die Workflows für Vertragsprüfung, Aktivierung, Änderungen und Verlängerungen ermöglicht. Führende Lösungen können sogar wiederkehrende Rechnungen automatisieren und Bestellungen blockieren, die das Vertragsbudget überschreiten. Je mehr Sie automatisieren, desto mehr kann sich Ihr Team auf wertschöpfende Aufgaben konzentrieren.

Funktion 4: Integrationsfähigkeit

Niemand arbeitet isoliert – Ihre Vertragssoftware sollte das auch nicht. Eine reibungslose Integration mit Ihrem ERP-System und anderen Tools im Source-to-Pay-Cycle macht das Vertragsmanagement besonders effektiv. Achten Sie darauf, dass die Lösung mit Ihrer ERP-Umgebung kompatibel ist – auch mit mehreren ERPs, falls nötig.

Ideal ist eine Software, die Teil einer umfassenden Source-to-Pay-Plattform ist. So stellen Sie sicher, dass alle Aktionen im Einkaufsprozess mit Ihren vertraglichen Verpflichtungen übereinstimmen.

Funktion 5: Reporting & Analytics

Leistungsstarke Reporting- und Analysefunktionen sind ein Muss, um Betrieb, Compliance, Risiken und Leistung zu überwachen. Achten Sie auf Software, die Mindest- und Höchstausgaben anzeigt, Ausgaben überwacht, Genehmigungsstatus verfolgt und Audit-Trails von Vertragsänderungen bietet. Je mehr Einblick Sie in Ihre Verträge haben, desto besser können Sie Ihre Aktivitäten steuern und optimieren.

Bonus-Funktion: Ein guter Partner

Technisch gesehen ist dies keine Funktion, aber dennoch ein wichtiger Aspekt, den man berücksichtigen sollte. Schauen Sie nicht nur auf die Software selbst, sondern auch auf das Unternehmen dahinter. Ist es in der Lage, ein verlässlicher Partner zu sein, wenn sich Ihre Anforderungen weiterentwickeln? Hat es Erfahrung in den Regionen und Märkten, in denen Sie tätig sind? Wie ist der Kundenservice? Haben Sie Vertrauen, dass Ihre Daten dort sicher sind? Wird Künstliche Intelligenz (KI) sinnvoll in die Software integriert oder nur verwendet, weil es gerade im Trend liegt?

Eine großartige Software, die von einem ebenso großartigen Unternehmen unterstützt wird, ist ein echter Gewinn für Ihr Business.