Vendor Managed Inventory & EDI: Optimierung von Bestellprozess und Lagerbestand

In vielen Unternehmen ist die Frage nach dem optimalen Lagerbestand eine wiederkehrende Herausforderung. Die Kombination aus Vendor Managed Inventory (VMI) und elektronischem Datenaustausch (EDI) kann entscheidende Vorteile bringen.

Was ist Vendor Managed Inventory (VMI)?

VMI ist ein Konzept zur optimalen Dimensionierung des Lagerbestands. Dabei wird der Bestellprozess quasi umgekehrt: Nicht der Kunde setzt regelmäßig Bestellungen ab, sondern der Lieferant kümmert sich um die Bestände – deshalb spricht man auch von einem herstellergesteuerten Bestandsmanagement.

Es gibt drei Arten von VMI:

Continous Replenishment: Der Lieferant besucht den Kunden in festgelegten Abständen. Bei den Besuchen ermittelt der Lieferant den Fehlbestand für die nächste Lieferung und liefert diese Anzahl (traditionelle Methode).

Klassisches VMI: Kunde leitet aktuelle Lagerdaten (EDI-Nachrichtentyp: Inventory Report/INVRPT) oder bisherige Abverkaufs- oder Verbrauchsdaten (EDI-Nachrichtentyp: Sales Report/SLSRPT) an den Lieferanten weiter. Anhand dieser bestimmt der Lieferant den Zeitpunkt des nächsten Liefertermins bzw. Liefermengen (Automatische Nachbestückung durch die Industrie):

• Periodische Übermittlung der Bestände (täglich)
• Mengenermittlung (Ist-Bestände, definierte Bestände, Rollware, interne Umlagerungen, Lagerreichweiten, logistische Mengenoptimierung, Berücksichtigung von Produktaus- und -anläufen, Prognosen, Konditionsoptimierungen…) → optimale Nachschubmenge
• Bestellbestätigung und Lieferschein von Industrie an Kunden („fehlende“ Bestellung im ERP des Kunden)

Consignment Inventory: Bei einem Consignment Inventory ist der Lieferant Teilinhaber des Lagers des Kunden. Er ist für das Lager verantwortlich und bestückt es nach Bedarf selbst.

VMI: Voraussetzungen

Die erste und zugleich wichtigste Voraussetzung heißt: Vertrauen! Eine gewachsene Geschäftsbeziehung zwischen Kunde und Lieferant ist das A und O, wenn es um die Einführung von VMI geht.
Zugleich müssen technische Voraussetzungen erfüllt werden: Funktionierende ERP- und VMI-Software sorgt für saubere Daten, eine EDI-Verbindung zwischen den Geschäftspartnern (mit wiederum funktionierenden EDI-Systemen auf beiden Seiten) sorgt für den schnellen, reibungs- und fehlerlosen Austausch der Daten.

VMI funktioniert optimal bei Produkten, die standardisiert sind, bei denen die Nachfragemengen mehr oder weniger stabil ausfallen und die im Normalfall wenig Zeit im Lager verbringen. Auf diese Produkte sollte sich VMI konzentrieren. Individualisierbare Produkte sollten vom Prozess ausgenommen werden (zumindest im ersten Schritt!).

Sind die Voraussetzungen erfüllt, geht es an das Einführungsprojekt. Neben den üblichen Vorgehensweisen ist es bei einem VMI-Projekt besonders wichtig, “Spielregeln” für den anschließenden, laufenden Betrieb zu etablieren. Dazu gehören der Umgang mit Sonderbedarfen, die technische Abwicklung, der Umgang mit nicht definierten Produkten und noch einiges mehr.

VMI: Vor- und Nachteile

VMI & EDI: Die Kombi macht’s

Ohne EDI ist VMI nicht möglich: Die Automatisierungseffekte, die EDI mit sich bringt, sind entscheidend für einen optimales VMI. Nachrichtenarten wie der Sales Report oder Inventory Report sind wichtige Faktoren, um die VMI-Prozesse für Kunde und Lieferant grundsätzlich möglich und dann auch lohnenswert zu machen. Die direkte ERP-Anbindung minimiert manuelle Eingriffe und damit Fehlerquellen.

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