Ein 5-Schritte-Leitfaden für die KI-gestützte Finanz- und Kreditorenbuchhaltung: Was CFOs und Führungskräfte jetzt tun müssen

Wir wissen schon, das Thema KI ist omnipräsent und wir bei Esker kommen nicht umhin, den Begriff regelmäßig zu verwenden, wenn es um die Digitalisierung und Automatisierung von Geschäftsprozessen geht - unter anderem im Bereich Kreditorenbuchhaltung und Rechnungseingang. Mit KI verbinden Sie vielleicht im ersten Moment künstlich erzeugte Videos, Bilder oder Audioinhalte für Unterhaltungszwecke.

Auch als Führungskraft im Finanzbereich sollten Sie sich mit dem Thema KI beschäftigen. Doch warum?

KI stellt eine große Schubkraft für Finanzprozesse dar: Automatisiert ausgelesene und verbuchte Eingangsrechnungen sind eines der großen Pro-Argumente für den Einsatz von KI in Finanzbuchhaltungen, doch auch ein automatisches Auffinden von Anomalien oder intelligente Empfehlungen und Prognosen sind ausschlaggebend für die Finanzbuchhaltung von morgen (und übermorgen).

In diesem Artikel schauen wir uns 5 Schritte an, wie Sie Ihre Finanz-/Kreditorenbuchhaltung sowie den Rechnungseingang in ein KI-basiertes Zeitalter bringen. Der Artikel ist die Zusammenfassung unseres deutlich detaillierteren und kostenlosen eBooks.
 

Schritt 1: Werden Sie sich der Relevanz von KI in Finanzprozessen bewusst

Eine Technologie mit diversen und effizienzsteigernden Möglichkeiten – warum aber gerade Finanzprozesse?

Als Führungskraft im Finance oder als Chief Financial Officer (CFO) sind Sie sich der entscheidenden Rolle bewusst, die die Finanzbuchhaltung für das finanzielle Wohlergehen Ihres Unternehmens spielt. Effiziente Kreditorenbuchhaltungsprozesse sind für die Verwaltung des Cashflows, die Pflege von Lieferantenbeziehungen und die Einhaltung von Vorschriften unerlässlich. Die traditionellen Methoden der Kreditorenbuchhaltung sind jedoch nicht immer die effizientesten oder kostengünstigsten. In den letzten Jahren hat sich in der Geschäftswelt ein deutlicher Wandel hin zum Einsatz von künstlicher Intelligenz (KI) und Automatisierungstechnologien vollzogen, um verschiedene Prozesse zu rationalisieren, auch in der Finanzabteilung.

Als Führungskraft sollten Sie sich zumindest einmal ausführlich mit dem Thema KI beschäftigen, um zu bewerten, welchen Effekt die Technologie auf Ihr Unternehmen haben könnte.
 

Schritt 2: Simulieren Sie den KI-Einsatz in Ihrem Unternehmen

KI bietet eine enorme Bandbreite an Möglichkeiten. In diesem Schritt sollten Sie sich überlegen, welche KI-Features konkret zu Ihrem Unternehmen passen und in welchem Prozess die Technologie optimal genutzt werden könnte. Unternehmen unterscheiden sich in ihrer Organisationsstruktur teils stark und somit ist nicht gewährleistet, dass die künstliche Intelligenz überall sinnvoll eingesetzt werden kann. Statt eine Standardlösung zu suchen, analysieren Sie Ihre Finanzprozesse.
 

Schritt 3: Erstellen Sie einen Business Case zur Entscheidungsfindung

In unserem White Paper „Kosten-/Nutzenvergleich: manuelle & automatisierte Prozesse" beschreiben wir anhand von konkreten Zahlen in drei Business Cases (mittleres, großes und konzernstrukturiertes Unternehmen), ob sich die manuelle oder die automatisierte Kreditorenbuchhaltung lohnt und wo sich die jeweiligen Break-Event-Points (Rechnungsvolumen im Monat) befinden.

Kurz zusammengefasst sind sowohl qualitative als auch quantitative Faktoren heranzuziehen.

