Schluss mit Kopfschmerzen in der Debitorenbuchhaltung: Wie KI-gestützte Automatisierung das Kredit- und Forderungsmanagement revolutioniert

Fällt es Ihnen schwer, mit den aktuellen Kredit- und Forderungsprozessen die Ziele der Debitorenbuchhaltung Ihres Unternehmens zu erreichen? Oft sind essenzielle Funktionen herausfordernd und werden durch manuelle Abläufe, veraltete Tools und isolierte Daten noch komplizierter. Besonders schwierig wird es, wenn die Kreditvergabe und das Forderungsmanagement getrennt arbeiten. Das bremst die Effizienz und den Erfolg.

Dabei gibt es längst moderne Technologien, die genau hier ansetzen. In diesem Beitrag erfahren Sie, warum alte Methoden nicht mehr genügen. Wir zeigen, wie KI-gestützte Automatisierung Unternehmen hilft. So können sie Risiken besser steuern und offene Forderungen schneller eintreiben.

Was ist Kreditmanagement?

Beim Kreditmanagement gilt es, das Kundenkreditrisiko unter Kontrolle zu behalten und gleichzeitig Kreditkäufe durch Kunden zu ermöglichen bzw. vereinfachen. Ziel des Kreditvergabeprozesses ist es, fundierte Entscheidungen zu treffen; etwa, welchen Kunden man vertrauen kann, wie hoch das Kreditlimit sein sollte und was passiert, wenn ein Kunde nicht zahlt.

Typische Schritte im Kreditmanagement sind:

• Definition und Umsetzung einer Kreditrichtlinie: Diese legt die Regeln und Abläufe für die Kreditvergabe, -limits und Zahlungsbedingungen fest. Sie hilft, das Kreditrisiko jederzeit auf einem akzeptablen Niveau zu halten.
• Bewertung der Kreditwürdigkeit: Finanzberichte, Zahlungshistorie und Bonitätsdaten helfen, die Zahlungsfähigkeit eines Kunden realistisch einzuschätzen. Auch Referenzen anderer Unternehmen können hinzugezogen werden, die bereits Erfahrungen mit dem Zahlungsverhalten des Kunden haben.
• Festlegung von Zahlungsbedingungen: Diese definieren Fälligkeiten, Skonti und Mahngebühren. Ein ausgewogenes Verhältnis zwischen finanzieller Sicherheit und guter Kundenbeziehung ist entscheidend.

Was ist Forderungsmanagement?

Das Forderungsmanagement sorgt dafür, dass Kunden ihre Rechnungen auch tatsächlich bezahlen. Es überwacht offene Forderungen, erinnert an Zahlungen und bietet Lösungen für zahlungsschwache Kunden.
Typische Aufgaben im Forderungsmanagement sind:

• Proaktive Kommunikation: Zahlungserinnerungen vor Fälligkeit beugen Verzögerungen vor.
• Gezielte Eskalation: Wenn ein Kunde nicht zahlt, kontaktiert das Forderungsteam ihn. Sie besprechen die Situation und fordern die offene Forderung ein. Bleibt dies erfolglos, kann ein formelles Mahnschreiben folgen.
• Streitfälle klären: Bei Unstimmigkeiten für die Rechnung wird der Sachverhalt geprüft und versucht zu lösen. Dabei wird die erfolgte Kommunikation und alle getätigten Maßnahmen dokumentiert.
• Zahlungsvereinbarungen: Flexible Optionen wie Ratenzahlungen können angeboten werden, um die Liquidität der Kunden zu berücksichtigen.

7 typische Schwächen im traditionellen Kredit- und Forderungsmanagement

Wenn manuelle, isolierte Prozesse die Zusammenarbeit zwischen Kredit- und Forderungsteams behindern, leidet das gesamte Unternehmen:

1. Ineffizientes Kredit- und Forderungsmanagement

• Zeitintensive manuelle Abläufe wie Rechnungen erstellen, Zahlungen verbuchen und Mahnungen versenden kosten wertvolle Zeit. Diese könnte auch für Aufgaben mit höherer Komplexität und somit größerem Wert genutzt werden.
• Langsame, manuelle Kredit-Genehmigungsprozesse dauern durch langwierige Überprüfungen und Datenerhebungen oft Tage oder Wochen. Dies kann den Kaufprozess verzögern und die Kundenbeziehung belasten.
• Durch asynchrone Workflows in Silo-Strukturen sind wichtige Informationen in verschiedenen Systemen verteilt. Dadurch steigt sowohl das Fehlerrisiko als auch der Aufwand bei der manuellen Konsolidierung der benötigten Daten.
• Fehleranfällige, manuelle Dateneingabe der Papierrechnungen in Buchhaltungssysteme führt zu Fehlern und Verzögerungen. Dies kann sich negativ auf den Cashflow und das Reporting auswirken.
• Skalierungsprobleme bei wachsendes Geschäftsvolumen, da manuelle Prozesse schnell überlastet sein können, wenn das Pensum steigt.

