E-Rechnungspflicht im B2B in Deutschland: 5 Aspekte, die Sie jetzt beachten sollten

Die Einführung der E-Rechnungspflicht im B2B-Bereich rückt näher und Unternehmen sollten sich bereits jetzt darauf vorbereiten. Hier sind die 5 wichtigsten Aspekte, die es jetzt zu beachten gilt:

1. Die Pflicht zum Empfang elektronischer Rechnungen ab 2025

Ab dem 1. Januar 2025 sind B2B-Unternehmen in Deutschland verpflichtet, elektronische Rechnungen zu empfangen. Diese Regelung ist Teil des Wachstumschancengesetzes. Es handelt sich dabei jedoch nur um den ersten Schritt – weitere Änderungen sind geplant.

2. Die schrittweise Umstellung bis 2028

Die E-Rechnungspflicht wird nicht nur auf den Empfang beschränkt sein. In den kommenden Jahren werden weitere Schritte folgen:

1.Januar 2027: Ab diesem Zeitpunkt müssen alle B2B-Unternehmen nicht nur E-Rechnungen empfangen, sondern auch versenden. Eine Ausnahme gilt für EDI (Electronic Data Interchange), das bis zum 31. Dezember 2027 weiterhin verwendet werden darf.
1.Januar 2028: Der gesamte Rechnungsverkehr im B2B-Bereich wird elektronisch abgewickelt werden.

Alles zu den kommenden Regelungen finden Sie hier: Die E-Rechnung in Deutschland

3. Die Wahl der richtigen Eingangsformate

Die Frage nach den geeigneten Eingangsformaten beschäftigt viele Unternehmen. Theoretisch sind alle EN 16931-konformen Formate zugelassen. In der Praxis werden jedoch bilaterale Absprachen zwischen den Geschäftspartnern über das bevorzugte Format entscheiden.
Neben den EN 16931-konformen Formaten wie XRechnung oder ZUGFeRD wird es auch erlaubt sein, andere strukturierte Formate zu nutzen, solange aus diesen ein EN 16931-konformer Datensatz extrahiert werden kann.

4. Langfristige Lösungen statt Workarounds

Unternehmen sollten nicht nur kurzfristige Lösungen für die erste Deadline suchen, sondern langfristig denken. Eine umfassende Einführung der E-Rechnung bietet zahlreiche Vorteile, sowohl in Bezug auf Effizienz als auch Compliance – denn neben den Regelungen, die für die Nutzung der E-Rechnung ausschlaggebend sind, gelten weiterhin die Regelungen der GoBD. Diese sehen vor, dass die maschinelle Auswertbarkeit von Rechnungen im Verarbeitungsprozess nicht eingeschränkt werden darf. Wird eine Lösung implementiert, sollte diese also auch die automatische Weiterverarbeitung ermöglichen oder aber den eingehenden Datensatz so aufbereiten können, dass bereits vorhandene Verarbeitungssysteme diesen nahtlos aufnehmen können.
Dadurch werden Unternehmen nicht nur den gesetzlichen Vorgaben gerecht, sondern profitieren auch von automatisierten, fehler- und medienbruchfreien Prozessen, die die betriebliche Effizienz steigern.

5. Proaktive Unternehmen profitieren

Sowohl in Bezug auf die Wahl der Eingangsformate als auch auf die Implementierung einer Lösung sind die Unternehmen im Vorteil, die proaktiv vorgehen. Bereiten sie sich sowohl im Rechnungseingang als auch im Rechnungsausgang auf die E-Rechnung vor, haben sie nicht nur rechtzeitig eine rechtskonforme Lösung – Sie treiben das Thema E-Rechnung voran und können beispielsweise ihre Partner überzeugen, bestimmte Formate zu nutzen. So umgehen sie möglicherweise Situationen, in denen mit der Brechstange weitere Formate implementiert werden müssen, um Anforderungen von Geschäftspartnern gerecht zu werden. Passive Unternehmen könnten hingegen zur Nutzung mehrerer Formate gezwungen, was wiederum mit Mehraufwand und Komplexität einher geht.

6. Vorteile einer spezifischen Software-Lösung für E-Rechnungen

Die Einführung einer speziellen Software-Lösung zur Verarbeitung von E-Rechnungen bietet zusätzliche Vorteile:

• Effizienz: Eine maßgeschneiderte Software ermöglicht eine automatisierte Verarbeitung von E-Rechnungen. Dadurch werden manuelle Schritte reduziert, Fehler minimiert und die Bearbeitungszeit verkürzt.
• Compliance: Eine spezialisierte Lösung berücksichtigt die gesetzlichen Anforderungen und sorgt dafür, dass die E-Rechnungen den geltenden Vorschriften entsprechen.
• Flexibilität: Die Software kann an die individuellen Bedürfnisse des Unternehmens angepasst werden, sei es in Bezug auf Formate, Workflows oder Integrationen mit anderen Systemen.
• Kostenersparnis: Langfristig können Unternehmen durch eine effiziente E-Rechnungsverarbeitung Kosten reduzieren, beispielsweise durch geringere Papier- und Portokosten.

Insgesamt bietet eine spezialisierte Software-Lösung die Möglichkeit, die E-Rechnungspflicht nicht nur zu erfüllen, sondern auch als Chance zur Optimierung und Digitalisierung zu nutzen.
Hier finden Sie mehr Informationen zu unserer globalen E-Invoicing-Lösung: E-Rechnung mit Esker