Qualitative Faktoren ergeben sich etwa aus der erhöhten Motivation der Mitarbeitenden. Durch den Wegfall von langweiligen und sich wiederholenden Aufgaben werden Teams motivierter sein, sich Kernaufgaben zu widmen. Zudem lernt das Team den Umgang mit modernsten Technologien wie KI und RPA – eine zukunftsweisende Kompetenz, die vor allem für Millennials als Arbeitnehmende von Bedeutung ist.

Zudem bietet ein digitaler Rechnungseingang ein hohes Maß an Transparenz, etwa durch individuell definierbare Workflows. Auch helfen hierbei Dashboards weiter, die die wichtigsten KPIs zeigen: Rechnungen in der Freigabe, Rechnungen „on hold“, Rechnungen im Zahllauf oder Rechnungen, die dem Skontoabzug unterliegen.
 

Schritt 4: Steigen Sie in die Anbieterauswahl ein

In diesem Schritt beschäftigen Sie sich mit der Bandbreite an Anbietern, die Software-Lösungen für Ihre Digitalisierungsinitiative anbieten. Klassische Verfahren wie Punktbewertungsverfahren könnten eine gute Basis für eine Evaluation sein, jedoch müssen Sie sich auch mit gewissen K.O.-Kriterien beschäftigen, deren Sie sich vielleicht noch gar nicht bewusst sind.

Stellen Sie Ihrem Anbieter daher etwa die folgende Frage, um eine zukunftsfähige, reliable und flexible Lösung in Ihrem Unternehmen sicherzustellen.

„Wir möchten so viel manuelle Verarbeitung und menschliche Eingriffe wie möglich eliminieren. Kann Ihre Lösung den Rechnungseingangsprozess vollständig automatisieren?”

Die Rechnungsverarbeitung ist am effizientesten, wenn menschliche Eingriffe und manuelle Aufgaben auf ein Minimum reduziert werden. Ihr Anbieter sollte eine Lösung anbieten, die Rechnungsdaten automatisch verifiziert (anhand vordefinierter Kriterien), Geschäfts- und Audit-Richtlinien einhält und eine vollständig elektronische Verarbeitungsumgebung ermöglicht, in der keine manuelle Dateneingabe erforderlich ist.
 

Schritt 5: Planen Sie den Implementierungsprozess

Jedes Unternehmen hat seine eigenen individuellen Prozesse, besitzt seine eigene Struktur und Kultur. Der Implementierungsprozess muss hierbei maßgeschneidert zu Ihnen passen und Standardlösungen ohne persönliche Beratung und Individualisierung sind fehl am Platz.

Zunächst wird daher der Status Quo aufgenommen: Wie arbeiten Sie? Wer arbeitet in welcher Umgebung? Welche strategischen Ziele verfolgen Sie mit Ihrer Abteilung und/oder Ihrem Unternehmen?

Mitarbeitende reagieren ganz unterschiedlich auf bevorstehende Veränderungen – vor allem, wenn es um innovative und neue Technologien wie KI geht. Mit einem Change Management, das Sie gemeinsam mit Ihrem Dienstleister erarbeiten, überzeugen Sie langfristig auch den größten Kritiker. Bestehende und funktionierende Prozesse geben Ihren Mitarbeitenden Sicherheit und Stabilität. Wird dies durch Innovation und zukunftsfähigere Verfahren unterbrochen, reagieren viele Menschen emotional und müssen beim Implementierungsprojekt mitgenommen werden.
 

ÜBER ESKER

Esker ist eine globale Cloud-Plattform, die einen strategischen Mehrwert für Finanz-, Einkaufs- und Kundendienstabteilungen schafft und die Zusammenarbeit zwischen Unternehmen durch Automatisierung des Cash-Conversion-Cycles stärkt. Esker wurde 1985 gegründet und ist in Nordamerika, Lateinamerika, Europa und im asiatisch-pazifischen Raum tätig. Der globale Hauptsitz befindet sich in Lyon, Frankreich, die deutschen Standorte in München und Ratingen. Unsere Kunden nutzen unsere Cloud-Lösungen, um die Effizienz, Produktivität und Transparenz ihrer Source-to-Pay (S2P)- und Order-to-Cash (O2C)-Prozesse zu erhöhen.

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