2. Höhere Kosten

• Manuelle Prozesse sind ressourcenintensiv und somit teuer.
• Viele verspätete Zahlungen erhöhen die Forderungslaufzeit (Days Sales Outstanding, DSO) und treiben Forderungskosten in die Höhe.
• Lange Forderungsprozesse verursachen hohe Verwaltungskosten.

3. Fehler & Ungenauigkeiten

• Manuelle Prozesse können zu Fehlern bei Dateneingaben führen. Auch Rechnungsinformationen und Zahlungszuordnungen sind betroffen. Das kann finanzielle Verluste und Probleme beim Abgleich von Konten verursachen.
• Inkonsistente Datenqualität, die durch menschliche Fehler entsteht, beeinträchtigt Kreditentscheidungen. Dies führt zu hohen Verlusten und einer schlechten Qualität der Kredit- und Forderungsdaten.

4. Mangelnde Transparenz & Kontrolle

• Veraltete und/oder manuelle Systeme erschweren die Überwachung von Zahlungen über verschiedene Kanäle, Plattformen und Kunden hinweg.
• Keine Echtzeit-Einblicke in den Prozessfortschritt erschweren die Fortschrittsbewertung von Abläufen und die Identifizierung möglicher Probleme.

5. Liquiditätsprobleme

• Ineffiziente Prozesse verzögern Zahlungen und können so zu längeren DSO und weniger verfügbarem Kapital führen.
• Unklare Forderungsergebnisse, durch schlechte Priorisierung und ineffiziente Maßnahmen erschweren die Cashflow-Prognose.

6. Belastete Kundenbeziehungen

• Fehler und Verzögerungen während Kreditprüfungen können einen schlechten Eindruck bei Kunden hinterlassen.
• Unpassend terminierte oder unbedachte Mahn- und Forderungsversuche können Kundenbeziehungen belasten.

7. Erhöhtes Risiko

• Manuelle Risikobewertungen können durch subjektive Bewertung seitens der Mitarbeitenden und veralteter Informationen inkonsistent oder fehlerhaft sein. Dies kann zu falschen Kreditentscheidungen und somit Zahlungsausfällen und nötigen Abschreibungen führen.
• Laufende Risikobewertungen bleiben oft auf der Strecke, da Mitarbeitende durch andere manuelle Tätigkeiten ausgelastet sind. Dies kann zu einem Anstieg der Zahlungsrückstände und mehr Forderungsausfällen führen.

KI-gestützte Automatisierung als „Heilmittel“ im Kredit- und Forderungsmanagement

Die hohen Kosten und geringen Erträge manueller Prozesse müssen nicht länger hingenommen werden. Moderne Technologien sind den Herausforderungen im Kredit- und Forderungsmanagement gewachsen. Lassen Sie uns darauf einen genaueren Blick anhand des Beispiels Esker werfen.

Esker bietet KI-gestützte Automatisierungssoftware, die speziell für die Anforderungen im Kredit- und Forderungsmanagement entwickelt wurde. Durch die zentrale Datenhaltung haben Teams jederzeit Zugriff auf relevante Informationen. So können sie gute Entscheidungen zur finanziellen Gesundheit Ihres Unternehmens treffen. Da das Kredit- und das Forderungsmanagement auf einer Plattform laufen, profitieren Sie von einem integrierten Workflow. Dieser reicht vom ersten Kreditantrag bis zum Zahlungseingang.

Wie verbessert KI-gestützte Automatisierung das Kreditmanagement?

