Wie KI die Finanzbuchhaltung revolutionieren wird - Was CFOs und Abteilungsleitende jetzt wissen müssen

Der Papst in Daunenjacke, sinnesüberflutende K-Pop-Bands oder ChatGPT - Künstliche Intelligent (KI) ist omnipräsent und zeigt seine Funktionen vor allem im privaten Bereich durch KI-generierte Texte, Bilder und Musik. Doch fernab dieser künstlerischen Ergebnisse hat KI ein enormes Potenzial, die Geschäftswelt von morgen zu verändern – und das langfristig. Wir beschäftigen uns in diesem Artikel mit dem Einsatz von KI in der Finanzbuchhaltung am konkreten Beispiel der Kreditorenbuchhaltung und erklären auf einfache Weise, was Sie als CFO oder Abteilungsleitung wissen müssen, um Ihrem Unternehmen Resilienz, Agilität und Zukunftsfähigkeit zu verleihen.
 

Warum gerade die Finanzbuchhaltung?

Unsere Geschäftswelt verändert sich in einem dramatischen Tempo. Mit dieser Entwicklung Schritt zu halten ist eine der Kernaufgaben von Chief Financial Officers (CFOs), die sich neben der Formulierung von Finanzstrategien eben auch mit der Optimierung der Effizienz in Ihren Abteilungen beschäftigen. Ein Bereich, in dem ein Höchstmaß an Effizienz erreicht werden sollte, ist die Finanzbuchhaltung. Die Integration von künstlicher Intelligenz (KI) in die Kreditorenbuchhaltung hat das Potenzial, Arbeitsabläufe wie etwa das Erfassen von Eingangsrechnungen zu rationalisieren, KPIs sofort und live sichtbar zu machen und schlussendlich den Mitarbeitenden mehr Zeit für höherwertige Tätigkeiten zu verschaffen.
 

Maximale Effizienz und wertschöpfende Arbeit

KI-gesteuerte Automatisierung kann die manuelle Dateneingabe, die Bearbeitungszeit von Rechnungen und die Fehlerquote erheblich reduzieren. Optimierte Workflows sorgen für schnellere Genehmigungen und Zahlungen, was zu besseren Lieferantenbeziehungen führt. Die Mitarbeitenden können sich somit auf strategischere und schlichtweg höherwertigere Aufgaben konzentrieren, wodurch sich der Bedarf an großen Teams und vielen manuellen Aufgaben stark verringert. Das Unternehmen Engel & Völkers hat seinen Rechnungseingang sogar mit mehreren ERP-Systemen erfolgreich automatisiert.
 

Kosteneinsparungen, die Ihre Konkurrenz nicht erzielt

KI-basierte Software kann Frühzahlerrabatte (Skonti) automatisch ermitteln und dafür sorgen, dass Sie diese nicht mehr verpassen. Mithilfe eines agilen und schnellen Workflows sowie übersichtlichen Dashboards wissen Ihre Mitarbeitenden auf einen Blick, wenn sie kurz davor sind, einen Skontoabzug zu verpassen und können entsprechend handeln. Im Gegenzug kann die KI auch Vertragsstrafen für verspätete Zahlungen ermitteln und dabei helfen, dass es gar nicht erst dazu kommt. Die Beziehungen zu Ihren Lieferanten werden – vor allem unter der Berücksichtigung von kritischen Supply Chains – stärker und verlässlicher.
 

Datengestützte Einblicke

KI kann große Datenmengen analysieren, um in Echtzeit Einblicke in die Leistung der Kreditorenbuchhaltung, Cashflow-Prognosen und Ausgabenmuster zu ermöglichen. Somit erhalten nicht nur die Mitarbeitenden die Fähigkeit, schnell Prioritäten zu setzen, um z. B. Zahlungsziele nicht zu verpassen, CFOs können darüber hinaus datengestützte Entscheidungen treffen, um beispielsweise das Umlaufvermögen zu optimieren und Ressourcen noch effizienter zuzuweisen.
 

Erkennung von Anomalien und Betrug

KI-gestützte Software für den Rechnungseingang erkennt ungewöhnliche Muster und Anomalien in Rechnungen und verhindert so betrügerische Aktivitäten. Menschliche Arbeit wird gerade bei diesen Tätigkeiten als kritisch angesehen, da Fehler drastische Konsequenzen für Ihr Unternehmen bedeuten könnten.

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Müssen CFOs und Abteilungsleitende gleichzeitig KI-Experten sein?

Ganz klar: nein! Unternehmen vertrauen auf externe Dienstleister, die zusammen mit den Buchhaltungsteams die Software-Lösungen implementieren. Dabei werden nicht nur bestehende Prozesse aufgenommen (Status Quo), sondern im Zuge der Automatisierung optimiert, sodass Ressourcen effizient genutzt werden können. Softwareunternehmen mit langjähriger Erfahrung bieten Ihnen eine Cloud-basierte Lösung, die sich an jedes ERP anschließen lässt, höchste Sicherheit dank Zertifizierungen, und einen Support, der Sie jederzeit unterstützt.
 

Wie viel kostet der Einsatz von KI in der Finanzbuchhaltung?

Während KI langfristige Einsparungen verspricht, kann die anfängliche Implementierung kostspielig sein. CFOs müssen den ROI sorgfältig abschätzen und entsprechend budgetieren. Dabei sollten neben den qualitativen Vorteilen vor allem die quantitativen Aspekte berücksichtigt werden. In unserem kostenlosen White Paper Kosten-/Nutzenvergleich: manuelle & automatisierte Prozesse haben wir drei verschiedene Business-Szenarien sowie einen exemplarischen Break-Even-Point (Rechnungsvolumen im Monat) ausgerechnet.
 

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Fazit

Künstliche Intelligenz verändert die Prozesse in der Kreditorenbuchhaltung und bietet CFOs neue Werkzeuge, um die Effizienz zu steigern, Kosten zu senken und wertvolle Erkenntnisse zu gewinnen. Auch wenn die Einführung von KI in der Kreditorenbuchhaltung mit Herausforderungen verbunden sein kann, überwiegen die potenziellen Vorteile bei weitem die Hindernisse. Wenn CFOs die KI-gestützte Automatisierung annehmen und die Herausforderungen bei der Implementierung sorgfältig angehen, können sie ihre Unternehmen für den finanziellen Erfolg in einem zunehmend wettbewerbsorientierten Geschäftsumfeld positionieren.

Da die Technologie immer weiter voranschreitet, ist es für CFOs wichtig, informiert und anpassungsfähig zu bleiben, um die transformative Kraft der KI in den Kreditorenbuchhaltungsprozessen zu nutzen und ihr Unternehmen in eine effizientere und finanziell solide Zukunft zu führen.
 

ÜBER ESKER

Esker ist eine globale Cloud-Plattform, die einen strategischen Mehrwert für Finanz-, Einkaufs- und Kundendienstabteilungen schafft und die Zusammenarbeit zwischen Unternehmen durch Automatisierung des Cash-Conversion-Cycles stärkt. Esker wurde 1985 gegründet und ist in Nordamerika, Lateinamerika, Europa und im asiatisch-pazifischen Raum tätig. Der globale Hauptsitz befindet sich in Lyon, Frankreich, die deutschen Standorte in München und Ratingen. Unsere Kunden nutzen unsere Cloud-Lösungen, um die Effizienz, Produktivität und Transparenz ihrer Source-to-Pay (S2P)- und Order-to-Cash (O2C)-Prozesse zu erhöhen.
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