• Schnelle Kunden-Onboarding-Prozesse mit anpassbaren Kreditanträgen und Workflows. Passen Sie Antragsvorlagen gemäß der Anforderungen Ihres Unternehmens sowie auf Branche, Unternehmensform, Sprache, etc. Ihrer Kunden an.
• Schnellere und präzisere Kreditbewertungen dank Integration von Bonitätsdaten. So haben Sie beim Prüfen neuer Anträge oder bestehender Kundenbeziehungen stets Zugriff auf aktuelle Informationen von Kreditagenturen und können fundiertere Entscheidungen treffen.
• Automatisierte Kreditentscheidungen beschleunigen Genehmigungen und stellen die Einhaltung der Kreditrichtlinien sicher. Wenn ein Antrag Ihren Kreditkriterien entspricht, kann er automatisch genehmigt werden. So wird die Effizienz gesteigert; Ihr Team hat mehr Zeit für komplexere Fälle.
• Risiken besser steuern – dank automatischer Benachrichtigungen. Live-Alerts informieren Sie, sobald ein Kreditereignis Ihre Aufmerksamkeit erfordert oder eine regelmäßige Überprüfung ansteht. Damit erkennen Sie Risiken frühzeitig und können rechtzeitig gegensteuern.
• Kundenmanagement vereinfachen – mit allen relevanten Kredit- und Geschäftsdaten auf einen Blick. Alle Informationen zu einem Kunden sind auf einer Seite zusammengefasst. Dazu gehören Rechnungen, Zahlungen, Gutschriften und Kreditdaten. KPIs, Berichte und Diagramme bieten einen 360-Grad-Blick auf die jeweilige Kundensituation.
• Prozesse überwachen und Leistung verbessern – mithilfe von Dashboards und Analysen. Intelligente Dashboards zeigen Warnmeldungen, Echtzeitdaten und visuelle Auswertungen, mit denen Sie die Aktivitäten Ihres Teams im Blick behalten. Sie können sogar individuelle Berichte erstellen und teilen.

Wie unterstützt Automatisierung das Forderungsmanagement?

• Schnellere Zahlungen fördern – mit automatisierten Zahlungserinnerungen. E-Mail-Erinnerungen für bevorstehende oder überfällige Zahlungen werden automatisch versendet. Das geschieht nach festgelegten Regeln und Kundengruppen. So geht nichts verloren.
• Ressourcen gezielt einsetzen – mit priorisierten Aufgabenlisten. Basierend auf der Forderungsstrategie identifiziert die KI die wichtigsten oder risikoreichsten Konten. Diese sollten zuerst kontaktiert werden. Damit werden höhere Rückgewinnungsquoten und optimale Ressourcennutzung erreicht.
• Verzögerungen durch Rückfragen vermeiden – mit einem Self-Service-Portal. Im Online-Kundenportal können Kunden jederzeit Zahlungen tätigen. Ebenso können sie den Zahlungsstatus einsehen und Rechnungen oder Kontoauszüge abrufen. Das spart Zeit für Ihr Team und verbessert das Kundenerlebnis.
• Rechnungsstreitigkeiten schnell klären – durch bessere Zusammenarbeit und zentral verfügbare Daten. Mit einem Klick erhalten Sie Zugriff auf alle nach dem Kauf relevanten Informationen eines Kunden (z. B. Kundendaten, Rechnungen, Gesprächsnotizen, Aufgaben usw.) und können unkompliziert mit den zuständigen Personen kommunizieren.
• Forderungsleistung steigern – mit Echtzeit-Analysen. Intelligente Dashboards zeigen KPIs wie Aged Balances, Zahlungsprognosen, Gesamtbetrag überfälliger Forderungen, DSO (Days Sales Outstanding) und mehr. Damit erhalten Sie ein klares Bild der aktuellen Performance und erkennen Optimierungspotenziale auf einen Blick.

Fügen Sie beides zusammen, erhalten Sie eine Erfolgsformel für:

• Reduzierte DSO und weniger Abschreibungen für besseren Cashflow und gestärktes Wachstum
• Höhere Produktivität und Motivation Ihres Teams durch die Automation manueller und monotoner Aufgaben
• Mehr Transparenz über Prozesse und Leistungen für fundierte Entscheidungen
• Zentrale Datenbasis und Kundeninformationen für bessere Zusammenarbeit und eine einheitliche Grundlage
• Bessere interne Zusammenarbeit, die Genehmigungen und Klärungen beschleunigt
• Höhere Kundenzufriedenheit dank transparenter und durchdachter Kommunikation und Self-Service-Angebote

Überzeugen Sie sich selbst, wie viel einfacher Kredit- und Forderungsmanagement mit KI-Automatisierung sein kann. Sehen Sie sich kurze Demos von Eskers Lösungen an.

Sagen Sie Lebewohl zum manuellen Chaos – und Hallo zu einer smarteren Debitorenbuchhaltung!